2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội
2.2.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng Bộ là người trực tiếp giúp Bộ trưởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Đối với văn bản đi:
+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;
+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do Văn phòng Bộ ban hành;
+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng;
+ Xem xét và ký chịu trách nhiệm về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đối với tất cả các văn bản đi trước khi trình lên lãnh đạo Bộ ký;
- Đối với văn bản đến: Chánh Văn phòng xem xét các văn bản quan trọng và cho ý kiến giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị cá nhân và báo cáo lãnh đạo Bộ về những công việc quan trọng;
Chuyên ngành QTVP
- Đối với việc lập hồ sơ: Chánh văn phòng giúp Bộ trưởng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng thời gian quy định;
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Chánh Văn phòng giúp Bộ trưởng quản lý và kiểm tra việc sử dụng các loại con dấu của cơ quan.
Qua đây cho thấy trách nhiệm của Chánh Văn phòng khá nặng lề.
2.2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
a. Các văn bản của Nhà nước
Hiện nay công tác văn thư, lưu trữ của Bộ đã và đang thực hiện theo các văn bản quy định sau:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
+ Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Lưu trữ
+ Công văn số 425/VTLTNN-CVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;
+ Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an Quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 25//2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;
b. Các văn bản về công tác Văn thư, lưu trữ do Bộ ban hành
Chuyên ngành QTVP
Chánh Văn phòng đã tham mưu cho Bộ trưởng ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ như:
+ Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20/5/2005 của Văn phòng Bộ Lao đông - Thương binh và Xã hội về việc sử dụng tờ trình và phiếu trình khi trình lãnh đạo Bộ;
+ Công văn số 3109/LĐTBXH-PC ngày 20 tháng 9 năm 2005 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Giám sát việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật;
+ Công văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Lao đông - Thương binh và Xã hội Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+ Công văn số 3043/LĐTBXH-VP ngày 31 tháng 8 năm 2006 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Về thực hiện Chỉ thị của Thủ Tướng Chính phủ về soạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh.
+ Quyết đinh số 09/2006/QĐ-LĐTBXH ngay 05 tháng 12 năm 2006 của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội về việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước về Lao động, Thương binh và Xã hội.
+ Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế làm việc của Bộ.
+ Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30 tháng 3 năm 2007 của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội Ban hành quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lao động, thương binh và xã hội.
+ Công văn số 1487/LĐTBXH-VP ngày 04 tháng 5 năm 2007của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, lưu trữ năm 2006….
Mang đặc thù của một cơ quan lớn cấp trung ương do vậy các văn bản về hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ là khá đầy đủ và chi tiết.
Chuyên ngành QTVP 3. Khảo sát về tình hình công tác lưu trữ 3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan 3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
-Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu thập những tài liệu theo quy định tại Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 về bảo vệ tài liệu quốc gia.
Được sự quan tâm của thủ tưởng các đơn vị nên việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan đã có những bước chuyển biến tớch cực, khối lượng thu thập vào lưu trữ cơ quan tăng rừ rệt, chất lượng hồ sơ đã được cải thiện. Năm 2010, đã thu về lưu trữ cơ quan 55 mét tài liệu.
3.1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ sau khi thu thập về kho được tổ chức phân loại, sắp xếp tài liệu một cách khoa học đúng theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ giúp cho việc sử dụng khai thác và bảo quản đựơc thuận lợi có hiệu quả.
Công tác chỉnh lý được quy định tại công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2005 về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu và sổ tay chất lượng…
3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hiện nay gồm 4 phòng với diện tích khoảng 84m2 và 01 phòng 21 m2 để cán bộ làm việc, chính lý và sử dụng làm phòng đọc, khai thác và sử dụng tài liệu. Toàn bộ tài liệu được sắp xếp lên giá, trong đó 50% bảo quản trong hộp, 50% còn lại bảo quản trong cặp đựng tài liệu.
Kho lưu trữ được trang bị máy hút ẩm, quạt thông gió, máy hút bụi, bột chống ẩm và các phương tiện phòng cháy chữa cháy.
Cán bộ lưu trữ thường xuyên kiểm tra khô, thông gió làm vệ sinh kho tàng và tài liệu hàng tuần, và tổng vệ sinh toàn bộ kho mỗi năm 1 lần, hàng năm tổ chức đảo tài liệu trên giá, phun thuốc chống mốc cho tài liệu.
3.1.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Bộ đã ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan và
Chuyên ngành QTVP
được áp dụng thống nhất trong cơ quan đem lại hiệu quả cho công tác lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu đã và đang được sử dụng là: mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý văn bản đi, đến, phần mềm quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ. Bộ phận lưu trữ cú sổ theo dừi khai thỏc, đơn vị khai thỏc, theo dừi tỡnh hỡnh mượn và trả tài liệu lưu trữ… có ký nhận của người khai thác.
Năm 2010 phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của 151 lượt độc giả. Từ cuối năm 2010, Bộ đã đưa phần mềm lưu trữ vào sử dụng phục vụ nhu cầu tra tìm của cán bộ, công chức trong cơ quan.
Các hình thức khai thác sử dụng: Cho mượn tài liệu và đọc tài liệu tại phòng đọc, cung cấp bản photocopy, bản sao và cung cấp thông tin khi người khai thác có yêu cầu.
* Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
- Ưu điểm:
Bộ có kho lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành nên tài liệu không bị ẩm mốc, hư hỏng, mối mọt. Công tác vệ sinh kho tài liệu, giá đựng tài liệu thường xuyên được tiến hành, đảm bảo công tác trong kho lúc nào cũng sạch sẽ thoáng mát.
Tất cả các khâu nghiệp vụ từ công tác thu thập bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu cho tới công tác tổ chức sử dụng tài liệu đều được thực hiện theo đúng quy trình, chính xác, có thứ tự và ngăn nắp phục vụ tốt cho nhu cầu của các cán bộ, chuyên viên khi tham gia tra tìm tài liệu.
- Hạn chế:
Vẫn chưa ban hành được Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ.
Diện tích kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ của Bộ còn chật hẹp, chưa đáp ứng được yêu cầu của kho lưu trữ chuyên dụng.
3.2. Trách nhiệm của Bộ trưởng và Chánh văn phòng Bộ Lao động