DUC TAI VIEN GOETHE
Chương 4: Chương 4: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
4.1 Trình bày một quy trình nghiệp vụ
Viện văn hóa Đức — Goethe là viện văn hóa bao gồm nhiều hoạt động và dự án khác nhau cùng diễn ra. Vì vậy sẽ có nhiều quy trình nghiệp vụ đề quản lý từng hoạt động đó. Trong đó, hoạt động giảng dạy tiếng Đức là một nghiệp vụ quan trọng mà Viện Goethe cần xây dựng. Với bài báo cáo “Hệ thống quản lý lớp học tiếng Đức của Viện Goethe” sẽ đưa ra một quy trình nghiệp vụ đầy đủ để quản lý các lớp học. Trước khi ứng dụng HTTT trong việc quản lý lớp học, thì hầu như các trung tâm sẽ quản lý lớp với những cách thủ công bằng cách tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các hồ sơ giấy. Điều này có thể gây thất lạc thông tin của học viên, chậm trễ trong việc xử lý hồ sơ. Đặc biệt vào thời gian cao điểm mở các khóa học mới. Các trung
tâm phải tiếp nhận số lượng rất lớn học viên và phụ huynh đến đăng ký và chờ đợi thực hiện bài kiểm tra đánh giá năng lực đầu vào. Gây tắc nghẽn, tốn nhiều nhân lực
và tài lực hơn trong việc vận hành. Kê cả việc quản lý điểm số, sỉ số lớp trong quá trình học hoặc kết quả cuỗi khóa cũng sẽ gặp khó khăn nếu không ứng dụng HTTT trong việc quản lý.
Đặc biệt là việc có nhiều cơ sở rải đều trên nhiều quốc gia, và Viện không chỉ dạy các học viên tại hai cơ sở của Viện Goethe ở Hà Nội và Hồ Chí Minh. Thế nên việc xây dựng một HTTT quản lý là rất cần thiết dé có một cơ sở dữ liệu chung quản
lý các lớp học một cách hiệu quả, và tạo điều kiện thuận tiện cho việc đăng ký với các học viên ở xa, học viên học các khóa học online. Đồng thời giảm bớt áp lực lên
bộ máy và giảm nhân viên cho việc tiếp nhận đăng ký ghi danh vào các lớp học. Bên cạnh đó còn giúp việc xử lý hồ sơ đăng ký và phân luồng học viên ngay từ ban đầu nhờ việc đăng ký và thực hiện bài test online có kết quả ngay mà không cần phải đến hai trụ sở của Viện Goethe và chờ đợi xếp hàng.
Trang 26
4.2 Khảo sát yêu cầu
4.2.1 Quá trình khảo sát
Việc thu thập các thông tim của hệ thống hiện tại được bắt đầu bằng việc tiến hành khảo sát hệ thống. Về nguyên tắc, việc khảo sát hệ thông được chia làm hai giai đoạn.
Giai đoạn khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.
Giai đoạn khảo sát chỉ tiết: nhằm thu nhập các thông tin chỉ tiết của hệ thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này.
a. Cách tiếp cận tô chức:
Viện Goethe là một tổ chức với những đặc trưng phức tập riêng với nhiều quy trình nghiệp vụ. Với những đặc trưng sau:
Một lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ: Văn hóa — Giáo dục.
Một mô hình quản lý.
Một cơ cấu tô chức.
Bên cạnh đó, Viện Goethe còn có những mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong cũng như những mối quan hệ với môi trường bên ngoài, với một truyền thống văn hóa riêng của mình. Vì vậy, đê tiếp cận cân tiên hành một cách khoa học. Có hai cách tiếp cận thường được sử dụng: Tiếp cận từ trên xuống (top down) và tiếp cận từ dưới lên (bottom up). Khi vận dụng cách tiếp cận từ trên xuống, việc khảo sát được tiễn hành theo định hướng sau:
Về tô chức: bắt đầu từ bộ phận cao nhất (ban giám đốc) đến các bộ phận thấp nhất (các công tác, phòng ban).
Về quản lý: bắt đầu từ quản lý cao nhất (giảm đốc) đến người thực hiện cụ thê (nhân viên).
Về nghiệp vụ: bắt đầu từ nhiệm vụ chung nhất (nhiệm vụ chiến lược) đến công việc cụ thê tại mỗi phòng ban.
b.. Các bước khảo sát và thu thập thông tin:
Quá trình khảo sát hệ thông cần trải qua các bước:
Trang 27
4.2.2
Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau.
Củng có, bỗ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.
Tổng hợp kết quả khảo sát.
Hợp thức hóa kết quá khảo sát.
c. Các yêu cầu đặt ra:
Việc thu thập thông tm dữ liệu được thực hiện bằng cách tra cứu thông tin tại trang chủ của Viện Goethe; xem xét các báo cáo, quy trình, thủ tục trong hoạt động của tổ chức và tổng hợp các thông tin thu thập được theo một cách tốt nhất và đầy đủ nhất
Các thông tin dữ liệu cần thu thập
Đề xác định yêu câu của hệ thông, ta cân có các thông tin dữ liệu khác nhau về hiện trạng của hệ thống: Nó bao gồm các mô tả thu được từ các ghi chú từ quan sát, các phân tích và tông hợp tài liệu, các kết quả nhận được từ các điều tra, các mâu biêu báo cáo, các mô tả công việc và các tài liệu khác. Nội dung các loại thông tin cần thu thập bao gồm:
4.2.3
Cac loại dữ liệu (tài liệu) và đặc trưng của nó.
Các công việc và trình tự thực hiện các chức năng nghiệp vụ cũng như các thoogn tin dữ liệu liên quan.
Các quy tắc chỉ phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử lý và phân phối các
dữ liệu cũng như các yêu cầu kỹ thuật khác.
Các nguồn lực (cán bộ, trang thiết bị, giáo viên,... ).
Các điều kiện môi trường (các hệ thông bên trong và bên ngoài liên quan).
Sự mong đợi về hệ thông thay thế của người dùng.
Khảo sát hiện trạng
Công việc quản lý các lớp học tại Viện Goethe đang còn những tồn tại như: Việc xây dựng kế hoạch ứng dụng phần mềm quản lý chưa cụ thể, phù hợp với đặc điểm tình hình mà thường xây dựng chung với kế hoạch chuyên môn; tuy nhiên nội
Trang 28
dung của công tác quản lý làm rõ được hiệu quả của các phương pháp quản lý. Như vậy có thê đánh giá chung việc quản lý các lớp học của Viện Goethe là khá ôn. Hiện tại, dữ liệu thông tin liên quan đến HTTT quản lý các lớp học tại viện Goethe chua được hoàn thiện. Các nhóm chức năng nghiệp vụ chính của HTTT quản lý các lớp học được thực hiện chưa hoàn chỉnh.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và mạng truyền thông tại viện Goethe và trong HT TT quản lý các lớp học nói riêng là một trong những công việc đã và đang được nhiều nơi quan tâm vì tính hiệu quả trong thời đại số.
Viện Goethe đã rất quan tâm đến việc quản lý HTTT vì các dữ liệu được quản
lý, thu thập sẽ làm báo cáo kết quả đề gửi về Viện Gocthe tại Đức. Từ đó đưa ra sự
so sánh kết quả giữa các Viện Goethe tại các nước khác nhau. Đề từ đó đưa ra hướng
đi, hướng phát triển mới cho việc giảng dạy Tiếng Đức. Đồng thời đưa ra được những giải pháp cải thiện việc quản lý các lớp học.
4.3 Mô hình hóa nghiệp vụ
4.3.1 Mô tả khái quát nghiệp vụ
- - Ban giám đốc sẽ đưa ra định hướng về việc mở khóa học trong năm.
- Phong chiến lược sẽ dự kiến một kế hoạch mở các lớp học bao gồm: Loại khóa học, cấp độ, thời gian khóa học, lịch học, dự kiến số học viên và học phí phải đóng. Mỗi lớp có thời gian học, lịch học và học phí riêng.
Trang 29
Các khóa học trực
tiếp
x⁄. Dành cho người từ 16 tuỗi
x⁄ Học tập trung tại Viện
Goathe
x⁄. Tốc độ học khác nhau cho
từng kiểu học khác nhau
CÁC KHÓA HỌC TRỰC
TIẾP
Các khóa luyện thi
x⁄. Trình độ A1-B2
⁄ Bài tâo hữu ích
Khóa học nhóm trực tuyên x⁄. Dành cho người từ 16 tuổi xw⁄ Bài tập thực hiện theo nhóm x⁄ Buổi học trực tuyên với giáo viên
w⁄. Nhóm hoc ít người
KHÓA HỌC NHÓM TRỰC TUYẾN
Khóa học đặc biệt
x⁄_ Khóa học nhập cư A1 w⁄_ Trang bị hành trang cho cuộc
Khóa học thanh thiếu niên
x⁄. Dành cho lứa tuôi 12 đến 45 x⁄ Chủ đề học phủ hợp với lứa tuổi
x Hình thức học tương tác qua trò chơi
KHÓA HỌC THANH THIẾU NIÊN
x⁄⁄. Chuẩn bị tối ưu cho kỳ thi sông tại Đức
CAC KHOA LUYEN THI KHÓA HỌC ĐẶC BIẾT
Hình 10 Các loại khoá học ở Viện Goethe
- _ Phòng ngôn ngữ sẽ đăng thông báo tuyên sinh cho các khóa học trên website cua Vién Goethe. Va tiếp nhận thắc mắc, tư vẫn cho học viên.
- _ Học viên sẽ theo dõi các thông báo tuyên sinh của viện và đăng ký học. Học viên sẽ được ghi danh trực tiếp trên hệ thông, học viên cung cấp thông tin ca nhân.
- _ Học viên sẽ được làm một bài kiểm tra đầu vào để xác định cấp độ học sau
đó có thể chọn được khóa học phủ hợp với trình độ của bản thân.
Trang 30
KIEM TRA TRINH DO TIENG ĐỨC
Bai kiém tra này được thiết kế đẻ đánh giá kỹ năng tiếng Đức của bạn, cho dù bạn đã có kinh
nghiệm hay mới bỏt đầu học ngừn ngữ nay. Nử cũng cung cắp cho bạn ÿ tưởng ban đầu về việc bạn
có thể hiểu tiếng Đức viết và nói đến mức nào, các câu hỏi sau đây sẽ kiểm tra kiến thức của bạn về ngữ pháp và từ vựng tiếng Đức.
Nếu bạn muốn đăng ký một khóa học tiếng Đức tại Viện Goethe, chúng tôi sẽ đánh giá kỹ năng tiếng Đức của bạn tại chỗ.
Đề có chứng chỉ quóc té vẻ trinh độ thông thạo tiếng Đức, chúng tôi khuyên bạn nên tham gia các kỳ thi cấp băng chính thức của chúng tôi dành cho các cấp độ A1 đên C2.
BAI KIEM TRA
Hình 11 Thực hiện bài kiểm tra trình độ ngay tại hệ thong
- Phong hanh chinh lap danh sách học viên tạm thời.
- Hoc vién tiễn hành nộp học phí theo khóa học đăng ký. Nhân viên kế toán sẽ trả hóa đơn cho học viên.
- Sau khi hết thời gian đăng ký, phòng hành chính sẽ xuất danh sách chính thức bao gồm các học viên đóng học phí đầy đủ, tiến hành thống kê và lập danh sách học viên mỗi lớp. Sau đó học viên sẽ được cấp mã học viên.
- _ Khi hoàn thành quá trình đăng ký, trung tâm sẽ tiễn hành phân công lớp cho giáo viên. Sau đó lưu danh sách giáo viên và lớp giảng dạy.
- Phòng kỹ thuật sẽ chuẩn bị trang thiết bị dạy học phù hợp cho mỗi phòng học.
- _ Giáo viên sẽ tiến hành giảng dạy đúng theo lịch học của lớp. Khi bắt đầu một buổi dạy, giảng viên sẽ ghi nội dung giảng dạy của ngày hôm đó vào số theo dõi giảng dạy.
- _ Phòng chiến lược đưa ra kế hoạch kiêm tra đánh giá chất lượng học viên.
- Sau khi kết thúc thời gian học, giảng viên tiễn hành tô chức thi cho học viên.
- Phòng ngôn ngữ sẽ quản lý danh sách kết quá, tiễn hành phân loại và xếp loại dựa trên điểm thi mà học viên đạt được.
Trang 31
- Sau dd néu học viên đủ chí tiêu sẽ được cấp chứng chỉ và hoàn thành khóa học.
Q Q& Mein Goethede v Tiếng Việt x'
O GOETHE
G INSTITUT VIETNAM
Tiếng Bức Văn hoá Các chương trình Về chúngtôi — Địa điểm
> TiếgĐức › Cáckhoihocbếng Đức