CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ HẢI KHÁNH
2.11 Tìm hiểu quy trình chung về giao nhận hàng xuất tại doanh nghiệp
2.11.3 Một số vấn đề còn tồn đọng trong quy trình giao nhận hàng xuất
Bắt đầu quy trình giao nhận hàng xuất, báo giá là bước đầu tiên (đối với hàng xuất đại lý nước ngoài chỉ định Hải Khánh làm giá và hàng sale của Hải Khánh) nhằm dự tính chi phí cho việc xuất hàng, tùy theo điều kiện Incoterms mà các loại chi phí cần phải báo sẽ khác nhau.
Về vấn đề chậm trễ trong quá trình báo giá, đối với cước biển, ngoài một số hãng tàu buộc phải liên hệ với sale hãng tàu để lấy giá cước (như EVERGREEN, WANHAI,...) thì có một số các hãng tàu như MAERSK, CMA CGM, Hapag Lloyd,... có trang web báo giá online hoặc họ có cập nhật giá cước hàng tháng và gửi cho các bên forwarder có nhu cầu (như OOCL) để các bên đó không mất nhiều thời gian liên hệ với hãng tàu lấy cước nữa.
Mặc dù vậy, bộ phận Pricing (liên hệ lấy giá) chưa có sự tổng hợp giá cước cho các tuyến theo từng hãng tàu, cập nhật theo từng tháng. Điều này làm cho sale Hải Khánh chậm trễ trong việc báo giá cho khách hàng hoặc đại lý ở nước ngoài, làm giảm sức cạnh tranh với các bên forwarder khác.
Đối với vấn đề về giá cước thiếu linh hoạt, có thể thấy điều này đến từ chính sách kinh doanh chưa phù hợp khi mức lợi nhuận cộng thêm vào cước biển buộc phải tuân theo quy định của công ty mà không có sự linh hoạt đến từ bản thân sale hoặc bộ phận báo giá (tất nhiên vẫn dựa trên một cơ sở chung).
Ví dụ dưới đây là một yêu cầu báo giá của đại lý Greenbox Shipping từ Ả Rập Xê Út với yêu cầu báo giá theo điều kiện FOB, từ Hồ Chí Minh đi cảng Jeddah - Ả Rập Xê Út cho 3 container 40 feet và 1 container 20 feet, hàng hóa là thuốc thú y.
30
Hình 2.10 Yêu cầu báo giá của đại lý
Nhận được yêu cầu này, Hải Khánh đã báo lại cước biển cho đại lý với mức cộng lợi nhuận là 180 USD/ container 20 feet và 350 USD/ container 40 feet (theo quy định của công ty) và chi tiết hơn ở phía dưới.
Hình 2.11 Báo giá cho lô hàng của đại lý
Ngay sau khi nhận được giá, đại lý nước ngoài đã phản hồi rằng giá cao và mong muốn được giảm xuống theo yêu cầu của khách hàng (tổng cộng là 1750 USD/ container 20 feet và 2650 USD/ container 40 feet).
31
Hình 2.12 Đại lý phản hồi về giá và đưa ra giá mục tiêu
Mặc dù phía Hải Khánh đã giảm giá xuống để đáp ứng yêu cầu của đại lý nước ngoài (lợi nhuận giảm nhưng vẫn chấp nhận được) nhưng do mất thời gian hỏi ý kiến của lãnh đạo nên cuối cùng đại lý nước ngoài đã chuyển sang chỉ định bên khác.
Hình 2.13 Báo giá lại của Hải Khánh
32
Như vậy vì sự thiếu chủ động về giá của phía sale báo giá cũng như chậm trễ về mặt thời gian mà Hải Khánh đã mất đi lô hàng này.
Trong tương lai, để giành được nhiều khách hàng hơn, bộ phận Sale báo giá cần đề xuất với lãnh đạo đưa ra những chiến lược phù hợp về giá để lấy được ưu thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành, có thể ví dụ như:
- Đánh giá tiềm năng từng hỏi giá để có mức áp dụng lợi nhuận phù hợp.
- Đưa ra mức lợi nhuận tối thiểu chi tiết hơn tới từng khu vực, từng đại lý (thuộc tổ chức, mạng lưới nào? Tiềm lực đại lý thế nào? ...), từng loại hàng, từng điều kiện theo Incoterms,....
- Trực tiếp gọi điện trao đổi về mức giá mong muốn với đại lý, khách hàng và cân đối lợi nhuận cho lô hàng đó.
b) Vấn đề rườm rà và chậm trễ trong bước Đề xuất phương án kinh doanh:
Theo quy trình trong bước này, Sale sẽ làm đề xuất phương án kinh doanh gồm đầy đủ thông tin về doanh thu, chi phí liên quan đến lô hàng, gửi cho CUS để CUS trình cho kế toán (đúng chi nhánh) và cuối cùng trình xin lãnh đạo duyệt. Sau khi được duyệt, Sale sẽ tiếp tục làm đề nghị xuất hóa đơn yêu cầu kế toán xuất hóa đơn gốc (Invoice/Debit note) để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán (hình 2.9).
Có thể thấy quá trình xét duyệt phương án kinh doanh rất phức tạp và qua nhiều người.
Nếu có sai sót, phương án kinh doanh lại được truyển ngược lại về Sale theo quy trình phía trên và cứ lặp đi lặp lại như vậy nếu còn sai sót, mất rất nhiều thời gian mới có thể yêu cầu thanh toán và thực hiện tiếp các công việc tiếp theo.
Để đơn giản hóa quá trình xét duyệt phương án kinh doanh, công ty có thể thực hiện một số cách sau:
- Tối giản lại quy trình bằng việc Sale chỉ cần gửi phương án kinh doanh cho kế toán và trình lãnh đạo duyệt luôn.
- Đào tạo kỹ càng để tất cả các bộ phận nắm chắc các vấn đề liên quan đến việc đề xuất phương án kinh doanh, tránh mắc sai sót làm kéo dài thời gian.
- Giữ liên lạc và công khai, chia sẻ thông tin một cách liên tục trong quá trình xử lý lô hàng.
33
2.12 Quy trình giao nhận một lô hàng xuất FCL (hàng xuất sale) thực tế tại doanh nghiệp Hải Khánh