Trong thời gian 02 tháng thực tập tại Bộ NN&PTNT tôi đã được các cán bộ của phòng Văn thư và phòng Lưu trữ hướng dẫn, chỉ bảo rất tận tình và hoàn thành đợt thực tập với những trải nghiệm vô cùng ý nghĩa. Vận dụng những kiến thức đã được học ở trường về lý luận vào thực tiễn về công tác hành chính văn phòng tôi đã có thêm được nhiều kinh nghiệm và những bài học bổ ích về nghiệp vụ hành chính văn phòng. Điều đó giúp tôi tự tin hơn trước khi chính thức trở thành một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Bằng niềm đam mê công việc cộng với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Văn phòng Bộ, tôi đã nghiên cứu các tài liệu liên quan tới công tác văn phòng và điều quan trọng hơn là tôi được tiếp xúc với công việc như một nhân viên văn phòng Bộ. Dưới đây là những nhận xét và đánh giá của tôi dưới góc độ là một sinh viên năm cuối của trường Đại học Nội vụ Hà Nội mong rằng Văn phòng Bộ nói riêng và Bộ Nông nghệp nói chung ngày càng phát triển, có nhiều đóng góp hơn nữa cho sự phát triển của nước nhà.
1. Công tác văn phòng
Bộ Nông nghiệp và PTNT là một cơ quan lớn nên Lãnh đạo Bộ luôn quan tâm đến công tác văn phòng nhằm đảm bảo mọi hoạt động của cơ quan luôn thông suốt, kịp thời, chính xác và mang lại hiệu quả cao. Cùng với sự phát triển của Bộ, Văn phòng Bộ đã không ngừng nỗ lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phục vụ hiệu quả cho hoạt động của Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng.
Ưu điểm:
Công tác lãnh đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị tiếp tục được đổi mới; tăng cường kiểm tra, giám sát, đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện.Công tác hành chính văn phòng của Bộ đã hoàn thành cơ bản chức năng của mình là tham mưu, tổng hợp và phục vụ hậu cần. Văn phòng đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình đó đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc cỏn bộ văn phũng với Lónh đạo Văn phũng, cú sự xem xột, theo dừi, kiểm tra thường xuyên của Lãnh đạo Văn phòng giúp cho việc xây dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo đường lối, chủ trương của cơ quan nhà nước cấp trên
Bên cạnh đó việc hiện đại hóa văn phòng cũng ngày được quan tâm. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 mà Bộ đã áp dụng vào công tác hành chính hiện nay đã đi vào hoàn hiện và ngày càng phát huy hiệu quả. Văn phòng cũng luôn chú trọng đến việc đàu tư sắm các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công tác hành chính văn phòng.
Văn phòng đã thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện dân chủ, gắn thực hiện quy chế dân chủ với Luật công chức, Luật phòng chống tham nhũng, Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, công khai dân chủ trong việc thực hiện các chủ trương của Bộ, Văn phòng.
Nhược điểm:
- Bố trí phòng làm việc chưa thực sự phù hợp. Vì là phòng khép kín nên dẫn đến việc thiếu ý thức tự giác, lãnh đạo khó kiểm tra, chỉ đạo. Hươn nữa vệc bố trí hiện nay khiến phòng làm việc tốn diện tích, lãng phí trang thiết bị. Phòng photo tài liệu đang đặt chung cùng với phòng làm việc dẫn tới việc đi lại trong phòng bất tiện, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Ngoài ra phòng làm việc cần bố trí trang thiết bị khoa học hơn tránh để tình trạng điện thoại bàn để bên phía tay phải gây bất tiện khi muốn ghi thông tin lúc đang nghe điện thoại.
- Lãnh đạo thường xuyên đi vắng dẫn đến việc kiểm tra, đôn đốc còn nhiều hạn chế, công văn, giấy tờ đến nhiều không có người giải quyết dẫn đến việc ùn tắc giấy tờ, tiến độ công việc chậm lại.
- Lãnh đạo chưa quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên mà chỉ quản lý trên quá trình đánh giá tông kết.
- Giữa các đơn vị hay có sự luân chuyển cán bộ làm công việc bị dán đoạn, hiệu quả công việc giảm sút.
- Xây dựng, bổ sung và đôn đốc thực hiện chương trình công tác, kế hoạch, xây dựng văn bản phục vụ công tác quản lý chưa được thường xuyên.
2. Công tác văn thư Ưu điểm:
Công tác văn thư đã được tăng cường cả từ nhận thức, sự quan tâm cuả lãnh đạo các cấp và công chức đến việc bố trí, nhân lực, nguồn lực. Việc quản lý văn bản đi và văn bản đến đã được chú trọng, quản lý chặt chẽ hơn đảm bảo chất lượng theo quy định của nhà nước.
Các khâu nghiệp vụ trong quá trình soạn thảo văn bản đã được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng và thể hiện được tính chuyên nghiệp của cơ quan Bộ.
Công tác lập hồ sơ cũng đã thực hiện theo các quy chuẩn của nhà nước. Hiện nay, công tác sử dụng và quản lý con dấu cơ quan, con dấu nghiệp vụ dượccán bộ làm công tác văn thư thực hiện rất chặt chẽ. Đóng dấu phát hành văn bản nhanh chóng, chính xác, không để xảy ra tình trạng các văn bản chưa đóng dấu.
Một ưu điểm nổi bật của công tác này nữa là công tác văn thư đã thực hiện tốt nội dung cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản được quan tâm chỉ đạo, ứng dụng ở các đơn vị.
Nhược điểm:
* Về soạn thảo văn bản:
- Chất lượng văn bản tại một số đơn vị chưa tốt, có văn bản khi trình ký còn để Lãnh đạo Bộ chỉnh sửa nhiều lần.
- Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản còn nhiều sai xót, chưa đúng ký hiệu văn bản theo quy định (công văn nhưng lại có tên loại, thiếu từ BC trong số ký hiệu của báo cáo).
- Việc rà soát văn bản trước khi ký duyệt văn bản của thủ trưởng các đơn vị còn chưa chặt chẽ nên khi bộ phận văn thư làm thủ tục lấy số, đóng dấu phát hiện có sai xót thì việc sữa chữa gặp rất nhiều khó khăn.
- Việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản vào công tác văn thư là điều đáng khen nhưng mạng hay bị lỗi dẫn đến việc đăng ký văn bản gặp nhiều khó
khăn. Trong khi đó cán bộ văn thư chưa thông thạo về máy tính và cách soạn thảo văn bản trên máy tính.
* Về quản lý văn bản đi:
- Một số văn bản sau khi đóng dấu chậm được các đơn vị phát hành, nhất là các văn bản QPPL, văn bản phát hành số lượng lớn.
- Số lượng văn bản phát hành thường nhiều hơn so với yêu cầu được duyệt.
- Chưa có sự phối hợp tốt giữa văn phòng với các đơn vị trong việc thực hiện quy trình quản lý văn bản, nhân bản khi phát hành nên chưa đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
* Về chuyển giao văn bản
- Việc ghi sổ và ký nhận chuyển giao văn bản giữa Văn thư Bộ và các đơn vị, giữa các đơn vị đến cá nhân nhiều khi chư được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ.
- Chuyển giao văn bản giữa văn thư Bộ với các đơn vị trong một số trường hợp còn chậm chạp.
- Một số đơn vị, cá nhân, khi nhận văn bản chưa kịp thời nghiên cứu, xin ý kiến chỉ đạo cụ thể gây chậm, không đáp ứng nhu cầu nơi gửi.
3. Công tác lưu trữ
Bộ Nông nghiệp và PTNT đã nghiêm chỉnh chấp hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg để tổ chức triển khai tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra tới các đơn vị trong Bộ và trực thuộc Bộ, đặc biệt là sau khi có Luật Lưu trữ, không ngừng nâng cao nhận thức cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chứ, người lao động thấy rừ ý nghĩa và mục đớch của Luật, đồng thời tuõn thủ và thực hiện đúng những quy định đã ghi trong Luật.
Tài liệu thu thập về đã được thống kê, bảo quản không để tình trạng tài liệu bị ẩm mốc, thất thoát, phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng, từng bước hiện đâị hóa công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ của Bộ đã và đang được thực hiện đúng theo sự chỉ đạo của Nhà nước nói chung về công tác lưu trữ.
Công tác giao nhận tài liệu thực hiện đúng theo quy định của cơ quan, mang tính bảo mật và tránh mất, thất lạc tài liệu.
Bên cạnh đó cán bộ lưu trữ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; Bộ đã quan tâm đến chế độ đãi ngộ độc hại đối với cán bộ lưu trữ.
Nhược điểm:
- Hiện nay, việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại Bộ và các đơn vị trực thuộc rất lớn, kho tàng ngày càng chật. Việc đại tu, xây dựng kho mới chưa được thực hiện nên gây khó khăn cho việc quản lý. Hệ thống phòng đọc chưa có, vẫn chung với phòng làm việc dẫn đến hạn chế trong công việc chuyên môn.
- Phòng Lưu trữ vẫn còn trống chức Phó phòng, gây ảnh hưởng đến giải quyết công việc, nhất là khi Trưởng phòng đi vắng.
- Phân loại tài liệu chưa khoa học, hợp lý dẫn đến việc tra tìm còn gây mất nhiều thời gian; việc mất mát tài liệu vẫn xảy ra do hệ thống hóa và biên mục không đầy đủ; việc đánh số lưu trữ bằng số la mã gây nhiều khó khăn, nhầm lẫn khi tra tìm.
- Không gian kho chật hẹp ảnh hưởng đến sức khỏe cho người làm việc và người đến tìm tài liệu. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, hết hạn mà chưa giao nộp.
- Công cụ tra tìm tài liệu còn thô sơ, máy photo của phòng chỉ photo được tờ một và một mặt gây khó khăn trong quá trình làm việc.
Đặc biệt là trong quá trình làm việc tôi nhận ra việc phân loại tài liệu ở đây còn nhiều hạn chế. Các loại tài liệu chỉ được phân làm 2 tập tài liệu chung đó là: một tập là các loại quyết định còn một tập là các loại công văn (nhưng lại bao gồm cả công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, báo cáo…).
II. Đề xuất và giải pháp