CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH OSCO INTERNATIONAL
2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Osco International
2.1.4 Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại Công ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty gồm sáu người. Đứng đầu là Kế toán trưởng và năm nhân viên phụ trách các phần hành kế toán như sau:
- Kế toán công nợ
- Kế toán tiền lương và BHXH
- Kế toán bán hàng
- Kế toán thanh toán
- Thủ quỹ
Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin đƣợc ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và có mối quan hệ tương hỗ với các phần hành khách thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ sổ
sách kế toán của công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty.
- Kế toán tiền lương và BHXH: Ghi chép, tổng hợp và phân bổ chi phí
tiền lương và BHXH và chi phí SXKD theo từng kỳ hạch toán, theo dõi tình hình chi trả lương cho nhân viên trong toàn công ty
- Kế toán bán hàng: Theo dõi hóa đơn bán hàng, kê khai thuế GTGT đầu
ra, nhận và báo cáo công việc kế toán bán hàng.
- Kế toán thanh toán: Ghi chép, theo dõi về việc sử dụng vốn, thu chi tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản chi bằng tiền. Thực hiện thanh toán các khoản công nợ với khách hàng mua và bán.
- Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ của công ty: các khoản thu, chi, sổ
quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả, …
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thực
hiện thu chi tiền mặt theo đúng yêu cầu, quy định của công ty. Lập báo cáo thu chi quỹ hàng ngày đối chiếu với kế toán toàn bộ số liệu thu chi tồn quỹ hàng ngày.
Kế toán trưởng
Kế
toán
công
nợ
Kế toán tiền lương và BHXH
Kế toán bán hàng
Kế toán thanh toán
Thủ quỹ
2.1.4.2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Osco International.
Chế độ kế toán đƣợc áp dụng tại công ty là theo thông tƣ 200 của Bộ Tài Chính ngày 22/12/2014 và các văn bản pháp lý có liên quan.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ).
Công ty kê khai thuế và tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Hạch toán theo tỷ giá thực tế của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Theo phương pháp đường thẳng
Phương pháp tính giá vật tư xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền
Hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc. Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tình hình vận dụng chế độ chứng từ kế toán
+ Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu hưởng bảo hiểm xã hội, biên bản thanh lý hợp đồng…
+ Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định và sửa chũa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản bàn giao thiết bị, hợp đồng bảo hành sửa chữa…
+ Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, giấy đề nghị nhập xuất vật tƣ thiết bị, biên bản kiêm kê
+ Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy đi đường, ủy nhiệm chi, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng kiêm kê quỹ…
+ Chứng từ về bán hàng: Biên bản nghiệm thu công trình, đơn hàng, hợp
đồng kinh tế, hóa đơn GTGT…
Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc áp dụng theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
- Tài khoản loại 1: 111, 112, 133, 155,156…
- Tài khoản loại 2: 211, 213, 214,…..
- Tài khoản loại 3: 333, 334, 338, 331,311,…
- Tài khoản loại 4: 411,441, 421,…
- Tài khoản loại 5: 511, 515,…
- Tài khoản loại 6: 621,627, 641, 642,…
- Tài khoản loại 7: 711
- Tài khoản loại 8: 811,821
- Tài khoản loại 9: 911
Ngoài ra các tài khoản đƣợc chi tiết theo quy định của công ty theo nhiều cấp độ để đảm bảo theo dõi chi tiết từng đối tƣợng phù hợp với nhu cầu quản lý.
Hệ thống sổ sách kế toán:
Hệ thống sổ kế toán tại công ty đƣợc mở theo đúng quy định của nhà nước cho hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Cái các Tài khoản 152.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 152
Hệ thống báo cáo kế toán:
Công ty TNHH Osco International tiến hành lập các Báo cáo tài chính theo đúng quy định mới nhất của Bộ Tài Chính về chế độ lập và trình bày Báo cáo tài chính gồm: Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính và chuẩn mực số 21, để nộp cho cơ quan quản lý Nhà nước.
Báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DN
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nhiệp
Tất cả các báo cáo này do các nhân viên trong Phòng tài chính hỗ trợ cho
kế toán lập báo cáo. Sau khi lập xong sẽ được Kế toán trưởng rà soát và xem xét đã lập đúng theo quy định và chuẩn mực quy định hay không.
Tất cả các báo cáo này đều đƣợc lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lƣợng.
Tình hình vận dụng sổ kế toán:
Hình thức kế toán Nhật ký chung đƣợc sử dụng tại Công ty TNHH Osco International sử dụng vì hình thức này rất thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán cũng nhƣ công tác kiểm tra, quản lý. Theo hình thức này thì toàn
bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đƣợc ghi vào sổ vào sổ Nhật
ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các dữ liệu vào các loại sổ cái tương ứng.
Việc ghi chép đƣợc tiến hành theo trình tự:
Sơ đồ 2.3 : Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
Đối chiếu
Hiện nay tại công ty đang đƣa vào sử dụng “hệ thống phần mềm kế toán máy FAST” nhằm hỗ trợ và giúp cho công việc của các kế toán viên đƣợc giảm bớt, nhẹ nhàng hơn. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên
sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tƣợng, nghiệp vụ phát sinh rồi nhập liệu. kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu
Nhật ký đặc biệt
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Phần mềm FAST
trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ đƣợc kết xuất từ các
số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng.
Phần mềm kế toán Công ty TNHH Osco International hiện tại đang sử dụng:
Hiện nay công ty đang sử dụng Phần mềm kế toán máy Fast Accounting
để tiến hành công tác hạch toán kế toán. Phần mềm đƣợc thiết kế phù hợp với quy định, luật lệ, thuế… hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ với luật pháp. Hơn nữa, nó giúp giải quyết tất cả các phép tính phức tạp giảm thời gian và chi phí làm việc cho doanh nghiệp. Cũng nhƣ giảm sai sót có thể do con người gây ra.
Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này:
Giao diện dễ sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán mang tính cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành;
Hệ thống báo cáo đa dạng, người dùng có thể yên tâm về yêu cầu quản
lý của mình với các báo cáo cần thiết;
Tốc độ xử lý nhanh;
Có thể kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp;
Cho phép người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ cũng nhƣ các phần mềm hỗ trợ khác;
Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính chính xác.
Hình 2.3 Giao diện trên FAST
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán