CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Trongquá trình thực hiệncó những vấn đề vướng mắc, phát sinh, Thủ Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Thường Tín, Chủ tịch
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng
b
Ghi Chú
1 Cửa ra vào 5 Điện thoại 10 Tủ đựng tài liệu, con dấu
2 Chậu cây cảnh 6 Máy tính 11 Cửa sổ
3 Ghế 7 Máy in 12 Bình nước
3a Bàn 8 Bảng lịch công tác 13 Thùng rác
4 Máy fax 9 Máy photô
1
11
10 10
3 3
5 6
12131 4
3
7 6
9 8
2 2
12
3 3a 3
3 3
7 9
13
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để xây dựng một mô hình Văn phòng hiện đại thì các cơ quan hiện nay đều cần ba mặt cấu trúc cơ bản: Trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, con người làm văn phòng, các nhiệp vụ hành chính văn phòng.
a) Hiện đại hóa trang thiết bị cơ sở vật chất
Cần hỗ trợ công nghệ thông tin, máy tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại và bố trí sắp xếp theo xu hướng: “ máy tính và văn phòng không giấy, mạng vi tính, hệ thống thông tin, các vật dụng trong phòng” văn phòng trang bị vi tính nối mạng việc xử lý thông tin nhanh chóng truyền trên mạng.
b) Hiện đại hóa con người văn phòng
Con người là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng. Sử dụng lao động văn phòng theo kiểu mới nhân tố con người được coi trọng trên hết. Đáp ứng nhu cầu phát triển của công việc cơ quan nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ và đào tạo bồi dưỡng nhân viên bằng cách cử đi học các lớp bồi dưỡng.
c) Hiện đại hóa các nghiệp vụ
Các nghiệp vụ có vai trò kết nối cá thiết bị kyc thuật với con người văn phòng làm cho 3 cấu truc ba mặt cơ bản văn phòng trở lên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực.
Ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng UBND huyện.
Ưu điểm:
Phần mềm một cửa điện tử đã mang lại những hiệu quả: Giúp các cán bộ thụ lý hồ sơ nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công; hỗ trợ cán bộ trong quá trình thụ lý hồ sơ, cung cấp thông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào, đồng thời giúp việc tra cứu, tìm kiếm, in ấn, thống kê báo cáo dễ dàng hơn.
- Hoạt động của bộ phận mộ cửa đã góp phần đẩy mạnh chương trình cải cỏch hành chớnh, giải quyết nhanh, gọn, thuận tiện, rừ ràng, đỳng phỏp luật về các thủ tục hành chính.
Nhược điểm:
Mụ hỡnh hoạt động bộ phận một cửa chưa rừ ràng, Tớnh độc lập và chuyện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách trong hoạt động chưa đảm bảo chất lượng, hiệu quả giao dịch một số lĩnh vực còn hạn chế.
- Việc kiểm tra giám sát đối với hoạt động của bộ phận một cửa, công chức, viên chức chưa trực tiếp làm việc tại bộ phận một cửa... của các cơ quan nhà nước và nhân dân chưa được thực hiện thường xuyên.
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Thường Tín. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng.
UBND huyện tổ chức cơ cấu bộ máy tương đối thuận tiện cho công việc bên cạnh đó đã được trang bị với các thiết bị máy móc hiện đại tiên tiến để phục vụ cho hoạt động của cơ quan như máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máy phô tô, máy chiếu… và văn phòng được thiết kế một cách hiện đại và tinh tế, với cách bố trí giá sách, kệ đựng tài liệu một cách hợp lý tiện lợi cho việc tra tìm và sử dụng … Mọi thông tin văn bản, số liệu liên quan đến công việc đều được lưu tại danh mục hồ sơ và trên máy tính quản trị mạng.
* Ưu điểm
- Văn phòng được trang bị với các thiết bị hiện đại như máy tính, máy in, máy fax, điện thoại, máy phô tô… sẽ phục vụ một cách tốt nhất và hiệu quả cong việc được nâng cao.
- Bố trí đầy đủ các phòng ban làm việc hợp lý đạt hiệu quả cao.
- Phòng làm việc được bố trí hợp lý có vách ngăn của bộ phận với các bộ phận làm việc khác để tránh xảy ra sơ xuất trong công việc và tiện trao đổi công việc với nhau.
- Văn bản trong cơ quan được chuyển giao bằng cách thông dụng còn có thể chuyển bằng cách scan văn bản , qua mail … tạo điều kiện trong việc tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính bảo mật của văn bản.
- Ngoài ra UBND huyện cũng có phòng họp, phòng tổ chức hội nghị họp hiện đại được trang bị máy chiếu, máy tính xách tay … để phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bên cạnh sự hiện đại về cơ sở vật chất thì nguồn tri thức là nguồn vô tận với đội ngũ nhân viên đầy năng lực và nhiệt huyết trong công việc.
* Nhược điểm
Mô hình tổ chức văn phòng chưa được sắp xếp 1 cách khoa học nhất nên có một số phòng có mối liên hệ với nhau lại bố trí chưa được thuận tiện cho công việc lắm. Do vậy vẫn còn một số cản trở nhỏ trong quá trình làm việc.
Văn phòng được bố trí gần cầu thang đông người đi lại gây ồn ào đôi khi làm mất tập trung của nhân viên văn phòng.
Cơ cấu tổ chức UBND huyện vẫn chưa được lãnh đạo quan tâm sát sao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét đánh giá những ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn