- Nhu cầu tổ chức hội nghị có thể phát sinh do các bộ phận đề nghị hoặc do Cục trưởng chỉ đạo.
- Người đề nghị chuyển phiếu đề nghị cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Phê duyệt
Thẩm quyền phê duyệt là Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin phê duyệt.
Bước 2: Lập kế hoạch chuẩn bị:
- Sau khi được phê duyệt, người có thẩm quyền tự hoặc chỉ định bộ phận, cá nhân lập kế hoạch tổ chức hội nghị.
- Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thực hiện theo mẫu quy định của Cục.
- Trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền có thể tổ chức cuộc họp để nghe ý kiến tham mưu từ các bộ phận liên quan.
Phê duyệt
- Người chịu trách nhiệm phê duyệt giấy đề nghị tổ chức hội nghị chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch.
- Người phê duyệt phải xem xét các nội dung sau:
+ Lý do của việc tổ chức hội nghị.
+ Thành phần tham gia.
+ Thời gian và địa điểm + Các nội dung cần chuẩn bị + Chương trình tổ chức.
+ Kinh phí.
Chuyên ngành QTVP Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hội nghị.
- Văn phòng hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch cho các bộ phận bao gồm các nội dung như sau:
• Chuyển bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan.
• Kiểm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận.
• Báo cáo kịp thời với lãnh đạo các trường hợp không giải quyết để xin ý kiến chỉ đạo.
• Phối hợp với cá nhân liên quan để giải quyết các sự cố phát sinh.
Bước 4: Chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra.
- Các đơn vị và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục tổ chức hội nghị theo kế hoạch.
- Trường hợp các nội dung chưa thực hiện được thì cá nhân, đơn vị phải kết hợp với các bộ phận có liên quan đưa ra giải pháp, thời gian thực hiện và thực hiện việc kiểm tra lại.
- Trước khi tổ chức hội nghị 1 ngày, Trưởng đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục theo kế hoạch, liên hệ với các đơn vị có liên quan, trách nhiệm để xác định lại giờ, các công việc phải chuẩn bị và giải quyết các phát sinh nếu cần thiết.
- Đối với trường hợp cần phải đón đại biểu trước và làm thủ tục lưu trú cho đại biểu thì phải cử nhân viên đi đưa đón và hướng dẫn đại biểu các thủ tục trước khi vào hội nghị và các thông tin khác về điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí.
Trong khi hội nghị diễn ra.
- Trước khi diễn ra hội nghị 2h, Trưởng các đơn vị, cá nhân có liên quan phải kiểm tra lại toàn bộ các nội dung chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra.
- Xem xét và kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp.
- Kiểm tra các loại tài liệu, hệ thống thông tin, ánh sáng, âm thanh, nước uống, ăn nhẹ.
- Liên hệ với chủ toạ hội nghị xem xét có thay đổi gì không và bổ sung kịp thời.
- Nhân viên tiếp đón phải đến trước, phụ trách hội trường phải có mặt để sắp
Chuyên ngành QTVP xếp bố trí đại biểu ngồi đúng quy định.
- Phụ trách phòng họp xin ý kiến lại chủ toạ xem có cần gì phải bổ sung.
- Phụ trách hội nghị phải luôn túc trực để giải quyết kịp thời các sự cố phát sinh.
- Phục vụ viên cần lưu ý phục vụ các đại biểu có thói quen riêng.
Bước 5: Kết thúc hội nghị.
- Thông báo kết quả cuộc họp - Dọn dẹp hội trường
- Quyết toán kinh phí, lập hồ sơ
- Tổ chức thực hiện kết quả của hội nghị.
• Mẫu hoá chương trình Nghị sự:
STT Thời gian Nội dung công việc Người thực hiện
Ghi chú 1 Văn bản về tổ chức hội nghị
2 Kế hoạch tổ chức Hội nghị (kèm theo kế hoạch là: Bản phân công công việc, Chương trình nghị sự, Bản dự trù kinh phí tổ chức hội nghị)
3 Chương trình tổ chức hội nghị
4 Lời khai mạc
5 Báo cáo tại hội nghị
6 Các báo cáo tham luận
7 Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên
8 Biên bản hội nghị
9 Lời bế mạc
10 Thông báo kết quả hội nghị (nếu có)
11 Tài liệu ảnh, ghi âm hoặc ghi hình về hội nghị (nếu có)
Chuyên ngành QTVP 5. Mô hình văn phòng hiện đại của Bô
Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại, được tổ chức một cách khoa học, gồm những người có tri thức năng động, sáng tạo, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng để đạt được hiệu quả cao nhất. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã và đang từng bước hiện đại hóa về cơ sở vật chất cũng như nguồn nhân sự nhằm mục tiêu là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt được mục tiêu cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng đã tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo hướng hiện đại hóa trên một số lĩnh vực sau đây:
- Xây dựng bộ máy văn phòng khoa học, tinh giảm biên chế, cơ cấu gọn nhẹ. Sắp xếp đúng người, đúng việc với đội ngũ công chức có trình độ cao, phần lớn có trình độ đại học trở lên
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng
Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng Bộ thay đổi về căn bản. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ (LAN) và nối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Một số văn bản, công văn giấy tờ được gửi qua mạng, email, tiết kiệm văn phòng phẩm, thời gian và công sức.
- Về trang thiết bị trong văn phòng
Phòng làm việc là nơi diễn ra mọi hoạt động quản lý. Các trang thiết bị hiện đại góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng và tình thần làm việc của nhân viên. Văn phòng Bộ được trang bị các phương tiện kỹ
Chuyên ngành QTVP
thuật hiện đại như: Máy vi tính, máy in, máy FAX, máy photocopy, điện thoại, máy scan và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút, giấy, ghim, kẹp; bìa, cặp, tủ đựng hồ sơ.
- Hiện đại hóa nền hành chính:
Hiện nay Bộ tiếp tục thực hiện thí điểm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001-2008 vào hoạt động của Văn phòng Bộ
- Về kỹ thuật và các thủ tục hành chính
Trong hoạt động điều hành và quản lý của cơ quan phải tiến hành các tác nghiệp và thủ tục hành chính. Cải cách hành chính là một trong những vấn đề được quan tâm và nghiên cứu để triển khai thực hiện, trong đó có các vấn đề quan trọng như văn hóa công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ. Sự hiểu biết tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ đó là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công vụ của cơ quan.
Với các biện pháp hiện đại hóa trên, Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ngày càng kiện toàn về bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng vững mạnh, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng để phát triển phù hợp với tình hình kinh tế và xu thế xã hội.
Chuyên ngành QTVP PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN