Chỉ phí trước thuế Thuế VAT | Tổng giá trị
Cách tính Giá trị | % | Gidtri | sau thuế
TT | Khoản mục chi phí
Hình 2. 3: Tổng hợp dự toán công trình
Nguồn: Ban Quản lý dự án Vconnex đã tô chức giám sát hoạt động chi phí một cách chi tiết. Cần phải đảm
bao và ghi nhận sự thay đôi chi phi hợp lý trong phạm vi cho phép, đồng thời có trách nhiệm thông báo những thay đổi đến những người có thâm quyên. Đảm bảo các công việc không chậm trễ, bộ phận quản lý trong quá trình giám sát sẽ tiến hành cập nhật
lịch trình dự án, thực hiện theo các bước:
- Tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện.
- Tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện.
- Tính biến động chi phí để xác định xem dự án chưa sử dụng triệt dé kinh phí (kết quả mang số dương +) hoặc vượt quá kinh phí (kết quả mang số -).
Trên cơ sở tính toán, Trưởng ban QLDA cùng với các thành viên quản lý sẽ đưa ra các biện pháp xử lý kip thời giúp dự án được hoàn thành theo đúng kê hoạch dự
toán ngân sách đặt ra, đảm bảo thành công cho dự án sau này.
Trong từng giai đoạn, Vconnex đã cố gang thực hiện theo đúng tiến độ thi công nhằm giảm tối đa việc gia tăng thêm chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, Vconnex cũng đã lựa chọn những nhà cung câp có uy tín, sử dụng vật liệu xây dựng đảm bảo chất lượng, giám sát quá trình thi công nhằm giảm thiêu những thất thoát và đảm bảo chất
lượng của hạng mục tránh việc phải sửa chữa, gây tốn kém. Tuy nhiên trên thực tế,
do tác động của những nguyên nhân khách quan và chủ quan, mà quá trình quản lý
các dự án luôn có những gia tăng thêm chỉ phí phát sinh trong tất cả các công việc,
cụ thê:
34
Bang 2. 8: Sai sót trong quá trình thực hiện làm tăng chi phi của dự án cố „ 2018-2019 2020-2021 2021-2022
TT Sai sót trong quá
trình thực hiện | Ty lệ | Tăng chi | Tỷ lệ | Tăng chi | Tỷ lệ | Tang chi sai sót phí sai sót phí sai sót phí
1 Công tác khảo sát 17% > 90 triệu > 100 triệu > 100 triệu
- thiết kê ° dong đông đông
Công tác lựa
chọn thiet bi, | |>150triệu > 250 triệu > 200 triệu
máy móc và xây | 26% đồn đồn đồn
dựng hệ thông 5 š °
thông tin
Công tác thi công oy |> 200 triệu > 200 triệu > 200 triệu 37% À À À
đông đông đông
Công tác kiểm tra > 100 triệu > 00 triệu > 90 triệu
x 2 oA 20% Xx x À
và thử nghiệm đông đông đông
Tông 100% 5 50 triệu 700 triệu 650 triệu đông đông đông
Nguồn: Tổng hợp từ Ban quản lý dự án Dựa trên bang thống kê mức độ sai sót làm tăng thêm chi phí của dự án mà
BQLDA Vconnex tong kết trong giai đoạn thực hiện các dự án những năm vừa qua, có thể nhận thấy, có 4 sai sót thông thường gặp phải. Trong đó, sai sót ở công tác lựa
chọn thiết bị, máy móc và xây dựng hệ thông thông tin và công tác thi công chiếm tỷ lệ cao nhất, do xảy ra những hao mòn, hỏng hóc của sản phẩm trong quá trình thi
công và các lỗi liên quan đến hệ thống thông tin rất khó khắc phục và tốn nhiều chỉ phí thời gian dé sửa chữa. Sai sót trong quá trình khảo sát thiết kế, thi công cũng
chiếm tỷ lệ từ 15 — 17%, sai sót về phát sinh chi phí lớn nhất là hơn 250 triệu đồng,
gây hậu quả khôn lường cho dự án.
*Nhận xét cua sinh viên:
Có thé thấy rõ ràng rằng, quản lý chi phí dự án cua Vconnex vẫn còn nhiều
khuyết điểm và thiếu sót, dẫn đến sự chênh lệch lớn giữa nguồn vốn được phê duyệt
ban đầu và chỉ phí đầu tư thực tế đã bỏ ra để hoàn thành dự án. Tình trạng này không
chỉ gây ra áp lực tài chính đáng kể mà còn ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án. Công ty bước dau đã xây dựng được quy trình kiểm soát chi phí chặt chẽ dưới sự kiểm soát của các phòng ban chức năng. Tuy nhiên, vẫn không thê tránh được sự chênh lệch chi phi do biến động giá đầu vào nguyên vật liệu.
Vì vậy, Ban lãnh đạo Veonnex cần phải đưa ra chính sách và quy định rõ ràng dé
đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình quản lý chi phí dự án. Ngoài
35
ra, họ cần trực tiếp vào cuộc giám sát, phối hợp chặt chẽ với cán bộ quản lý dự án dé giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Điều này cần đòi hỏi sự nỗ lực liên tục, khả năng đưa ra quyết định chính xác và kiểm soát
chặt chẽ để tránh lãng phí nguồn lực không cần thiết.
2.3.3. Quản lý chất lượng dự án
Trong quá trình triển khai dự án, Veonnex đã chú trọng đến công tác quản lý chất
lượng dự án dé đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và pháp luật. Vconnex đã đưa ra các phương pháp kiểm soát chat lượng dé giám sát, đánh giá và cải thiện quá trình sản xuất sản phẩm. Cu thé, các hoạt động chủ yéu đã được thực hiện như sau:
- Thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào và đưa ra các tiêu chuẩn về
chất lượng cho các nhà cung cap. Vconnex đã thiết lập các tiêu chuẩn này dé dam bao
rằng nguyên liệu được sử dụng trong sản xuất đáp ứng các yêu cầu về chất lượng va an toàn.
- Đưa ra các quy trình kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất dé đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Các quy trình này bao gôm kiểm tra trước khi sản xuất, kiểm tra trong quá trình sản xuất và kiểm tra sau khi
sản xuất.
- Thực hiện kiểm tra chất lượng sản phâm trước khi giao hàng dé dam bảo rang sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn.
- Chất lượng Vconnex ở giai đoạn TCLD công trình, đúng, đủ về mặt khối lượng theo thiết kế; nghiệm thu đúng thực tế thi công.
- Quản lý chất lượng dự án thực hiện đúng quy định, quy trình quản lý chất lượng ISO 9001-2000, đảm bảo theo đúng tiêu chuân chất lượng của Việt Nam, của ngành xây dựng và yêu cầu chất lượng dự án được duyệt.
Kết quả kiểm tra chất lượng đã cho thấy rằng các công trình được thi công đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng kỹ thuật cũng như mỹ thuật như thiết kế yêu cầu. Việc giám sat thi công được thực hiện chặt chế và được ghi nhận hàng ngày vào nhật ký thi công, đồng thời phối hợp chặt chẽ với cơ quan thiết kế trong suốt quá trình thi công. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc điều chỉnh thiết kế chưa được thực hiện kịp thời. Tổng thé, đánh giá cho thấy tat cả các công trình đều đảm bảo chất lượng.
Bên cạnh đó, Vconnex đã xác định rõ quyền và trách nhiệm của các bên trong
việc quan lý an toàn lao động và môi trường xây dựng. Vconnex đã đồng hành với các biện pháp tuyên truyền, kiếm soát, tap huấn an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy định kỳ. Chính nhờ những nỗ lực này, việc đảm bảo an toàn lao động trong suốt quá trình thi công đã được đảm bảo, không có bất kỳ trường hợp tai nạn nguy hiểm
nao Xảy ra.
*Nhdn xét cua sinh vién:
36
Theo số liệu tổng hợp của BQLDA Vconnex trong 4 năm gần đây, việc thực hiện
các dự án xây dựng đạt chuẩn chất lượng không phải là điều dễ dàng. Dù đã có những thành công, nhưng vẫn còn đến 9% tổng số dự án đã thực hiện gặp phải những vướng
mắc ở công tác thiết kế và lập biện pháp thi công xây dựng. Các nguyên nhân có thê
xuất phát từ việc không làm rõ các yêu cầu của dự án, hoặc những thay đổi thường xuyên mà Công ty chưa giám sát chặt chẽ, dẫn đến những sai sót trên công trường.
Công tác thiết kế tổ chức thi công và quản lý chat lượng công trình còn có những
điểm thiếu hợp lý. Trong quá trình thi công, một số công trình đã bị bỏ qua các lỗi
chất lượng, dẫn đến việc Veonnex phải kiểm tra và phát hiện ra các sai sót, gây ảnh
hưởng đến tiến độ và tăng chỉ phí cho dự án. Ngoài ra, lĩnh vực kỹ thuật trong dự án cũng gặp khó khăn về chuyên môn. Vì Vconnex không có đội ngũ nhân viên kỹ thuật
đủ năng lực để giải quyết các vấn đề phức tạp trong quá trình triển khai, đặc biệt là
trong việc giám sát chat lượng công trình.
Tuy nhiên, mặt tích cực là Veonnex đã luôn trung thực tuyệt đối trong công tác
quản lý chất lượng, giúp BQLDA dễ dàng theo dõi và hoạch định chiến lược phát
triển dé các dự án đạt chuẩn trong tương lai. Vì vay, dé dat được mục tiêu này, Công
ty cần tập trung vào việc nâng cao kỹ năng và kiến thức của đội ngũ nhân viên trong
các lĩnh vực thiết kế và thi công, đồng thời tăng cường sự giám sát và kiểm soát tại
các công trình, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của dự án trong suốt quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, việc sử dụng công nghệ tiên tiến và các phương thức quan lý hiệu quả cũng là yếu tố quan trọng giúp Công ty tối ưu hóa quá trình xây dựng, đồng thời giảm thiêu sai sót và chi phí phát sinh không cần thiết.
2.3.4. Quan lý rúi ro dự án
Quản lý rủi ro dự án là một nội dung quan trọng, được thực hiện liên tục trong tất cả các giai đoạn. Nhất là đối với một doanh nghiệp như Vconnex thi yếu tố rủi ro là
rất lớn. Tuy nhiên, hoạt động quản lý rủi ro tại Công ty van còn rất nhiều bat cập.
Thực tế Công ty chưa đưa vào áp dụng một phương pháp khoa học, cụ thé nào dé quản lý rủi ro các dự án mà mình tham gia quản lý. Từ trước đến nay, các hình thức chủ yếu Công ty áp dụng là tự bảo hiểm hay lập ra một quỹ dự phòng. Nhưng biện pháp này không mang tính chủ động cho hoạt động quan lý rủi ro, Công ty khó có thé
năm những rủi ro bất ngờ xảy ra.
Đề xác định được cụ thể quỹ dự phòng cần bao nhiêu, ban giám đốc thường phân tích rủi ro theo phương pháp định lượng. Đối với các dự án có giá trị lớn, Ban giám
đốc sẽ tập trung chính vào việc phân tích rủi ro của dự án theo phương pháp định
lượng để đưa ra quyết định về tính khả. thi của dự án.Tuy nhiên, dé phan tich rui ro bang phương pháp này, ban giám đốc cần khá nhiều thời gian dé rà soát lại các công việc, đảm bảo nghiên cứu từ các yếu tố như: kế hoạch quản lý rủi ro, quan lý chi phí,
lập kế hoạch quản lý, quy trình tô chức dự án, yếu tô môi trường, đăng ký rủi ro thật
chính xác và sát với thực tế. Nhìn chung, phương pháp này vân khá khó tiếp cận vol
số đông cán bộ nhân viên trong Công ty mà chỉ có một số ít người được biết, tốn thời gian và chỉ phí vì đòi hỏi phần mềm chuyên dụng và chuyên môn trong việc xây dựng và phân tích các mô hình rủi ro.
37
Hiện tại, Công ty đang đề xuất mô hình quản trị rủi ro như sau:
CHÍNH SÁCH
VÀ QUY TRÌNH
Sơ đồ 2. 3: Quy trình quản trị rủi ro tại Veonnex
Nguồn: Phòng Kế hoạch
* Nhận xét của sinh viên:
Công ty chưa có chương trình phòng chống và nhận diện rủi ro một cách cụ thể
qua các bảng tính toán hay công cụ quản trị rủi ro chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trên góc
nhìn quản trị, Công ty đã có những biện pháp để phần nào quản trị rủi ro, nhìn nhận tầm quan trọng của việc quản trị rủi ro với sự thành công của dự án
2.3.5. Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường
Công ty Vconnex là một Công ty chịu trách nhiệm TCLD các thiết bị công nghệ
thông minh và xây dựng, vận hành hệ thống công nghệ thông minh đó. Vì vậy, an toàn trong quá trình TCLĐ tại các công trường, dự án là một vẫn đề không thể bỏ qua tai Vconnex, nhất là an toàn khi làm việc với các thiết bị điện. Ban lãnh đạo xác định
an toàn lao động cho công nhân, kỹ sư là yêu cầu quan trọng nhất trong tất cả các quá trình hoạt động của Công ty. Veonnex đã tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định về an toàn lao động trong thi công xây dựng lắp đặt công trình để đảm bảo an toàn cho những người lao động. Công ty thành lập một đội quản lý an toàn lao động nhằm đảm
bảo an toàn lao động, công tác PCCC và vệ sinh môi trường tại công trường thi công.
Tại mỗi đội thi công đều có những cán bộ an toàn lao động chịu sự quản lý, theo dõi của Đội quản lý vệ sinh an toàn lao động. Kết quả kiểm tra an toàn lao động và vệ
sinh môi trường tại công trường thi công Đội quản lý vệ sinh an toàn lao động sẽ thành
lập các biên bản kiểm tra định kỳ.
38
CÔNG TY:... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập — Tự do — Hạnh phúc
ơ , ngày ... thỏng ... năm...
BIEN BẢN KIEM TRA VỆ SINH AN TOÁN LAO ĐỘNG
"Ji ;%Ä]]j.Ắ.17Ắ..—ờừờ~ờó ẴắẴẴ.ẮỐ.Ớ.Ố...Ố eee eenteenee ee tinere rere Địa GIG 2.2... EEE EEE EEE EE tt g Don vị thi cÔng:... cọ bọ bọ bo not kiệt
TT Nội dung Nhận xét, Biện pháp Theo dõi kiêm tra đánh giá khac phục kêt quả
Don vị thi công Cán bộ an toàn lao động Tổ trưởng sản xuất
Hình 2. 4: Biên bản kiểm tra vệ sinh an toàn lao động
Nguồn: Phòng Kế hoạch
Khi tiên hành kiêm tra phát hiện những sai sót về vệ sinh an toàn, các cán bộ an toàn cân đê ra giải pháp khắc phục va sửa chữa kip thời, dam bảo an toàn cho người
lao động, tránh xảy ra các tai nạn không đáng có.
Công ty sẽ có những mức xử phạt tùy theo mức độ vi phạm của những cá nhân thực hiện sai quy định vê an toàn lao động. Có thé thay rằng Công ty đã rat quan tâm đến vấn đề an toàn lao động của cán bộ công nhân viên. Công ty luôn luôn quan tâm, chú ý đến việc gan các biển báo dé mọi người có thé dé dang quan sát thay. Đặc biệt, những khu vực nguy hiểm luôn gắn biển cấm người không có nhiệm vụ tuyệt đối không được phép vào đó. Song hành với việc nâng cao ý thức cán bộ công nhân viên, Công ty đã hỗ trợ trang thiết bị, đồ bảo hộ lao động đạt tiêu chuẩn, chất lượng cho người lao động tại công trường. Đây là một việc làm hết sức thiết thực, có ý nghĩa giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của người lao động với kết quan của dự án cũng như sự thành công chung của Công ty.
*Nhdn xét của sinh viên:
Công tác quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường luôn được Công ty quan tâm. Công ty chú trọng kiểm soát thực tế và toàn diện công tác an toàn lao động và vệ sinh môi trường. Mặc dù Công ty đã quản lý rất khắt khe công tác ATLĐ, VSMT tuy
nhiên vẫn còn xảy ra tình trạng người lao động không đội mũ, không đeo kính bảo hộ,
39
công tác vệ sinh bị lơ là gây ảnh hưởng đến việc đi lại trên công trường,... Song việc
xử phat chỉ mới dừng lại là nhac nhở.
2.4. Ví dụ về công tác quản lý dự án thi công lắp đặt Phần mềm giám sát và tự động điều chỉnh môi trường phòng kiểm định của Veonnex
2.4.1. Tổng quan về dự án
- Tên dự án: Hệ thống giám sát và tự động điều chỉnh môi trường phòng kiểm
định
- Địa điểm: Phòng thí nghiệm Công ty Thí nghiệm Điện lực Hà Nội
- Tỉnh trạng công trình: Đã hoàn thành
- Tổng điện tích thi công (m2): 1.000m2
- Hạng mục: Xây dựng CSDL và phần mềm ứng dụng giám sát, điều chỉnh môi
trường
- Chủ đầu tư: Công ty Thí nghiệm Điện Lực Hà Nội
- Tổng vốn đầu tư: Hơn 3 tỷ VND
- Đơn vị lập đề cương - dự toán chỉ tiết: Công ty Cổ phần Công nghệ Công nghiệp
VCONNEX
- Phạm vi triển khai: Trung tâm Dữ liệu EVN & các Phòng thí nghiệm Điện thuộc
Công ty thí nghiệm Điện lực Hà Nội.
- Thời gian thực hiện: 4 tháng
- Căn cứ nhu cầu đề lập dự án:
+ Nhu cầu giám sát, điều khiến thiết bị quan trắc môi trường trong các Phòng thí
nghiệm tại Công ty Thí nghiệm Điện lực Hà Nội
+ Khả năng đáp ứng của Công ty Cổ phần Công nghệ Công nghiệp VCONNEX Sau khi xác định rõ nhu cầu cấp thiết và cháy bỏng về nhu cầu lắp đặt thiết bị, BQLDA tiến hành quy trình thực hiện công tác quản lý dự án như dưới đây:
Nhu cau thi công lắp đặt thiết bị
————Ừ
Thành lập BQLDA thi công
— }
Tiếp nhận bản giao thi công lắp đặt tại tòa nhà
ma ăn
Thống nhất quy trình lam việc và thực hiện
esBan giao lại công trình
Sơ đồ 2. 4: Quy trình thi công lắp đặt phần mềm giám sát của Veonnex
Nguồn: Tổng hợp từ Ban quản lý dự án
40