III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Khảo sát về tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một nghiệp vụ trong công tác văn phòng, là việc lưu giữ bảo quản các tài liệu cura cơ quan. Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực hiện công tác lưu trữ được triển khai theo quy trình được quy định trong quy chế công tác văn thư lưu trữ. Việc thực hiện công tác lưu trữ rất nghiêm túc
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
vụ Hà Nội
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những hoạt động được các cá nhân, tổ chức đặc biệt quan tâm.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liêu thuộc lưu trữ cơ quan và phòng lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần Phông lưu trữ quốc gia và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn di sản văn hóa của quốc gia dân tộc.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới những hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Để bảo quản tài tốt tài liệu lưu trữ Trường ĐHNVHN đã thực hiện các biện pháp nghiệp vụ nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể các việc phòng phá hoại, lấy cắp tài liệu do con người tạo ra.
vụ Hà Nội
Tất cả các tài liệu văn bản gốc được sử dụng chất liệu giấy tốt và được văn thư của Trường lưu giữ cẩn thận ngay từ đầu nên việc bảo quản tài liệu có tính hiệu quả rất cao.
Để văn bản được lưu trữ tốt nhất ngoài các biện pháp khoa học kỹ thuật trường đã sử dụng các phương pháp cổ truyền để hạn chế mức tối đa việc hư hỏng tài liệu.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ hư hỏng thì áp dụng ngay các biện pháp tu bổ phục hồi các tài liệu đó.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Trường ĐHNVHN là việc theo dừi cỏc nguyờn tắc tổ chức sử dụng, cỏc kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ để giúp các cơ quan lưu trữ nắm được chính xác các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức. Trên cơ sở đó phân tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu của độc giả để cơ quan lưu trữ có căn cứ xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả cú hiệu quả. Đồng thời, việc theo dừi kết quả sử dụng tài liệu cũn giỳp trường tổng kết được những kết quả phục vụ khai thác, rút ra những kinh nghiệm, ưu khuyết điểm , góp phần cải thiện công tác sử dụng tài liệu.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo (phụ trách) văn phòng. Cơ quan đã ban hành những văn bản nào chỉ đạo về công tác này, các quy chế, nội quy về công tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo văn bản nào (Pháp lệnh lưu trữ hay Luật Lưu trữ)
Trường ĐHNVHN hiện nay thực hiện công tác văn thư lưu trữ dựa trên Luật lưu trữ và đã ban hành quy chế văn thư lưu trữ tại trường. Việc thưc hiện công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm và chỉ đạo sát sao từ lãnh đạo cơ quan cho đến lãnh đạo phụ trách văn phòng.
PHẦN II
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
vụ Hà Nội
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công