16h00 - 16h35| Định hướng phát triển du lịch cùng thực trạng và xu hướng của
11 hoạt động lưu trủ
16h35 - 16h45[ Thảo luận
12
16h45 - 17h00| Tổng kết 13
17h00 BÉ mạc
14 Chúng tôi tin rằng ông/bà có kinh nghiệm và kiến thức quan trọng để đóng góp cho
buổi thảo luận và hội thảo của chúng tôi.
Xin vui long xác nhận sự tham dự của ông/bà bằng cách gửi email hoặc liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại dưới đây:
Email: [Địa chỉ email liên hệ]
Điện thoại: [Sô điện thoại liên hệ]
Chúng tôi mong nhận được sự tham gia của ông/bà trong hội thảo này và chân thành cảm ơn sự quan tâm và sự ủng hộ của ông/bà.
Trân trọng./.
- CONG TY QC & HC TRIEN LAM CIS VIET NAM -
c) Xác nhận tham dụ Muc dich:
Xác nhận số lượng tham dự: một trong những mục tiêu chính của việc xác nhận tham dự là xác định chính xác só lượng người dự kiến sẽ tham gia sự kiện. điều này giúp tô chức có cái nhìn rõ ràng về quy mô của sự kiện và chuẩn bị tài nguyên cũng như dịch vụ phủ hợp.
Thu thập thông tin cần thiết: xác nhận tham dự cung cấp cơ hội thu thập thông tin quan trọng về những người sẽ tham dự, bao gồm tên, thông tin liên lạc, công ty hoặc tô chức đại diện. thông tin này có thể được sử dụng cho việc chuẩn bị sự kiện và tiếp xúc sau này.
Quán lý dự trữ và dịch vụ: bằng việc biết chính xác số lượng người tham dự, tô chức có thẻ quán lý tốt hơn dự trữ và dịch vụ cho sự kiện, như đặt chỗ, phục vụ thức ăn, hoặc chuẩn bị quà tặng.
Tạo sự tô chức chính xác: thông tin về việc xác nhận tham dự giúp tô chức có thẻ tô chức sự kiện một cách chính xác và hiệu quả hơn. điều này bao gồm việc sắp xếp không gian, lịch trình, và các hoạt động trong sự kiện.
Tăng tỷ lệ tham dự: việc gửi lời nhắc nhở và xác nhận tham dự có thẻ tăng tỷ lệ tham dự bằng cách nhắc nhở những người đã đăng ký và tạo động lực cho những người chưa xác nhận.
Dam bao sự thuận lợi và sự hài lòng: xác nhận tham dự giúp đảm bảo rằng moi người đã nhận được thông tin cần thiết về sự kiện và cảm thây tự tin và hài lòng về quá trình đăng ký và tham gia.
Khách mời xác nhận tham dự bằng form dưới đây:
Kính gửi: CÔNG TY QC & HC TRIỄN LÃM CIS VIỆT NAM
Tôi xIn xác nhận tham dự Hội thảo Ngành Du lịch và Khách sạn - Ngành Nghỉ dưỡng Việt Nam - Cơ hội & Thách thức. Tôi rất hân hạnh nhận lời mời và mong được tham gia sự kiện này.
Họ và tên: [ Tên của tôi]
Chức danh: [Chức danh cua tdi]
Công ty/Tôổ chức: [Công ty/Tô chức của tôi]
Địa chỉ: [Địa chỉ công ty/tỗ chức của tôi]
Email: [Địa chỉ email của tôi]
Số điện thoại: [Số điện thoại của tôi]
Tôi rất mong được nghe các diễn giả xuất sắc và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về ngành du lịch và khách sạn, đặc biệt là về ngành nghỉ dưỡng tại Việt Nam. Tôi hy vọng hội thảo sẽ mang đến những cái nhìn sáng tạo, cập nhật và thúc đây sự phát triển của ngành trong thời gian tới.
Xm vui lòng xác nhận việc nhận được thông tin nay va chung tôi sẽ tuân thủ mọi yêu cầu và hướng dẫn của tô chức.
Tran trọng, [Tên của tôi]
Hoặc Xin vui lòng xác nhận sự tham dự của ông/bà bằng cách gửi email hoặc liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại dưới đây:
Email: [Địa chỉ email liên hệ]
Điện thoại: [Sô điện thoại liên hệ]
Chúng tôi mong nhận được sự tham gia của ông/bà trong hội thảo này và chân thành cảm ơn sự quan tâm và sự ủng hộ của ông/bà.
Tran trong,
- CONG TY QC & HC TRIEN LAM CIS VIET NAM -
d) Chăm sóc khách mời Xây dựng môi quan hệ: chăm sóc khách mời giúp xây dựng và duy trì môi quan hệ tích cực với họ. điều này có thẻ tạo ra sự liên kết và lòng trung thành từ phía khách mời đối với tô chức.
Tăng tính hứng thú và sự tham gia: bằng cách cung cáp thông tin cập nhật và hấp
Dam báo thông tin chỉ tiết: chăm sóc khách mời giúp đám bảo rằng họ có đủ thông tin và hiểu biết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, chương trình, và các chỉ tiết khác liên quan.
Hỗ trợ và giải đáp thắc mắc: tô chức sự kiện có thê cung cấp sự hỗ trợ và giải dap các thắc mắc của khách mời liên quan đến sự kiện, từ việc đặt vé, di chuyền đến thông tin về chương trình
Xác định số lượng khách tham gia Khi nhận được danh sách khách mời, dựa trên danh sách đó phối hợp chặt chẽ làm việc với phía khách hàng. Bước đầu tiên cơ bán cần làm là tiễn hành việc gửi thư mời và
gọi điện xác nhận sự có mặt của các vị khách mời..
Trong toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra, nên có sự liên lạc với khách
hàng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không
của khách mời và đưa ra danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất.
Ngoài ra cũng có các vấn đề phát sinh khác liên quan đến khách mời tới sự kiện nên người làm chương trình sự kiện cũng nên tìm hiểu đề xử lý các tình huồng liên quan đến khách mời trong tô chức sự kiện.
Điều phối khu vực check-in khách mời Khi tô chức hội thảo, bồ trí 2-4 chiếc bàn cùng những PG chịu trách nhiệm check in những
vị khách tham dự. Cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật quan trọng hay đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia sự kiện bằng cách sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.
Bên cạnh đó, đề tránh sự ô ạt, chen lấn ra vào, bồ trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng dé check m. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm có thê đặt thêm nhiều bản có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lây thông tin, bản tặng quà doorgift, bàn cài hoa lên áo...
Đảm bảo an toàn cho khách tham gia sự kiện Việc đảm bảo an toàn cho những vị khách mời tham dự sự kiện sẽ khá là đơn giản và dé đàng đổi với những sự kiện được tổ chức ở những khu vực chuyên tô chức hội nghị hay phòng hội nghị. Tuy nhiên, là một nhà tô chức sự kiện chuyên nghiệp,
Người tô chức sự kiện phải chú ý đến an toàn của trẻ nhỏ nêu khách mời ngoài người lớn còn có trẻ em đi cùng.
Một điều cũng cần được lưu ý trong quá trình thiết kế không gian tô chức sự kiện đó là tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các khu vực để khách mời có thé dé dàng tham gia các hoạt động và chương trình mà phía đơn vị tô chức đưa ra. Cần đám báo rằng lối thoát hiểm hay khu vực cửa ra vào phải đủ rộng rãi và thông thoáng để khi xảy ra những tình huống bất ngờ sẽ có thê kịp thời giải quyết.
4.1.3. Địa điểm tổ chức
a) Danh sách các địa điểm tổ chức
Dự tính số lượng người tham gia hội thảo lên đến 300 người và 30 đại biểu. Yêu cầu
cần có một phòng hội nghị đáp ứng sức chứa từ 400 — 500 người. Đề xuất một số đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội nghị đạt yêu cầu đã đưa ra:
Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC) Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Tân Bình (TBECC)
Trên đây là hai trung tâm hội nghị đáp ứng yêu cầu về sức chứa trong một phòng hội nghị. Xét thêm các yếu tô về sự thuận tiện giao thông, ngôn ngữ trong hội thảo Anh — Việt (Dịch cabin) thì Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC) không chỉ đáp ứng về sức chứa mà còn đáp ứng các yêu câu phụ ảnh hưởng đến tính chât của hội thảo.
b) Khảo sát địa điểm thực té
Phòng Hội nghị - tầng 2 tại Trung tâm Hội nghị và Triển lãm Sài Gòn (SECC) có sức chứa 500 người, có hỗ trợ dịch cabin thực tế đáp ứng với yêu cầu đã đặt ra.
Ngoài hệ thống phiên dịch, các thiết bị nghe, nhìn, kỹ thuật và hệ thống viễn thông,
kết nối Internet đảm bảo chất lượng tốt phục vụ hội thảo.
Khu vực hành lang rộng rãi, các lối ra vào thuận tiện hợp lý.
Khu vực nhà hàng — coffee: một khu vực coffee có khả năng phục vụ 200 khách và một nhà hàng có khả năng phục vụ 500 khách.
Khu vực giữ xe với sức chứa 500 xe ô tô và 1300 xe gắn máy.
c) Sơ đồ tổ chức và bố trí
TẦNG 2
ng Ol Phòng Hội nghị Phòng
: ho
khach Backdrop : P
sự kiện
Bàn tiếp đón L ai biểu
Thang bộ 1 | THỊ Thang bộ
Thang máy Dg ens may
—|
Hình 4.1: Sơ đồ vị trí phòng hội nghị tầng 2 — Trung tâm Hội nghị và Triển lãm Sài Gòn