- Hiện đại hóa văn phòng: sự phát triển của văn phòng cũng là một phần trong sự phát triển, hiện đại hóa đất nước. Vì vậy việc hiện đại hóa văn phòng là điều không thể thiếu đối với mỗi cơ quan. Văn phòng Bộ luôn áp dụng những
tiêu chuẩn mới nhất về hiện đại văn phòng, điều quan trọng hơn là giúp con người thích ứng với các trang thiết bị hiện đại, hiện đại trong chính suy nghĩ, tri thức của mỗi công chức, viên chức.
- Khi lãnh đạo đi công tác cần ủy quyền cho cá nhân khác xử lý công việc của mình và cá nhân đó phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước lãnh đạo Bộ.
-Trau dồi kỹ năng giao tiếp của cán bộ văn phòng bằng các cuộc thi năng cao kỹ năng mềm để họ học hỏi nhiều hơn nữa, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp bằng ngoại ngữ để giúp ích cho công việc. Bên cạnh đó cần bố trí cán bộ theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ.
- Cần phải thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức chuyến đi công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc này không những nâng cao trình độ bản thân cán bộ mà còn mang kiến thức học được về giúp đỡ các cán bộ khác của cơ quan. Đây là chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được công đào tạo lại mang đến hiệu quả cao.
- Tích cực triển khai thực hiện cải cách hành chính, tin học quản lý...góp phần ổn định, tăng cường kỹ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan Bộ.
- Thiết chặt hơn nữa thời gian làm việc tại cơ quan, tránh tình trạng đi muộn về sớm với nhiều lý do khác nhau.
2. Công tác văn thư
Để sớm đưa công tác văn thư vào nề nếp, khắc phục những hạn chế nêu trên cần:
- Nâng cao chất lượng truyền tải mạng máy tính trong cơ quan thay thế máy tính đã sử dụng nhiều năm, luôn cập nhật những bản mềm mới nhất.
- Tuyển một cán bộ có trình độ giỏi về hệ thống mạng để khắc phục mạng lưới internet của cơ quan nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc, giúp công chức, viên chức làm việc có hiệu quả nhanh hơn, không để tình trạng ngồi chơi trong thời gian làm việc do lỗi thiết bị.
- Cần có văn bản hướng dẫn giải mật hồ sơ, tài liệu đối với tài liệu thuộc cơ quan hành chính, quy trình quản lý tài liệu mật trong quá trình xử lý văn bản.
3. Công tác lưu trữ
- Xem xét quy định thống nhất về tổ chức hệ thống thực hiện công tác lưu trữ các cơ quan, đơn vị hành chính, yêu cầu về tổ chức, biên chế thực hiện công tác lưu trữ.
- Có quy định cụ thể và ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác lưu trữ của Bộ, ngành một cách thống nhất và toàn diện.
- Thường xuyên tổ chức tập huấn, hội thảo theo các chuyên đề để nâng cao trình độ; tham quan trong và ngoài nước cho cán bộ công chức làm công tác lưu trữ.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến luật Lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác này.
- Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Trong suốt hai tháng làm thực tập tại Văn phòng Bộ tôi nhận ra bản thân còn nhiều thiếu xót và nhận thấy rằng nhà trường cần có những phương pháp dạy mới hiệu quả hơn. Thiết nghĩ, nhà trường nên đưa nhiều thực hành hơn nữa vào quá trình học tập, giảm bớt các môn đại cương. Ngoài ra, nhà trường cũng cần đầu tư thêm về môn tiếng anh vì khi ra trường ngoại ngữ là cơ sở, điều kiện để cơ quan tuyển dụng nhân sự. Trên đây là những đề xuất, kiến nghị của tôi dưới góc độ là một sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng. Tôi mong rằng công tác hành chính Văn phòng của Bộ ngày càng hoàn thiện hơn và trở thành cánh tay vững chắc cho Bộ Nông nghiệp và PTNT trên con đường hội nhập kinh tế thế giới.