CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Trongquá trình thực hiệncó những vấn đề vướng mắc, phát sinh, Thủ Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Thường Tín, Chủ tịch
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin đòi hỏi mỗi cơ quan phải hoàn tự thiện, nâng cao trình độ, năng lực hoạt động của mình để đáp ứng kịp thời yêu cầu của kinh tế thị trường. Tiến tới xây dựng mô hình Văn phòng hiện kiểu mẫu phù hợp với xu thế của thời đại.
Để làm được điều này, mỗi văn phòng cần phải chủ động cải tiến các quy trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại và tiên tiến, bên cạnh là đội ngũ con người làm văn phòng có trình độ cao. Bản thân em xin có một số ý kiến đề xuất như sau:
1. Về đội ngũ cán bộ:
- Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ chuyên môn của lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên chức Văn phòng về công tác Hành chính, văn thư-lưu trữ trong xu thế thời đại mới. Giúp cho hoạt động của Văn phòng nắm băt kịp thời, đáp ứng nhu cầu của nền hành chính Nhà Nước trong thời kỳ hội nhập toàn cầu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Do tài liệu sản sinh ra trong quá trình làm việc của cơ quan là rất nhiều mà Uỷ ban nhân dân huyện Thường Tín lại chỉ có một cán bộ phụ trách về lưu trữ, vậy cần bố trí thêm cán bộ để công tác lưu trữ được làm tốt hơn cũng như phù hợp với lượng công việc, nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ.
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán bộ đi học các lớp bồi dường, dự các Hội thảo khoa học, Tọa đàm;các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi thăm quan học tập kinh nghiệm.
- Bổ sung nhân sự đúng chuyên môn vào những vị trí còn trống, tuyển chọn nhân viên theo quy định của nhà nước.
- Định kì kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức từ đó đánh gía được năng lực của mỗi cá nhân. Nếu trình độ không đáp ứng được yêu cầu phải đi học tập, bồi dưỡng thêm hoặc bố trí vào vị trí khác phù hợp với năng lực của mình.
- Ban lãnh đạo Văn phòng cần tổ chức và phân công công tác một cách phù hợp để hoạt động của cơ quan gọn nhẹ và hiệu quả hơn
- Nâng cao trình độ nhận thức, khả năng nhận biết và xử lý thông tin của cán bộ Văn phòng. Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng cho cán bộ để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc…
2. Về quy trình nghiệp vụ:
- Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng Tiêu chuẩn ISO 9000 – 2000 trong công tác văn phòng, TCVN 5700 – 2002 văn bản quản lý nhà nước và mẫu trình bày.
- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý.
- Cần cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để cập nhật và quản lý văn bản đi, đến cơ quan.
- Lãnh đạo cơ quan cần ban hành ra một số văn bản hướng dẫn và chỉ đạo về công tác lưu trư nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên trong các phòng, ban về công tác lưu trữ. Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ được tốt hơn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và có thể giảm lượng công việc cho cán bộ lưu trữ.
- Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ: đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động Văn thư – Lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thac, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu tìm kiếm và tham khảo tài liệu của lãnh đạo, cán bộ và quần chúng nhân dân.
- Thường xuyờn kiểm tra theo dừi quỏ trỡnh tổ chức và giải quyết văn bản, tài liệu đồng thời cần có chế độ thi đua khen thưởng, động viên, khuyến khích cán bộ nhân viên văn phòng hoạt động có hiệu quả hơn.
- Cần ban hành văn bản về xử phạt đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan trong công tác lưu trữ, nhằm nâng cao ý thức trong công việc của những cán bộ, nhân viên đó.
3. Về trang thiết bị văn phòng:
- Tích cực đổi mới Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng hiện đại, tập trung vào vấn đề cải thiện các phương tiện việc làm và máy móc trang thiết bị hiện đại.
- Mua sắm trang thiết bị hiện đại như máy móc, máy huỷ tài liệu, máy scan, máy in siêu tốc, mạng Internet- nối mạng cục bộ, mạng toàn cấu….
- Xây dựng một mô hình Văn phòng làm việc hiệu quả có sự kết hợp hài hòa giữa con người với phong thủy. Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học và đầy đủ tiện nghi phục vụ cho nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở dảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cho cán bộ.
- Trang bị máy tính, máy in, máy fax và các dụng cụ hiện đại phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin các công tác quản lý văn bản.
- Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, cần thiết thay thế phải thay mới các trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu công việc.
Trên đây là những ý kiến đề xuất của bản thân em sau quá trình thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Tín, kết hợp với những kiến thức đã học được từ sách vở và nhà trường. Em hy vọng mình có thể đóng góp một phần nhỏ bé giúp cho công tác Văn phòng ngày càng khẳng định được ưu thế của mình trong nền kinh tế- xã hội phát triển hiện nay.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN. KẾT LUẬN
Qua thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân huyện Thường Tín, em đã tìm hiểu được thực tế và có cái nhìn khái quát về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Tín và các phòng, ban chuyên môn trong cơ quan. Tuy thời gian thực tập ngắn, nhưng nó đã giúp em hiểu thêm về thực trạng công tác hành chính văn phòng, giúp em có thêm kiến thức và những bài học kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này của mình được tốt hơn, hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập em đã nhận thức được nhiệm vụ và vai trò của một cán bộ văn phòng là như thế nào, một cán bộ lưu văn phòng cần phải làm những gì trong công việc của mình. Một cán bộ văn phòng cần phải có những phẩm chất như thế nào, tác phong trong công việc ra sao và tìm hiểu và được làm các nghiệp vụ văn phòng. Từ đó tạo cho em sự tự tin và yêu sự nghiệp mà em đã chon sau này của mình.
Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân huyện Thường Tín em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô trong khoa và cô, chú, anh chị trong cơ quan đã tạo điều kiện, và giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến chị Đoàn Thị Bích (người hướng dẫn nghiệp vụ) đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình, giúp đỡ em trong thời gian kiến tập vừa qua để em hoàn thành tốt công việc cũng như bài báo cáo Thực tập của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25/04/2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội