Tiêu chí | Chỉ tiêu Rất tốt | Tốt Bình thường | Kém Rất kém
3.1.2. Định hướng phát triển
Mở rộng quan hệ giao dịch, tìm kiếm khách hàng ở các khu công nghiệp, đây mạnh công tác marketing tìm kiếm thị trường mới.
Chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân viên thường xuyên có những chính sách thu hút lực lượng lao động có trình độ, tay nghề cao, xây dựng chính sách đảo tạo, bồi đưỡng, giữ chân
những nhân viên giỏi nhằm ôn định tổ chức, duy trì sự hài lòng và gắn bó của khách hàng đối
VỚI công ty.
Đầu tư xây dựng kho bãi hướng tới mục tiêu phát triển các dịch vụ vận tải, lưu kho chuyên nghiệp, hiện đại và có uy tín trong nước và quốc tế nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh.
Xây dựng cơ cấu giá hợp lý, thường xuyên tìm kiếm, lựa chọn, tổ chức, phối hợp các phướng án vận tải đê cước phí có lợi nhất đảm bảo bù đắp giá thành.
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 69
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khấu tại kho CFS của công ty cố phần Kho Vận Tân Cảng
3.2.1. Giải pháp hạn chế rủi ro trong hoạt động giao nhận
¢ Cơ sở đề ra giải pháp:
Vì trong quá trình vận chuyên xảy ra nhiều rủi ro như giao hàng chậm, giao sai địa điểm, hư hỏng hàng hóa, ... những sai sót này chủ yếu do yếu tố con người. Vì vậy giải pháp năm được đề ra nhằm giảm tối thiêu hậu quả không đáng có do sự bất cân của nhân viên, với mong muốn dem lai sự hải lòng cho khách hảng về chất lượng dịch vụ của công ty. Giải pháp cũng góp phần vào việc tăng doanh thu và cũng giảm bớt chỉ phí không cần thiết cho công ty.
ô+ Noi dung giải phỏp:
e Han ché những rủi ro do sơ suất của nhân viên chứng từ :
Nhân viên chứng từ luôn phải cân thận trong từng thao tác, biết cách xử lý tình huống khi
rủi ro thuộc về sự bất cân của khách hàng.
Nhân viên chứng từ phải thường xuyên chú tâm đến máy fax và mail của phòng chứng từ đề giúp nhân viên bộ phận chứng từ không bỏ sót bất kì thông tin nào của khách hàng gửi đến.
Hệ thống quản lý kho CES và hệ thống quản lý container là 2 phan mém mà công ty đã mua bản quyền từ cảng nước ngoài, được đội ngũ nhân viên vi tính của công ty nghiên cứu lại cho phù hợp với hệ thống cảng ở Việt Nam, chuẩn hóa ngôn ngữ nên đến hiện nay vẫn chưa có bắt cập gì. Sai sót hầu như chủ yếu là do con người nên giải pháp tối ưu và hữu hiệu nhất vẫn là sự cần thận, chuyên tâm và yêu thích công việc của nhân viên chứng từ.
e Han ché những rủi ro do sơ suất của nhân viên kho
Nhân viên kho hiện nay làm việc khá thủ công, thường xem thông tin hàng hóa trên chứng từ và quay vào trong nhân số khối rất mắt thời gian. Thiết nghĩ công ty nên trang bị thêm hệ thống máy tính quay màn hình ra ngoài đê thủ kho đễ dàng nhân số khối theo phần mềm quy đối có sẵn, như vậy vừa giảm thời gian cho khách hàng, vừa giảm tải được công việc cho nhân viên khi hàng về quá tải.
Cần bố trí nhân viên kho đồng đều và lịch trực liên tục dé dé dang nhận biết và phát hiện sự hư hỏng của các trang thiết bị trong kho, nhất là hệ thống thông gió và thoát nước, cần phải duy trì sự thông thoáng cho kho đề hàng hóa được bảo quản một cách tốt nhất.
e Hạn chê những rủi ro do sự bât cần của công nhân xếp đỡ :
Công ty nên bố trí lượng công nhân xếp dỡ phù hợp với từng kho, vì gần đây tại các kho đã xảy ra hiện tượng là kho thì quá nhiều, kho lại quá ít công nhân đễ dẫn đến áp lực quá tải khi hàng nhiều nên chất lượng làm việc kém, dé làm hư hỏng hàng hóa.
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 70
Công ty cần có biện pháp xử lí nghiêm đối với hiện tượng gian lận, hay thiếu ý thức trong lao động của các công nhân xêp đỡ.
Khi vận chuyên hàng bao công nhân phải chú ý đến bao gói (khi nâng làm rách bao, khi vận chuyển hàng làm vỡ bao... ) Nếu trong quá trình vận chuyên phát hiện thấy bao thủng thi nhanh chóng bịt kín để giảm hao hụt hàng hóa. Khi vận chuyên hàng kiện nếu thấy các kiện va vào nhau thì công nhân phải dùng dây chằng buộc lại dé tránh hư hỏng, bê vỡ hàng bên trong.
+ Dự kiến hiệu quả mang lại:
Giảm bớt ngay thời gian không cần thiết bỏ ra đề nhân viên chứng từ sửa sai, tiết kiệm một khoản chỉ phí đáng kê tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của nhân viên tại cảng. Khách hàng sẽ hải lòng nếu công ty đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ mà vẫn quản lý chặt chế hàng hóa cho họ.
Tạo quá trình làm việc của nhân viên chứng từ và nhân viên kho một cách chuyên môn, rõ ràng và kĩ lưỡng hơn sẽ giảm thiêu những rủi ro do sự bất cân đã nêu trên.
Tay nghề của nhân viên được tăng lên do được bố trí luân phiên làm việc ở nhiều vị trí.
Giảm thiêu tai nạn lao động và tồn thất về hàng hóa do bất cần gây ra.
Xét số lượng hàng hóa giao nhận năm 2021:
Bảng 3.1: Bảng sản lượng hàng hóa giao nhận năm 2021
Số lượng hàng hóa
Chỉ tiêu .
(tần) Số hàng hóa vận chuyên sai địa điểm 10,458
Số hàng bị giao chậm 36,894
Số hàng hóa hư hỏng trong quá trình giao nhận 90678.9861 Số hàng hóa mất mát trong qua trình giao nhận 11748
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 71
Bảng 3.2: Tỷ lệ nguyên nhân dẫn đến sai sót và hư hỏng hàng hóa
trong quá trình giao nhận hàng hóa
Yếu tố con người Yếu tổ tự nhiên
số lượng số lượng
% ‹ % ‘
(tan) (tan)
Hang giao sai dia diém 100% 10,458 0% 0
Hang giao cham 60% 22,136 40% 14757.6
Hàng bị hư hỏng 80% 72,543 20% 18135.8
Hang hoa mat mat 100% 11,748 0% 0
Bảng 3.3: Bảng dự kiến kết quả sau khi thực hiện giải pháp về sai sót và hư hỏng
trong hoạt động giao nhận hàng hóa
Yếu tố con người Yếu tổ tự nhiên
% số lượng % số lượng
Hàng giao sai địa điểm 0% 0 0% 0
Hàng giao chậm 0% 0 40% 14757.6
Hàng bị hư hỏng 0% 0 20% 18135.
Hàng hóa mất mát 0% 0 0% 0
Bảng 3.4: Bảng dự kiến tỷ lệ sau khi thực hiện giải pháp về sai sót và hư hỏng
hàng hóa trong hoạt động giao nhận
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59
x y lé sau khi ap dun
tỷ lệ ban đầu (%)_— | €SAm giải pháp (3⁄2) khiáp dụng
Tỷ lệ hàng hóa vận chuyên sai địa điểm 0.87 0
Tỷ lệ hàng bị giao chậm 3.08 1.23
Ty lệ hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình _—_—_—— Sioned 7.57 151
giao nhan
Tỷ lệ hàng hóa bị mất mát trong quá trình 0.98 0
giao nhan
72
3.2.2. Giải pháp quy trình xuất hàng và nhận hàng tại kho CFS:
¢ Cơ sở đề ra giải pháp:
Giúp quá trình xuất nhập hàng tại kho CES logic cụ với lượng hàng hoá nhập xuất liên tục. Đồng thời bố sung các nội dung mà quy trình còn thiếu sót. Ngoài ra, làm giảm thiếu các phát sinh trong quá trình xuất nhập hảng.
ô+ Noi dung giải phỏp:
Đề xuất quy trình mới
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 73
Hình 3.1. Sơ đồ quy trình nhận hàng nhập khấu tại kho CFS
Thương lượng và ký kết hợp đồng
(xem xét tình trạng kho có đáp ứng yêu cầu bảo quản hàng hóa hav không)
Nhận chứng từ (Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ như D/O, công
văn đưa hàng vảo kho... vả tiến hành đóng phí)
ho
Làm thủ tục hải quan
(Đề thông quan và lấy container hàng nhập từ cảng
về) 3
Giao nhận hàng hóa nhập khâu từ cảng về bãi
CFS es
Tiến hành rut hang tir bai CFS vao Kho
s
Kí biên bản về tình trạng của hàng hóa
s
Bảo quản hàng trong kho
Š
- >
Kiêm tra hàng hóa trong quá trình lưu kho trước khi giao hàng cho khách hàng
s - >
Nhận chứng từ và xuât hàng ra khỏi kho theo yêu cầu của chủ hàng lẻ
S
NGUYEN THI BICH TRAM - K59 74
Quy trình mới nảy thêm bước kiêm tra hàng hóa trong quá trình lưu kho trước khi giao hàng cho khách. Bước này giúp cho kho kiểm soát được tình trạng hàng hóa trong quá trình lưu kho hàng hóa có bị hư hỏng hay mắt mát và nguyên nhân do đâu.
Sơ đồ 3. 1 Sơ đồ quy trình đóng hàng lẻ từ kho vào confainer chờ xuất
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Yêu cầu khách hàng gửi bộ
chứng từ đề kiểm tra tính hợp lệ
của chứng từ Lap ke hoạch trién khai chi tiét, J
phân công nhiệm vụ cho các nhân
viên Chuyên container rỗng vào kho ) J
a=
Déng hang vao container
Án
Làm hồ sơ hàng xuất )
(n
Chuyên hàng xuất ra khỏi kho
Tổng hợp sản lượng và lập báo J
cáo, lưu hỗ sơ
NGUYÊN THỊ BÍCH TRẦM - K59 75
Việc thay đôi quy trình đưa bước kiêm tra chứng từ lên trước bước triển khai kế hoạch và phân công nhân nhiệm vụ giúp linh hoạt trong việc xếp dỡ cũng như là vận chuyên hàng hóa.
Nếu chứng từ không hợp lệ từ bước đầu thì ta có thê kiểm soát được việc phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Nếu đã lên kế hoạch phân công rồi mới kiêm tra chứng từ phát hiện chứng từ không hợp lệ thì công việc đã được phân công cho nhân viên trước đó bị trì hoãn, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến thời gian giao nhận của những lô hàng khác.
Bảng 3.5. bảng so sánh 2 quy trình cũ và quy trình mới
Chỉ tiêu Quy trình cũ Quy trình mới
Tôn thời gian vì chưa linh hoạt trong | Tôt về chủ động linh hoạt về Thời gian việc phân chia nhiệm vụ giữa các | việc phân chia nhiệm vụ các
nhân viên nhân viên