+* Gom hàng lẻ vao kho CFS
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình gom hàng lẻ vào kho CES của công ty cô phần Kho Vận Tân Cảng
Lập kế
hoạch
chỉ tiết
Nhập số
liệu, tổng hợp sản
lượng
Nguồn: Tổng hợp trong quá trình thực tập tại công ty
Bước 1: Tiếp nhận thông tin, yêu cầu nhập hàng
Trưởng khu kho hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã được ký giữ công ty và khách hàng, tùy theo thời gian khách hàng cung cấp thông tin nhập hàng số lượng, số khối, kiện, loại hang, tinh chất hàng hóa theo ngày, tuần... Tiếp nhận thông tin yêu cầu trực tiếp hoặc qua email
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 38
Bước 2: Lập kế hoạch chỉ tiết
Trưởng khu kho hàng lên kế hoạch thực hiện, phân công nhân, sự thông báo cho các đội bốc xép, hải quan, nhà thầu phụ vẻ kế hoạch nhập hàng trong ngày, tuan, ...
Bước 3: Tiếp nhận chứng từ
Nhân viên kho hàng thực hiện: Tiếp nhận các chứng từ của người giao hàng chuyến, kiêm tra tinh chat day đủ, hợp lệ của chứng từ. Nội dung chứng từ bao gồm:
- Phiếu nhập kho CES (có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, hải quan giám sát kho CFS) - Booking phải có dấu và chữ ký xác nhận đồng ý cho nhập hàng của khách hàng, số
booking, loại hàng, tên hàng, tên doanh nghiệp, số lượng, số khối kiện, trọng lượng, ...
- Tờ khai hải quan: Đã hoản thảnh thủ tục hải quan, số ký mã hiệu tờ khai hải quan xuất khâu, ngày tờ khai, mã chỉ cục hải quan quản lý doanh nghiệp, số lượng, trọng lượng, các ghi chép săn nều có...
+Nếu các chứng từ trên thiếu hoặc không hợp lệ, nhân viên chứng từ trả lại người giao nhận hàng nhận lại dé điều chỉnh, bổ sung
+Nếu các chứng từ hợp lệ thì cho triên khai nhập hàng vào kho Bước 4: Tổ chức nhập hàng
Sau khi các chứng từ hợp lệ, nhân viên chứng từ hang nhập CFS thông báo cho các nhà thầu phụ tô chức nhập hàng vào kho theo yêu câu. Trong quá trình nhập hàng nhà thâu phụ có trách nhiệm
+Kiêm điểm (Tally, scan mã vạch hàng hóa, đối chiếu các số liệu trên booking và trên hàng hóa thực tế...)
+Ðo và ghi các khối, bao kiện hàng (đối với các booking không có các số đo tiêu
+chuan)
+Lập biên bản vẻ tình trạng hàng hóa nếu có (Ví dụ: số lượng thừa, thiếu so với chứng
từ; hàng hoa do bắn, rách nát) Bước 5: Nhập số liệu, tổng hợp sản lượng
Sau khi kết thúc quá trình nhập hàng vào kho, nhân viên chứng từ hàng CES có trách nhiệm cập nhật dữ liệu hàng nhập vào phần mềm quản lý, bao gồm:
+Số booking, loại hàng, tên hàng, tên doanh nghiệp, 86 lượng, số khối kiện, trọng lượng...
vị trí xếp kho
+Tờ khai hải quản: số ký hiện tờ khai hải quan xuất khẩu, ngày tờ khai, mã Chi cục hải quan quân lý doanh nghiệp
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 39
+Lập phiếu nhập hàng
+Định kỳ theo quy định nhân viên chứng từ hàng nhập CFS phải lập báo cáo tổng hợp sản lượng hàng nhập theo ngày, tuần, tháng cho trực ban kế hoạch, thương vụ, trường trung tâm
điều hành sản xuất, ban giám đốc công ty Lưu ý:
+Tiện ích tra cứu nhanh thông tin kho CES đối với hàng xuất và hàng nhập, tra container đề đóng hàng trên hệ thống đánh số booking cấp rỗng
+Các trường hợp khách hàng không đăng ký đóng hàng hạ container chậm trễ tàu khách hàng chịu trách nhiệm
+Trường hợp container đã chuyên ra bãi chờ xuất nhưng khách hàng đóng thêm, lấy container chỉ định số của hãng tàu, hàng quá khổ, hàng nguy hiểm, các dịch vụ khách thì phải đóng thêm chi phí phụ thu
+Các trường hợp đóng hàng xong không nộp chứng từ chậm trễ xuất tàu đại lý phải chịu trách nhiệm. Kho hàng gửi biên bản đóng hàng, báo cáo xuất nhập, tồn kho cho đại lý
+Hàng tuần vào ngày thứ 2,3 kho hàng cùng đại lý đối chiếu sản lượng cùng đại lý theo từng container. Truong hợp sai xót gửi báo cáo cho địa chỉ mail tranghtt @saigonnewport.com.vn; thaodtn @saigonnewport.com.vn.
NGUYEN THI BICH TRAM - K59 40
% Đóng hàng lẻ từ kho CFS vào container chờ xuất Hình 2.5: Sơ đồ quy trình đóng hàng lẻ từ kho CES vào container chờ xuất
Quy trình sơ đô Trách nhiệm Các giây tờ
liên quan Trưởng khu kho hàng Hợp đông kinh
-* ˆ . i te
Tiếp nhận yêu cầu — : £
| _
. Nhân viên chứng từ kho | Kê hoạch triên
ee pang CFS khai chỉ tiết
Kiểm tra = Yêu câu đóng container
bo sung ( CLP)
Kê hoạch đông
< hang ~
* Nhân viên diéu độ Thực hiện kê
Chuyển container rỗng container CFS hoach trén he
vao kho déng hang Nhan viên điều độ bãi thông : TOP-X,
rong TOPO-VN
\ Nhân viên cơ giới
—* Nhà thâu phụ Kê hoạch triển
Xuất hàng đóng vào Nhân viên kho khai chi tiết
container (CLP)
| Tally sheet
— Nhân viên điều độ Thực hiện kế
Chuyên ee Nhân viên cơ giới hoạch trên hệ
xuất ra khỏi thong - TOP-X, 5
| TOPO-VN
¥ Nhan vién chimg tirkho | Bảng kê chỉ tiệt
Lam phiếu xuất hàng CFS hàng xuất kho
Lam hỗ sơ xuất hàng
——— | Nhân viên chứng từkho | Biêu mẫu quy
Chuyen hang va ho so ve cửa khẩu xuất hang xuat CFS h Ê ơ của cụng : :
_
—— : Nhân viên chứng từ kho | Biểu mẫu quy
Bảo cáo tông hợp sản hàng xuất CFS định của công
lượng hàng xuất ty =
! Nhan vien chimg tirkho | Theo muc 5 quy
Luu hé sa hang xuat CFS dinh
NGUYEN THI BICH TRAM - K59 Al
Diễn giải quy trình Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng
Trưởng khu kho hàng tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Khách hàng cung cấp thông tin xuất hàng về chuyên tàu, thời gian, số lượng container, số lượng hàng xuất, các yêu cầu nâng ha tau, thanh lý... theo ngày, tuần, ... Tiếp nhận thông tin yêu cầu trực tiếp hoặc qua điện thoại, email, ...
Bước 2: Lập kế hoạch triển khai chỉ tiết
Trưởng khu kho hàng lập kế hoạch phân công nhân sự, thông báo cho các đội bốc xếp, hải quan, nhà thầu phụ về kế hoạch hàng xuất trong ngày, tuần.
Bước 3: Tiếp nhận kiểm tra chứng từ Nhân viên thủ tục hàng xuất thực hiện:
+Kiêm tra tính hợp lệ của chứng từ xuât hàng CLP (container load plan) với các nội dung:
tên tàu, chuyên, cảng xếp đỡ, sô container, sô seal, sô booking, mã sô nhà sản xuât, sô lượng, số khối, trọng lượng, vị trí hàng, vị trí kho, ... kế hoạch hàng xuất trong ngày
+Các chứng từ không hợp lệ thì nhân viên chứng từ hàng xuất CFS trả lại chứng từ cho khách hàng yêu cầu điều chỉnh bổ sung
+Lấy vị trí của các lô hàng trên từng CLP +Thông báo các nhà thầu phụ tô chức xuất hàng Bước 4: Chuyển container rỗng vào kho
Nhân viên kho nhận lệnh tông hợp lệnh cấp rỗng, yêu cầu điều độ kho CES, đội cơ giới tô chức chuyên container rỗng vào khu vực đóng hàng CES trong kho. Nhân viên điều độ CFS kiêm tra thực tế container: Chủ khai thác container, thực trạng bén ngoai và thực trạng bên trong
Đại lý kiểm tra chứng từ, lên danh sách hàng đóng vào container (tên người gửi, số lượng) tùy theo cảng đích, theo tuyến vận chuyên hàng hóa và yêu cầu nhân viên đóng hàng theo danh sách
Bước 5: Tô chức đóng hàng vào container
Nhân viên kho kiêm tra danh sách, tờ khai, booking note ding va day du thi chấp nhận xuất hàng
Nhân viên kho, nhân viên thủ tục hàng xuất và nhà thầu phụ tô chức đưa hàng ra khỏi kho đóng vào container theo yêu câu của đại lý căn cứ vào CLP)
Kiểm dém (Tally, scan ma vach hang hoa) Bam seal niém phong container
NGUYEN THI BICH TRAM - K59 42
Ký xác nhận với nhân viên chứng từ hàng xuất CFS lên CLP Bước 6: Làm hồ sơ hàng xuất
Cập nhật số liệu của chứng từ hàng xuất vào phần mềm quản lý và hoàn thiện hồ sơ hàng
xuất, bao gồm:
+ Bảng kê chỉ tiết hàng xuất kho (theo mẫu và có chữ ký của hải quan giám sát kho) + Biên bản bàn giao (theo mẫu và có chữ ký của hải quan giám sát kho)
+ Đơn đề nghị chuyển cửa khâu + Packing (theo mẫu của các hãng tàu vận chuyên) + Giấy giới thiệu cho người làm thủ tục hải quan tại cửa xuất
+ Chuyên toàn bộ các hồ sơ hàng xuất đã hoàn thiện cho trực ban sản xuất + Chứng từ, báo cáo theo biêu mẫu quy định
Bước 7: Chuyển hàng xuất ra khỏi kho
Sau khi hàng xuất đã được đóng xong, nhân viên điều độ container CES tiễn hành chuyển container nói trên cho bãi container theo kế hoạch đề tập kết chờ xuất tàu
Căn cứ vào phiếu giao hàng — đóng container chờ xuất tàu, nhân viên kho CEFS cập nhật số liệu vào máy tính
Bước 8: Tống hợp sản lượng, lập báo cáo
Nhân viên chứng từ hàng xuất, trưởng khu kho CES thực hiện: Định ký theo quy định, nhân viên chứng từ hàng xuất CES phải lập báo cáo tông hợp sản lượng xuất theo ngày, tuân, tháng cho trực ban sản xuất, thương vụ, trung tâm điều hành sản xuất, phòng kế hoạch kinh doanh, ban giám đốc
Chứng từ cập nhật, lưu trữ theo biều mẫu quy định của công ty
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 43
b. Giao nhận hàng nhập khấu qua kho CFS
% Quy trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ tàu về kho CFS Hình 2.6: Sơ đồ quy trình vận chuyền hàng hóa nhập khẩu từ tàu về kho CES
Tiếp nhận yêu câu chuyên
container về kho CFS kho
Quy trình sơ đô Trách nhiệm Các giấy tờ liên
quan Trực ban sản xuất Công văn đê nghị đưa Nhân viên chứng từ | hàng vào kho CFS
Nhân viên chứng từ
Công văn, lệnh giao
hóa trong container
|
Yêu cầu tho _ hàng
bô sung Nhà thâu phụ Manifest ruc ban san xuat Bản kê chi tiết của
Có D/O timg cont
—— D/O
Container chuyén vé bai Í&
CFS
Công nhân khobãi | Công văn, lệnh giao
ss . hang, manifest va
Tiên hành rút ruột hàng bản kê chi tiết của
từng cont. Tally sheet.
Biên bản tình trạng hàng hóa (Nếu có)
Chuyên hàng vào kho
CFS
Nhân viên điêu độ
container CES Nhân viên cơ giới
Thực hiện trên hệ thông TOP-X
Chuyển container rồng về
bãi
Nhân viên kho Thực hiện trên hệ
thông TOP-X