III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 1 Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
vụ Hà Nội
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1 Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
vụ Hà Nội
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
1.2.2. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và theo dừi thực hiện cỏc kết luận của Ban Giỏm hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
1.2.3. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
1.2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
Ví dụ:
Trong tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm chức năng của văn phòng được thể hiện rừ ràng nhất.
Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám hiệu về chương trường và nội dung của hội nghị, xây dựng kế hoạch tổ chức cụ thể cho từng cá nhân, đơn vị để chuẩn bị hội nghị: chuẩn bị địa điểm tổ chức, cơ sở vật chất, lập danh sách đại biểu, viết giấy mời, gửi giấy mời, viết kịch bản
vụ Hà Nội
theo kế hoạch đã đề ra. Sau hội nghị thì thu dọn hội trường, quyết toán, lập hồ sơ hội nghị, nộp lưu hồ sơ…
1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế
Chương trình công tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớn nhằm thực hiện các công tác đã đề ra. Chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban hành để giúp cho công tác chỉ đạo điều hành của Trường có kế hoạch, các lĩnh vực được triển khai chủ động, khoa học và đảm bảo tiến độ mục tiêu đề ra.
Quy trình xây dựng chương trình công tác bao gồm các bước:
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác về lĩnh vực: các đơn vị xây dựng chương trình công tác thuộc lĩnh vực theo chức năng, nhiệm vụ gửi phòng Hành chính Tổng hợp (gồm cả bản cứng văn bản và bản mềm dạng file gửi về email: phctcnoivu@gmail.com).
- Tiếp nhận chương trình công tác của các đơn vị, xây dựng công tác của Trường: chuyên viên xây dựng chương trình công tác.
- Trình lãnh đạo Phòng Hành chính Tổng hợp xem xét trình Ban Giám hiệu.
- Ban Giám hiệu phê duyệt (Hiệu trưởng phê duyệt chương trình công tác năm, Phó Hiệu trưởng phê duyệt công tác tháng, tuần)
- Sau khi được phê duyệt chương trình công tác, Phòng Hành chính Tổng hợp nhân bản phát hành. Chuyên viên đưa file mềm lên Website Trường
Ưu điểm:
- Chương trình công tác xây dựng theo đúng quy trình - Xác định công việc chính xác
- Kiểm soát được thời gian cũng như cách thức thực hiện công việc - Theo dừi sỏt sao tiến độ cụng việc
- Xây dựng chương trình theo đúng thời gian đề ra
vụ Hà Nội
- Vẫn còn sai xót trong quá trình thực hiện
- Khi có công việc đột xuất các đơn vị, cá nhân không báo cho văn phòng dẫn đến chồng chéo công việc.
(Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác - Phụ lục số III) 1.4 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan
Hội nghị là một trong những biện pháp quan trọng để triển khai các hoạt động của cơ quan. Một hội nghị sẽ lấy được tư tưởng của nhiều người, là cơ hội cho các thành viên tham gia thảo luận về các vấn đề chung. Tổ chức một cuộc hội nghị phải dựa trên tình hình chung của cơ quan xem có cần thiết hay không bởi vì tổ chức một hôi nghị sẽ tốn nhiều thời gian và tiền bạc nên cần cân nhắc rừ ràng để đưa ra kế hoạch tổ chức.
Quy trình tổ chức một buổi hội nghị, hội họp được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị
- Đơn vị tổ chức xác định mục đích, nội dung, thành phần, thời gian, tầm quan trọng của hội họp.
- Chuẩn bị các điều kiện liên quan đến cuộc họp
- Chuẩn bị các điều kiện vật chất như: máy tính, máy chiếu, điều hòa…
- Chuẩn bị kịch bản chương trình - Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời
- Lãnh đạo phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản (tham luận, tài liệu)có liên quan
- Lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra quy trình chuẩn bị, xét duyệt các văn bản(tham luận, tài liệu) liên quan đến cuộc họp.
Bước 2: Giai đoạn tiến hành - Bố trí người đón tiếp đại biểu - Phân phát tài liệu, văn kiện
vụ Hà Nội
- Cung cấp kịp thời tình hình Đại biểu dự để phục vụ cho khai mạc (giới thiệu đại biểu)
- Tiến hành theo kịch bản, chương trình đã đề ra
- Ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết Hội Nghị
Bước 3: Giai đoạn sau hội nghị
- Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị - Quyết toán kinh phí của hội nghị (Sơ đồ tổ chức hội nghị - Phụ lục số IV)
1.5 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan Tổ chức đi công tác cho lãnh đạo hay cán bộ trong cơ quan là điều tất yếu trong hoạt động văn phòng. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với 2 cơ sở ở Miền Trung và Thành phố Hồ Chí Minh thì các chuyến đi công tác giảng dạy sẽ thường xuyên xảy ra. Để tổ chức một chuyến công tác thành công, người cán bộ văn phòng phải nắm bắt được tình hình làm việc của lãnh đạo cơ quan để lên chương trình công tác sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Công việc hoạch định quá trình công tác là rất quan trọng, nó góp phần không nhỏ tới kết quả của chuyến đi. Văn phòng cần chuẩn bị những công việc chính sau đây để chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Bước 1: Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
- Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi (phải xỏc định rừ ràng thời gian, mục đich, nội dung công việc, địa điểm)
- Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, tài liệu cho lãnh đạo đi công tác - Chuẩn bị trước nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho lãnh đạo
- Chuẩn bị lịch làm việc cho lãnh đạo
- Liên hệ trước đến nơi lãnh đạo công tác để sắp xếp công việc
- Xin ý kiến chỉ đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác(giao, ủy
vụ Hà Nội
Bước 2: Trong quá trình công tác
Nếu đi cùng lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc. Ngoài ra, cần phải thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về chi phí để quyết toán. Cập nhật tình hình cơ quan báo cho lãnh đạo nếu có vấn đề đột xuất.
Nếu không đi cùng lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo giải quyết các công việc thường nhật trong công ty. Thông báo các thông tin, tình hình của cơ quan đến lãnh đạo. Liên hệ hỏi thăm sức khỏe, công việc của lãnh đạo(nhắc nhở lãnh đạo về công tác trong chuyến đi).
Bước 3: Sau quá trình đi công tác
Báo cáo với lãnh đạo công việc đã giải quyết và chưa được giải quyết.
Thông báo lịch làm việc cua lãnh đạo. Thanh toán kinh phí hóa đơn trong chuyến đi công tác. Biên soạn, tổng hợp tài liệu chuyến đi công tác
(Sơ đồ tổ chức chuyến đi công tác - Phụ lục số V)
1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan
Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo và các thành viên trong cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Thực hiện theo Quyết đinh số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước và quy chế văn hóa công sở được ban hành tại cơ quan.
Nhận xét:
Ưu điểm.
Việc thưc hiện văn hóa công sở tại Trường đạt được nhiều kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị và tạo sự
vụ Hà Nội
chấp hành chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
Hiện nay, lề lối làm việc của cán bộ công chức và việc chấp hành kỷ luật lao động, quy chế làm việc được thưc hiện nghiêm túc hơn. Trang phục khi thi hành công vụ của cán bộ toàn Trường cơ bản tốt, đảm bảo gọn gàng, lịch sự và phù hợp với bản sắc văn hóa dân tộc. Việc đeo thẻ đã đi vào nề nếp.
Giao tiếp và ứng xử của cán bộ khi làm việc giảng dạy được quan tâm nhiều hơn và trở thành một trong những nội dung chuẩn rất quan trọng trong rèn luyện của người cán bộ, công chức hiện nay; giao tiếp qua điện thoại cũng đang được cải thiện. Đại bộ phận cán bộ giao tiếp, ứng xử đúng mực với đồng nghiệp, sinh viên khắc phục tình trạng ứng xử thiếu văn hóa…
Các hoạt động khác như treo Quốc kỳ, Quốc huy tại trụ sở cơ quan và trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang cũng đã thực hiện theo đúng quy định đề ra của nhà trường. Việc bài trí phòng làm việc, phòng họp gọn gàng và khoa học. Biển tên cơ quan cũng được đặt đúng và đầy đủ.
Nhược điểm.
Vẫn còn tình trạng không đeo thẻ cán bộ.
Khi nghe điện thoại không tuân thủ nguyên tắc xưng tên.
Có tình trạng đi muộn, về sớm.
Giải pháp.
Việc thực hiện quy chế văn hóa công sở sẽ không thể đạt được hiệu quả cao nếu các đơn vị chỉ thực hiện theo kiểu hô khẩu hiệu hoặc chỉ lược trích các quy định treo ở nơi làm việc. Cơ quan cần đưa các nội dung của Quy chế này ra thảo luận thường xuyên để mọi người dần có ý thức, tạo thói quen tốt và đi vào nề nếp. Cơ quan và đơn vị cần xây dựng những tiêu chí cụ thể để phấn đấu, có khen thưởng và xử phạt rừ ràng. Đối với nhứng cỏn bộ làm ở bộ phận tiếp khách, sinh viên không những giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn phải có thái độ giao tiếp, phẩm chất đạo đức. Ngoài ra lãnh đạo các đơn vị phải tuân thủ
vụ Hà Nội
thưc hiện quy chế của nhân viên để đảm bảo tính khách quan trong việc kiểm tra giám sát. Các cán bộ trong cơ quan cần biết xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hòa đồng, đoàn kết với nhau, giúp đỡ lẫn nhau. Mỗi cá nhân cần cẩn trọng trong lời ăn tiếng nói và phải biết giữ chữ tín.