CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐẠI TIẾN THANH
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐẠI TIẾN THANH
2.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển công ty tnhh thương mại và dịch vụ đại tiến thanh
a. Giới thiệu về Công ty TNHH TM&DV Đại Tiến Thanh
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh được thành lập theo quyết định của sở kế hoạch đầu tư thành phố Đà Nẵng, được cấp phép kinh doanh ngành nghề số 0401662385 ngày 30 tháng 01 năm 2015.
Tên quốc tế: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh Tên viết tắt: Công ty TNHH TM&DV Đại Tiến Thanh
Mã số thuế: 0401662385
Địa chỉ: 214 Huỳnh Ngọc Huệ, Phường An Khê, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng.
Người đại diện pháp luật: Hồ Đình Đại
Ngành nghề chính: Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu (chi tiết: buôn bán hóa chất thông thường trong xây dựng, phụ gia xây dựng, hóa chất khác (trừ loại sử dụng trong nông nghiệp, hóa chất độc hại nhà nước cấm)
Ngành nghề phụ: Sửa chữa máy móc, thiết bị; bán lẻ vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh; cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác,…
Điện thoại: 0905137138
Từ những ngày mới thành lập, Công ty đã gặp không ít khó khăn nhưng với sự nổ lực hết mình và sự cố gắng phấn đấu học hỏi không ngừng của các nhà quản lý công ty đã gặt hái rất nhiều thành công để tiếp tục xây dựng và phát triển. Hiện nay công ty đã cũng cố và phát triển, đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Từ năm 2018-2019, tình hình kinh doanh của Công ty phát triển nhanh chóng,mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Nhưng đến đầu năm 2020-2021 tình hình
dịch covid đã làm ảnh hưởng khá lớn đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Với những sự cố gắng và nỗ lực hết mình thì năm 2022 Công ty đã vượt qua được giai đoạn khó khăn đó và hoạt động ổn định trở lại với tình hình kinh doanh khả quan hơn.
b. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
*. Chức năng
Với mục tiêu đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu, Công ty luôn cung ứng cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất trên thị trường, đồng thời lựa chọn các loại máy móc, thiết bị có các đặc tính kỹ thuật cao, thiết kế cấu tạo ưu việt với mức giá tốt nhất phục vụ cho khách hàng. Những tiêu chí trên đã giúp cho Công ty ngày càng phát triển vững mạnh và giành được sự tin yêu của khách hàng, đối tác.
*. Nhiệm vụ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn nhân lực, vật lực và tài lực để đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty.
- Tuân thủ các chính sách, chế độ nhà nước, hoạt động đúng ngành nghề.
Thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Tạo vốn cho hoạt động kinh doanh, tăng cường phát triển cơ cấu tổ chức quản lý, đảm bảo đời sống cho người lao động.
- Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, quy định của pháp luật.
- Xây dựng an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, tiết kiệm năng lượng,
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ
c. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
*. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
Sơ đồ 2. 1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Chú thích: Quan hệ chỉ đạo :
Quan hệ phối hợp :
*. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
Giám đốc: là người quản lý cao nhất ở công ty, là người chịu trách nhiệm trước cơ quan Nhà nước và các tổ chức cá nhân có liên quan về tình hình và hiệu quả kinh doanh của công ty. Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Bổ nhiệm, kỷ luật, cách chức, sa thải các chức danh quản lý trong công ty, cũng như lao động vi phạm quy chế quản lý.
BP. Kế toán: Tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán đúng theo pháp luật kiểm tra, giám sát tình hình vay và sử dụng vốn vay, tổ chức tham mưu quá trình sử dụng vốn hiệu quả hơn, theo dõi tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, quyết toán tài chính quý, năm, lập báo cáo theo quy định để kiểm tra tình hình kinh doanh tại công ty. Đồng thời phải lưu trữ, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu bảo mật của công ty. Chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động tài chính của công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả các số liệu mà mình lập báo cáo.
BP. Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo hàng hoá về mặt số lượng và chất lượng. Có trách nhiệm bảo quản và cung cấp hàng hoá cho công ty. Báo cáo
GIÁM ĐỐC
BP. Kỹ thuật BP. Kế Toán
cho phòng kế hoạch kinh doanh về tình hình tồn kho hàng hoá. Lắp đặt, duy trì, nâng cấp hệ thống thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất,… Khắc phục các lỗi có liên quan đến công nghệ, tiến hành bảo dưỡng theo quy định. Thường xuyên kiểm tra, giám sát, đảm bảo hệ thống máy móc hoạt động ổn định, chính xác và an toàn, không gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
2.1.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
a. Tổ chức kế toán trên máy
Do doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên chỉ bố trí 3 nhân viên kế toán.
b. Nhiệm vụ của kế toán viên
Sơ đồ 2. 2: Nhiệm vụ của Kế toán viên Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp):
- Là người giúp việc cho giám đốc có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy ké toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, hướng dẫn nghiệp vụ cho từng phần hành theo đúng chế độ kinh tế tài chính như: chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chính thuế…, đôn đốc kiểm tra các phần việc
Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp )
Kế toán tiền lương &
kho
Kế toán thanh toán công nợ & bán hàng
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ
Kế toán tiền lương & Kế toán kho:
- Ghi chép, tổng hợp, phản ánh kịp thời về số lượng và hiệu suất làm việc của người lao động. Quản lý, theo dõi về việc chấm công hàng ngày, lập bảng chấm công để theo dõi, quản lý. Đảm bảo quy trình chấm công đầy đủ, chính xác.
- Thực hiện tính lương, bảo hiểm, phí công đoàn, làm thêm ngoài giờ… cho người lao động theo các chính sách, chế độ hiện hành và phát lương cho người lao động.
- Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt đề xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi. Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán có liên quan.
- Kiểm soát, theo dõi, lập báo cáo xuất – nhập – tồn kho. Kiểm tra việc ghi chép, sắp xếp trong kho, đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế tại kho nhằm hạn chế việc thất thoát hàng hóa, vật tư.
- Khi có các nghiệp vụ phát sinh lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ, như lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng hoá, đơn bán hàng. Quản lý, theo dõi biến động vốn bằng tiền trong Công ty.
Kế toán thanh toán công nợ & bán hàng:
- Cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt và tiền ngân hàng. Ghi chép kế toán chi phí và tổng hợp các khoản vốn bằng tiền, các khoản công nợ. Thực hiện các công việc giao dịch với ngân hàng. Thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao nhiệm vụ. Ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, ghi chép phản ánh thuế ở khâu tiêu thụ, tính toán và ghi chép kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trị giá vốn hàng xuất bán. Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. Lập báo cáo về doanh thu, chi phí. Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết các loại thuế phát sinh, hàng tháng làm báo cáo thuế, theo dõi tình hình nộp thuế.
c. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
*. Hình thức ghi sổ tại Công ty TNHH TM&DV Đại Tiến Thanh
Hiện nay tại công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi
nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán đã phát sinh được ghi trên sổ Nhật ký chung.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Cái, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản ghi trên Sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng:
Xuất phát từ tính hiệu quả của phần mềm kế toán, Công ty hiện đang áp dụng phần mềm kế toán MISA 2017 được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán
“Nhật ký chung” để hỗ trợ trong công tác kế toán của công ty, mọi công tác kế toán đều được thực hiện trên máy tính. Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng Microsoft Word, Microsoft Excel trong công tác kế toán tại công ty.
Giao diện phần mềm MISA:
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ
Sơ đồ 2. 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự luân chuyển chứng từ
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong tiền tệ kế toán: Việt Nam Đồng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng
CHỨNG TỪ GỐC
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA
SỔ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết
- Sổ nhật kí chung Bảng kê chứng từ gốc cùng loại
- Sổ cái...
- BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- BÁO CÁO KẾ TOÁN
*. Chính sách kế toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Tiến Thanh
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
- Phương pháp tính Thuế GTGT : theo PP khấu trừ.
- Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ = Tồn cuối kỳ
- Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty thực hiện báo cáo tài chính theo các biểu mẫu:
+ Bảng cân đối kế toán (B01-DN).
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DN).
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN).
+Bản thuyết minh báo cáo tài chính (B09-DN).
*. Phương thức tiêu thụ
Khách hàng của Công ty là các tổ chức, văn phòng mua máy móc và thiết bị phục vụ công việc. Công ty áp dụng cả 2 phương thức bán buôn và bán lẻ.
*. Phương thức thanh toán
Thanh toán ngay: Đối với những hóa đơn dưới 20 triệu, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản ngay sau khi nhận được hàng. Đây là hình thức thanh toán chủ yếu của công ty vì khách hàng của công ty hầu hết là các đơn vị vừa và nhỏ nên giá trị của mỗi đơn hàng thường không lớn.
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ
Khi khách đến mua hàng hoặc nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng thông qua mail/điện thoại, kế toán sẽ đến kho để kiểm tra số lượng hàng còn tồn trong kho, nếu không đủ thì liên hệ với nhà cung cấp để đặt mua thêm.
Kế toán lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển đến cho Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho sau đó giao cho khách. Đồng thời, kế toán lập hóa đơn GTGT để gửi cho khách hàng. Khi khách hàng nhận được hàng, nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì bộ phận kế toán sẽ lập phiếu thu. Còn nếu khách hàng chưa thanh toán thì kế toán sẽ theo dõi công nợ của khách hàng đó. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán.