Với sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo cơ quan và sự cố gắng, nỗ lực của các cán bộ, chuyên viên văn phòng đã giúp cho hoạt động của cơ quan nói chung và công tác hành chính văn phòng nói riêng ngày càng hoạt động tốt và đạt hiện quả cao. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác hành chính văn phòng của cơ quan vẫn còn một số khó khăn, hạn chế cần được khắc phục.
Sau gần 2 tháng được trải nghiệm thực tế, được tiếp xúc và làm việc cùng cô chú và các anh chị chuyên viên Văn phong Chi cuc Kiem lam tinh Hoa Binh, em có cơ hội học hỏi và tích lũy thêm nhiều kiến thức, cũng như kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Qua thời gian đó, em rút ra nhiều bài học bổ ích và có cái nhìn tổng quát hơn trong công tác văn phòng. Sau đây là những nhận xét, đánh giá của em về những mặt ưu, nhược điểm:
• Ưu điểm:
- Nhìn chung, công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm lâm đã và đang hoàn thành tốt chức năng tham mưu, giúp việc và tổng hợp, được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản… ;
- Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung;
- Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn bản có đúng theo quy định của Thông tư 01 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đảm bảo văn bản ban hành ra có hiệu lực pháp lý. Đây chính là sự cố gắng và nỗ lực của cán bộ nhân viên trong phòng không ngừng nghiên cứu các văn bản của Nhà nước, cơ quan, xây dựng quy chế về nghiệp vụ để các đơn vị thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và pháp luật.
- Lónh đạo cơ quan đó phõn cụng rừ ràng trỏch nhiệm cho từng đơn vị, cỏ nhân trong Văn phòng phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn của từng cán bộ; Đồng thời các cán bộ,công nhân viên văn phòng luôn nêu cao được tinh thần trách nhiệm của mình để hoàn thành nhiệm vụ khi được phân công công việc.
- Văn phòng đã có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng hiện đại hoá, thực hiện cải cách hành chính, chính vì vậy đã tạo điều kiện phục vụ tốt cho hoạt động chung của cơ quan và lãnh đạo; việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại , với phong cách làm việc mới, hiện đại;
- Lãnh đạo thường xuyên tiến hành kiểm tra, đôn đốc quá trình giải quyết công việc của các đơn vị và cá nhân trong Văn phòng.
- Cán bộ văn thư của Cơ quan là người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn vì vậy việc tổ chức quản lý và giải quyết rất nhanh chóng và chính xác đảm bảo yêu cầu của công việc. Bên cạnh đó việc đóng dấu và sử dụng con dấu cũng được cán bộ văn thư thực hiện, làm theo đúng quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Nhà nước và của cơ quan về công tác lưu trữ.
- Lưu trữ tài liệu là việc làm rất cần thiết trong tất cả các cơ quan đơn vị, nó giúp cho việc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng. Đồng thời tài liệu là cơ sở dữ liệu phục vụ cho quá trình sử dụng, nghiên cứu đáp ứng ưu cầu công việc của Cơ quan không chỉ ở trong hiện tại mà còn cả trong tương lai sau này.
Chính vì vậy công tác lưu trữ được Giám đôc cơ quan rất quan tâm, các trang thiết bị được trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu một cách tốt nhất. Các văn bản mật của Viện đều được cất giữ bảo quản theo đúng
quy định của Nhà nước.
Có thể nói đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng, nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức ; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
• Nhược điểm:
- Tuy nhiên, bên cạnh những đóng góp mà văn phòng đã mang lại, không thể thiếu những hạn chế còn tồn đọng, cần phải khắc phục:
- Một số cán bộ chưa được đào tạo đúng chuyên ngành, một số đơn vị, phòng ban còn thiếu cán bộ, công chức.
- Về công tác văn thư, hầu hết các sở đều hình thành các văn bản chưa thống nhất, chưa tuân theo các quy định soạn thảo và ban hành văn bản quản lí nhà nước. Việc tiếp nhận, xử lí văn bản từ các nguồn khác nhau; số lượng lớn đã làm công việc trì trệ, gây ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
- Việc soạn thảo và ban hành văn bản đôi lúc có sự nhầm lẫn, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Quá trình soạn thảo văn bản còn mắc nhiều lỗi sai văn bản có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều về thể thức như: trình bày nhiều kiểu, khá tùy tiện theo suy nghĩ của người soạn thảo. Từ Quốc hiệu, cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản cho đến nơi nhận văn bản. Từ đây có thể thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản quản lý của Cơ quan chưa đúng và việc chấp hành không nghiêm những quy định của Nhà nước về công tác này.
- Các phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ thuộc các phòng chuyên môn của Chi cục còn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động lưu trữ của cơ quan. Lưu trữ chủ yếu thực hiện trên sổ sách gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin, tài liệu. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ lưu trữ còn hạn chế. Do đó, công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, kho Lưu trữ đang trong quá trình xây dựng lại, các yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức bộ máy văn phòng không đồng nhất, chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng Chi cục Kiểm lâm tỉnh.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc