CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20. Trongquá trình thực hiệncó những vấn đề vướng mắc, phát sinh, Thủ Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Thường Tín, Chủ tịch
I. Nhận xét đánh giá những ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND huyện Thường Tín
1. Ưu điểm:
1.1. Trong hoạt động văn phòng:
Văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Tín là đơn vị thực hiện tương đối tốt các chức năng nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong phong trào thi đua của UBND huyện. Hiện nay, văn phòng đang có nhiều sự thay đổi lớn như: đội ngũ cán bộ, công chức chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và được đào tạo trình độ chuyên môn bài bản. Các trang thiết bị Văn phòng khá đầy đủ và hiện đại ( máy tính, máy in, máy fax, máy photo, điện thoại, điều hòa, tủ đựng tài liệu, giá đỡ, cặp hồ sơ……).
Tháng 2/2011, được sự quan tâm của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư, UBND huyện Thường Tín đã được bổ sung thêm 05 máy tính, 02 máy in và 05 bộ bàn ghế làm việc góp phần đem lại nguồn khích lệ tinh thần đối với cán bộ văn phòng giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Sự sắp xếp, phân công công việc trong Văn phòng rất hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn; mọi công việc đều được giải quyết mội cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các cá nhân đơn vị trong cơ quan vì vậy cán bộ trong văn phòng luôn giữ cho mình tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự thể hiện được phong thái của một nhân viên văn phòng hiện đại.
Trình tự soạn thảo va ban hành văn bản đảm bảo được những yêu cầu của Nhà Nước quy định. Mỗi cán bộ soạn thảo luôn rèn cho mình đức tính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn bản ban hành ra đảm bảo đúng về cả thể thức và chất lượng.
1.2. Trong công tác Văn thư:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung công tác Văn thư của cơ quan được thực hiện một cách khoa học và chính xác. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm và được đào tạo qua trường lớp; bên cạnh đó được lãnh đạo thường xuyên cử đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, trau dồi thêm kiến thức nên nghiệp vụ tay nghề rất kinh hoạt và nhạy bén. Cán bộ văn thư chịu khó học hỏi vì vậy mà công tác văn thư ngày càng đạt hiệu quả cao.
Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra tìm kiếm tài liệu diên ra một cách dễ dàng và thận lợi hơn. Đồng thời việc cung cấp thông tin cũng rất đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho công việc của cơ quan giải quyết nhanh chóng, đúng nguyên tắc, theo đúng quy định. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thi hành công vụ.
Việc tổ chức giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của Nhà Nước tại các văn bản quy phạm pháp luật.
1.3. Trong công tác lưu trữ:
Các tài liệu của UBND huyện Thường Tín được Cán bộ Lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời.
Công tác lưu trữ tại UBND huyện đã được thực hiện tốt. Kho lưu trữ được bố trí hợp lý rộng rãi mỗi phòng rộng khoảng 24 m2 đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động của côn trùng. Tài liệu trong kho lưu trữ được chỉnh lý theo định kỳ của cơ quan quy định.
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình tạng vật lý của tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ... Thường xuyên làm vệ sinh kho như quét dọn, hút ẩm....
Uỷ ban nhân dân huyện Thường Tín đã thực hiện khá tốt một số khâu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ Lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc hiệu quả.
1.4. Trong công tác hành chính văn phòng
Uỷ ban nhân dân huyện Thường Tín có những cán bộ làm công tác hành chính văn phòng chuyên nghiệp, có phẩm chất đạo đức tốt, chuyên môn nghiệp vụ cao, được đào tạo bài bản, ý thức trong công việc và tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc. Trong phong làm việc được trang bị máy móc như: máy tính, máy fax, điện thoại, máy scan... phục vụ cho công việc của cán bộ.
Đặc biệt là công việc văn phòng đã đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính của HĐND - UBND tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tham gia các hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan.Việc giải quyết và hướng dẫn cụ thể cho các doanh nghiệp nên giảm sự phiền hà.
Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ.
Lề lối tác phong làm việc được đổi mới, 100% cán bộ văn phòng thực hiện tốt nội quy, quy chế của cơ quan, lịch sự, văn minh trong giao tiếp. Công tác lễ tân tiếp khách được phục vụ chu đáo với tinh thần trách nhiệm cao, không những phục vụ hoạt động thường ngày của 2 cơ quan thường trực, mà còn hỗ trợ các ngành đón tiếp khách và các hội nghị kịp thời.
Ngoài ra, công tác hành chính văn phòng cũng đang hướng vào mục tiêu nhằm cung cấp các dịch vụ tốt nhất để phục vụ người dân.Tiếp công dân ở khu vực một cửa, công dân được phục vụ nhiệt tình, hướng dẫn đầy đủ để có thể giải quyết tốt nhất công việc của mình.
2. Nhược điểm:
2.1. Trong công tác hoạt động văn phòng:
Trong thời đại bùng nổ thông tin thì công tác Văn phòng vẫn còn gặp một
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số kịp thời những yêu cầu xử lý, cung cấp cho lãnh đạo được một cách nhanh chóng nhất.
Nhân sự trong bộ phận Tổng Hợp còn thiếu nên dẫn đến công việc đôi khi còn ùn tắc, chậm do thiếu nhân sự.
Mô hình tổ chức văn phòng chưa được sắp xếp 1 cách khoa học nhất nên có một số phòng có mối liên hệ với nhau lại bố trí chưa được thuận tiện cho công việc lắm. Do vậy vẫn còn một số cản trở nhỏ trong quá trình làm việc.
2.2. Trong công tác Văn thư:
Quá trình soạn thảo, ban hành văn bản vẫn còn mắc một số lỗi về thể thức như: căn lề chưa chuẩn, viết sai phần số, kí hiệu xảy ra hiện tượng trùng số, phần nơi nhận không có dấu chấm phẩy sau mỗi đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Việc chuyển giao văn bản cong nhiều bất cập, chưa khoa học; một số khâu chưa thực hiện chính xác, còn rườm rà nên giải quyết công việc còn gặp chút khó khăn.Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được quan tâm đúng mức.
Việc quản lý và xử dụng con dấu đôi khi chưa chặt chẽ, cẩn thận. Một số văn bản đến là văn bản mật nhưng cán bộ văn thư vẫn tự bóc bì mà chưa trình lãnh đạo Văn phòng.
2.3. Trong công tác Lưu trữ:
Các nhân viên trong cơ quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định và chưa có ý thức nộp lưu những hồ sơ trong phạm vu được giao buộc phải hoàn chỉnh nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
Công tác nộp lưu chưa được quan tâm nhiều, những tài liệu có giá trị chưa được quản lý tốt mà chỉ quản lý theo nguyên tắc tập trung còn phân tán ở các bộ phận, ban, ngành nên khi khai thác gặp khó khăn.Bên cạnh đó còn một số tài liệu chưa được xỏc định giỏ trị rừ ràng, tài liệu hết giỏ trị và cú giỏ trị bị để lẫn vào nhau.
Tài liệu chưa được chỉnh lý rất là nhiều, tài liệu được chất thành đống, bó gói, chưa được lập danh mục từ năm 2010 trở lại đây là rất nhiều (hiện nay chưa làm công tác thống kê tài liệu chưa chỉnh lý). Hạn chế này do một phần tài
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệusản sinh ra quá nhiều mà cơ quan lại chỉ có một cán bộ lưu trữ nên không thể nào chỉnh lý hết được.
Nhân viên các phòng, ban trong cơ quan chưa ý thức tốt về vị trí cũng như tầm quan trọng của tài liệu.Hầu như tài liệu trong các phòng, ban không được lập hồ sơ mà để chất đống, bó gói dẫn đến tình trạng tài liệu nhàu, nát, hư hỏng tài liệu.
Kinh phí phục vụ cho công tác Văn thư, Lưu trữ còn rất hạn hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ vẫn cong thiếu, không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của công việc.
2.4. Trong công tác Hành chính văn phòng:
Chất lượng ban hành chưa cao. Văn bản do văn phòng ban hành vẫn còn mắc một số lỗi và một số sai xót về thể thức.
Kinh phí trang thiết bị phục vụ cho công tác hành chính văn phòng còn rất hạn chế.Vì vậy, công tác văn phòng cũng gặp rất nhiều khó khăn.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những