- Điền đây đủ thông tin lên phiếu gửi - Cập nhật kết quả tiếp nhận lên hệ thống
Bước 3: Trách nhiệm của nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng:
- Kiểm tra lại trọng lượng, dịch vụ, tiền thu hộ - Nhập doanh thu hoặc ghi nhận doanh thu đối với đơn thương mại điện tử hoặc đơn tạo qua website, ứng dụng Viettel Post
Bước 4: Trách nhiệm của nhân viên bán hàng:
- Tạo bảng kê - Niêm phong tải vật ly - Kiểm tra bưu phẩm thừa/ thiếu - Hoàn thành và bản giao chuyến thư Bước 5: Trách nhiệm của nhân viên bán hàng/ nhân viên kế toán:
- Liên gốc phiếu gửi - Phiếu giao nhận chuyến thư LÌ. Quy trình khai thắc đến và bàn giao bưu gửi
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
| Cân, nhập tronz lượng lên hệ thông v |
Bao TBC, NV tc.
Losi BG thiéu
Hinh 2.2 Quy trình khai thắc đến và bàn giao bưu gửi tại VTP Vùng 5 Bước 1: Nhận tải kiện
- Người thực hiện nhân viên trực, nhân viên lái xe - Nhận chỉ tiết từng tải/ kiện trên app
- Cân và cập nhật trọng lượng tải kiện lên hệ thống
- Kiêm tra hiện trạng tải, kiện. Đôi với tải, kiện có hiện tượng rách, móp méo, sai trọng lượng nhân viên nhận thực hiện chụp ảnh và cập nhật lên hệ thông, lập biên bản hiện trang va lay chữ ký xác nhận của lái xe kết nỗi
Bước 2: Nhận nhanh, khai thác chỉ tiết - Người thực hiện nhân viên trực
- Nhân viên trực thực hiện quét nhận chi tiết bưu gửi vật lý trong bảng kê, tải lên hệ thống
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
- Nhân viên trực quét nhận dưới camera giám sát, thực hiện quét 100% bưu gửi vat ly trọng tải
Bước 3: Phân công phát - Người thực hiện nhân viên trực - Sau khi khai thác chỉ tiết bưu gửi thực hiện phân công phát đến tuyến nhân viên giao
- Nhân viên trực có thế chọn chức năng phát, phân công phát thắng đến nhân viên giao, thực hiện phân công dưới camera giám sát
Bước 4: Đối soát khai thác đến - Người thực hiện nhân viên trực
- Sau khi phân công phát hết bưu gửi vật lý, thực hiện chọn hoàn thành khai thác bảng kê chỉ tiết dé kiêm tra đối soát khai thác đến
+ Trường hợp đã nhận hết bưu gửi thực hiện phân công 100% bưu gửi thực hiện chọn hoản thành phân công
+ Trường hợp còn bưu gửi chưa khai thác trên bảng kê, thực hiện tìm kiếm và phân công phát bồ sung
+ Trường hợp không tìm thấy bưu gửi => chọn chức năng mất bưu gửi và hoàn thành khai thác và hoàn thành phân công
+Trén bang ké tải còn tồn bưu gửi chưa khai thác hệ thống không cho phép hoàn thành khai thác và hoàn hoàn thành phân công
Bước 5: Bàn giao bưu gửi - Người thực hiện nhân viên trực, nhân viên giao
- Sau khi hoàn thành phân công nhân viên khai thác thực hiện bàn giao buu gửi vật lý cho nhân viên g1ao
+ Nhân viên giao thực hiện xác nhận trên app đề ghi nhận bàn giao bưu gửi
+ Trường hợp nhân viên thực phân công thực hiện xác nhận hoàn thành phân công và xác nhận trên app và di giao bưu gửi
+ Các bưu gửi được phân công giao nhưng chưa được hoàn thành phân công hoặc nhân viên giao chưa xác nhận nhận bàn giao hệ thống không cho phép ghi nhận kết.
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
L Quy trình thanh toán COD bằng tiền mặt tại bưu cục
Tiếp nhận yêu cầu thanh toán
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
Không đủ điều kiện
Kiểm tra
điều kiện
thanh toán
Đủ điều kiện {
Chốt bảng kê, đối soát số liệu
với bưu tá
Chốt bảng kê, đối soát số liệu !
với bưu ta
|
Chốt bảng kê, đối soát số liệu với bưu tá
|
Tiép nhan yéu cầu thanh
toán
Hình 2.3 Quy trình thanh toán COD bằng tiền mặt tại VTP Vùng 5
Bước 1: Nhân viên chăm sóc khách hàng tiếp nhận yêu cầu thanh toán COD bang tién mặt từ khách hàng.
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
Buc 2: Kiém tra tình trạng bưu phâm: đã phát thành công chưa? Đã thanh toán chưa?
Kiểm tra hồ sơ thanh toán: chứng minh nhân dân, liên 3 phiếu gửi...
Bước 3: Nhân viên chăm sóc khách hàng tạo bảng kê chỉ tiền, thêm các bill COD đủ điều kiện thanh toán vào bảng kê.
Bước 4: Chi tiền cho khách hàng theo bảng kê đã tạo, ký nhận các bên liên quan, xác nhận giao dịch đã hoàn thành.
Bước 5: Nhân viên chăm sóc khách hàng tập hợp hồ sơ COD tiền mặt đã chỉ thực tế,
gửi về phòng tài chính chí nhánh.
Bước 6:Nhân viên kế toán chỉ nhánh kiểm tra hồ sơ: phê duyệt các bộ hồ sơ đạt yêu cầu, từ chối duyệt các bộ hồ sơ chưa đạt, yêu cầu bưu cục hoản thiện bổ sung.
2.2.2 Môi trường kinh doanh dich va COD 1. Môi trường vĩ mô
a. Môi trường chính trị - pháp luật
Viettel Post Thủ Đức là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội Viettel, là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính nên để kinh doanh thì Viettel Post Thủ Đức phải tuân thủ một số bộ luật như: Luật Doanh nghiệp (2014), Luật Bưu chính (2010).
Sau khi chia tách Bưu chính — Viễn thông năm 2008 chính phủ ngay lập tức đưa ra các bộ luật riêng cho từng ngành giúp các doanh nghiệp hoạt động trong ngành Bưu chính để dàng tiếp cận và thực hiện, tạo được môi trường chính trị - pháp luật ôn định, giúp các doanh nghiệp noi chung va Buu dién Trung tam Gia Dinh noi riêng hoạt động một cách hiệu quả hơn.
b) Môi trường văn hóa — xã hội
Thành phố Thủ Đức có diện tích 211,56 km?, dân số năm 2019 là 1.013.795
người, mật độ dân số đạt 4.792 ngườikm2. Và Quận Bình Thạnh có diện tích 20,78 km2, dân số năm 2019 là 499.164 người, mật độ dân số đạt 24.021 người/km?.
Các số liệu thống kê trên cho ta thấy nhu cầu dịch vụ bưu chính chuyền phát. Khi mà nhu cầu gửi quà, tài liệu của mọi người về cho gia đình và người thân, đặc biệt vào các dip lễ tết. Đây là một thị trường bưu chính năng động và cạnh tranh.
Ngoài ra đây còn là khu vực tập trung đông dân cư. Nhu cầu sử dụng dịch vụ bưu chính của các đoanh nghiệp nảy rất cao, các hợp đồng chuyên phát giữa Viettel Post
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
Vùng 5 với các doanh nghiệp này là nguồn thu chinh va kha 6n định của chỉ nhánh.
Nhờ vậy mà sự phát triển của Viettel Post Vùng 5 ngày càng ôn định.
e) Môi trường kinh tế
Tp.Thủ Đức là nơi có thị trường đã và đang phát triển rất mạnh trên tất cả các lĩnh vực.
Ngoài ra, Tp.Thủ Đức là nơi tập trung đông dân cư, có vị trí thuận lợi, nhiều cơ quan, khu công nghệ cao, siêu thị, nhà hàng, khách sạn... Nơi đây có nền kinh tế năng động, phát triển mạnh và nhu cầu tiêu thụ của người dân khá cao. Và là địa phương có thu nhập bình quân đầu người cao nhất nước trong nhiều năm. GRDP bình quân đầu
người (theo giá hiện hành) năm 2022 đạt 186,2 triệu đồng/năm (cùng kỳ năm 2021 dat
175 triệu đồng/năm), tăng 11,2 triệu đồng so với năm 2021. Với mức thu nhập này
Tp. Thủ Đức là nơi thích hợp dé phat triển các loại hình dịch vụ chất lượng cao trong đó bao gồm cả dịch vụ Bưu chính.
Tóm lại, với những chỉ tiêu phát triển kinh tế trên cho thấy đời sống người dân trên địa bàn Tp.Thủ Đức rất ôn định, mức sống ngày càng tăng cao, đời sống tính thần theo đó cũng dần được nâng lên. Đây là cơ hội lớn cho ViettelPost Vùng 5 trong việc tăng cường phát triển dịch vụ mới, mở rộng thị trường.
đ) Môi trường công nghệ
Bên cạnh thách thức lớn từ sự phát triển công nghệ thì Viettel Post Vùng 5 đã nhanh chóng tận đụng công nghệ đề phát triển bưu chính điện tử. Các chương trình tin học ứng dụng đã được áp dụng dé quan lý một số dịch vụ; đội ngũ kĩ thuật công nghệ thông tin chuyên nghiệp nên đã có thể tự tạo riêng cho mình website mang thương hiệu riêng của mình. Đã cho ra mắt ứng dụng tích hợp thương mại điện tử. Ứng dụng này có thế hỗ trợ kết nối bán hàng với các thương mại điện tử như Lazada, Amazon, Shopee, Tiki, déng bộ thông tin san pham, tồn kho và đơn hàng.... Hệ thống định vị bưu phẩm ngày cảng phát triển đã giúp khách hàng dễ dàng tra cứu thong tin van chuyên bưu phẩm, Viettel Post Vùng 5 cũng chủ động hơn trong việc quản lý hướng đi, điểm đến của bưu phẩm, nhờ đó giảm thiêu tối đa sự thất lạc trong vận chuyên bưu phẩm.
6) Môi trường tự nhiên
Tp.Thủ Đức là thành phố thuộc miền Đông Nam bộ, năm trong Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam. Tuy nhiên Tp. Thủ Đức đang phải đối mặt với những vấn đề của một đô thị lớn có dân số tăng quá nhanh. Trong nội ô Thành phố đường xá trở nên quá
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
tải, thường xuyên ùn tắc giao thông. Hệ thống giao thông công cộng kém hiệu quả. Do đó phần nào gây khó khăn cho quá trình vận chuyển bưu gửi, làm ảnh hưởng đến thời gian toàn trình của bưu gửi.
Mặc dù Việt Nam có trữ lượng đầu khí không nhỏ nhưng hâu hết đều là dầu thô.
Lượng xăng dau sử dụng hàng ngày được nhập hơn 70% từ nước ngoài. Việc phụ thuộc như vậy dẫn đến tình trạng giá được điều chỉnh liên tục theo sự thay đổi của thị trường quốc tế. Đa số, sau mỗi đợt điều chỉnh, giá lại nhích lên làm tăng chỉ phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là ngành vận tải.
Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính cũng chịu ảnh hưởng
không nhỏ khi giá xăng tăng. Đó là vì tính chất hoạt động luôn gắn với việc vận
chuyên bưu gửi, tài liệu nên tiêu tốn lượng xăng khá lớn. Chi phí này có nguy cơ ăn vào lợi nhuận kế hoạch đề ra. Nhiều doanh nghiệp đã tính đến trường hợp tăng giá
dịch vụ hoặc phụ phí xăng dầu. Tuy nhiên, việc điều chỉnh giá cần xem xét rất kỹ, vì
điều này có thê đây khách hàng đến với đối thủ cạnh tranh. Đó là một thách thức lớn
đối với doanh nghiệp.
2.Môi trường vĩ mô a. Khách hàng
Thị trường khách hàng dịch vụ COD Viettel Post bao gồm khách hàng cá nhân, khách hàng là các doanh nghiệp. Các nhóm khách hàng khác nhau lại có quy mô, tần suất sử dụng khác nhau:
- Nhóm khách hàng là các cá nhân: Dân số của Tp.Thủ Đức và cả Bình Thạnh có 1.512.959 người. Đây đều có thê là những khách hàng tiềm năng sử dụng các dịch vụ tiện ích nói chung và dịch vụ COD riêng ở Viettel Post Vùng 5. Những năm gần đây, thu nhập bình quân đầu người tăng, mức sống tăng, nhu cầu của khách hàng ngày càng
cao, cùng với việc cạnh tranh dịch vụ, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo chất lượng vả
giá cả là những vấn đề rất khó khăn mà đoanh nghiệp phải chịu áp lực từ phía khách
hàng.
- Nhóm khách hàng là các doanh nghiệp: Đối tượng khách hàng thường xuyên gửi là:
+ Các công ty mua bán trên mạng, trên truyền hình: các shop mua bán, công ty Tiki, ....với số lượng khoảng 55 khách hàng thường xuyên.
+Các nhà sách: các nhà sách, nhà xuất bản với số lượng khoảng 45 nhà sách.
+ Các công ty dược phẩm, mỹ phẩm: khoảng 20 công ty.
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
Dich vu COD phục vụ chủ yếu là khách hàng đoanh nghiệp. Do đó phải đảm bảo vừa về mặt chất lượng vừa về mặt giá cả Bưu điện mới có thé duy tri va phat trién nguồn khách hàng chính này. Viettel Post hiện có hơn 45 Trung tâm Thương mại lớn, hơn 5.500 hộ buôn bán, nhiều ngân hàng: chỉ nhánh ngân hàng Á Châu (ACB), chi nhánh ngân hàng Công Thương... Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ có tham gia thương mại điện tử cũng tăng mạnh. Khách hàng lớn tạo nguồn doanh thu cho công ty nhưng cũng đồng thời tạo áp lực về việc không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu.
Nhóm khách hàng là các cá nhân các shop chuyên buôn bán hàng qua mạng online và gửi hàng qua bưu cục. Khách hàng này chiếm 25% tổng số khách hàng của dịch vụ COD, họ sử dụng dịch vụ này đề trao đôi thông tin, giao lưu nên rất quan tâm đến giá cước dịch vụ.
b. Nhà cung cấp
Hiện nay Viettel Post là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội Viettel nên nhu cầu về nguồn vốn, tài sản, nhân lực do cấp trên “rót”
xuống. Còn đối với các nhà cung cấp ngoài ngành thì mua qua hình thức đấu thầu.
Nhìn chung, các nhà cung cấp của Viettel Post Vùng 5 ổn định, ít gây áp lực, ảnh hưởng không nhiều đến hoạt động của đơn vị. Đây là một yếu tố thuận lợi. Tạm thời chưa chịu nhiều sức ép từ tài chính. Nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào: Sau nghị định
§4/2009/NĐ- CP, từ 15/10/2009, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu được quyền chủ
động điều chỉnh giá bán trong phạm vi tăng/giảm 7% so với giá cơ sở. Việc giá nhiên liệu biến động là một sức ép đối với các đoanh nghiệp sử dụng xăng dầu là nhiên liệu đầu vào đề sản xuất nói chung cũng như các công ty có sử dụng dịch vụ vận tải nói riêng. Điều này tạo ra một phần áp lực trong công tác vận chuyền, thu tiền, giao hàng tận nhà của bưu cục.
Nguồn cung ứng nhân lực: hệ thống đào tạo trong nước chuyên ngành bưu chính có trình độ cao còn ít, việc đào tạo lao động quản lý chuyên về bưu chính chưa được quan tâm đây đủ.
c. Đối thủ cạnh tranh
Theo thống kê từ Bộ Thông tin và Truyền thông năm 2019, Bộ đã cấp giấy phép hoạt động bưu chính, chuyên phát cho 313 doanh nghiệp; cấp xác nhận thông báo làm dịch vụ vận chuyên hàng hóa cho 42 đoanh nghiệp. Có thê thấy lực lượng tham gia dịch vụ chuyên phát, giao nhận hàng hóa ở nước ta hoạt động khá sôi động và có nhiều lựa chọn cho khách hàng. Các doanh nghiệp này bao gồm nhiều loại hình doanh
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI
nghiệp: doanh nghiệp nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân, công ty cô phần v.v... Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp đều có điểm mạnh, điểm yếu riêng của mình.
Tổng công ty cỗ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post):
Đây là đơn vị vận chuyển hàng hóa có cô đông lớn nhất là Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội (Viettel) được thành lập năm 1997 với mạng lưới rộng khắp trên cả nước. Viettel Post hiện nay còn có một công ty thành viên tại Campuchia, trở thành doanh nghiệp bưu chính Việt Nam đầu tiên mạnh đạn đầu tư kinh doanh ra thị trường nước ngoải.
Ưu điểm: Bảo quản hàng hóa tốt, nhân viên chuyên hàng có trách nhiệm cao. Mạng lưới giao hàng rộng khắp cả nước. Có dịch vụ đến lấy hàng tận nơi, không cần phải mang hàng ra bưu cục Viettel Post. Miễn phí chuyên hoàn về đối với đơn hàng nội
thành, miễn phí thu hộ đối với các đơn hàng nội tỉnh. Vận chuyên hàng nặng, hàng
công kẻnh.
Nhược điểm: Giá vận chuyên cao hơn so với các đơn vị vận chuyên hàng hóa
khác.Thời gian giao hàng khá chậm. Không hỗ trợ thay đôi COD đối với đơn hàng
đang được vận chuyền.
Viettel Post và Vietnam Post là hai doanh nghiệp chiếm thị phần lớn trên thị trường bưu chính nói chung cũng như thị trường dịch vụ phát hàng thu tiền nói riêng.
Đây là hai doanh nghiệp mà nhà nước chiếm vốn 100% và cô phần chỉ phối. Ngoài hai
doanh nghiệp này trên thị trường còn rất nhiều doanh nghiệp thuộc công ty cô phân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân... cũng tham gia cung cấp dịch vụ.
* Đối thủ cạnh tranh - Tông công ty Bưu điện Việt Nam (Vietnam Post):
Là doanh nghiệp bưu chính lâu đời nhất, 100% vốn nhà nước, có mạng lưới nhận phát rộng nhất cả nước phủ rộng 63/63 tỉnh thành, năng lực đứng đầu về quy mô khi có tông 700 bưu cục phát được tô chức tại các trung tâm tỉnh/thành phé/quan /huyén khắp cả nước. Vietnam Post có 800 bưu cục cấp 3 quản lý tuyến phát tại khu vực phường xã, 13.000 tuyến phát hàng hóa tại địa chỉ khách hàng, 40.000 cán bộ công
nhân viên, trong đó 18.000 bưu tá và nhân viên phát xã trên toàn quốc được đào tạo
tốt; có trung tâm lưu trữ hàng hóa ở các thành phố lớn. Đây là doanh nghiệp chiếm thị phần lớn nhất.
SVTH: NGUYÊN THỊ BÍCH THOẠI