III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHềNG NỘI VỤ
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình văn thư của UBND thị xã.
Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, liên tục trong cơ quan nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho mọi hoạt động của UBND thị xã;
quản lý và phát hành văn bản; tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đến...
Mô hình công tác văn thư ở UBND thị xã Bắc Kạn là mô hình văn thư hỗn hợp. Hình thức này vừa có văn thư chung của toàn cơ quan đặt trực thuộc Văn phòng ( gọi là văn thư cơ quan); vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Giữa văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản. Nghĩa là Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửi tới, chuyển giao văn bản ra ngoài, theo dừi việc giải quyết văn bản quan trọng; cũn văn thư cỏc đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửi riêng cho các đơn vị, theo dừi giải quyết văn bản cú nội dung liờn quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình.
Nhận xét:
Khối lượng công việc của văn thư tương đối cao. Trung bình mỗi ngày văn thu tiếp nhận khoảng 30-35 văn bản, gửi đi khoảng 40 - 50 văn bản.
Ưu điểm:
- Hình thức văn thư này đã phù hợp với tính chất công tác, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C 18 Khoa Quản trị Văn
- Số lượng văn bản tương đối nhiều. Nên sự phân công hợp lý giữa văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị.
-Tăng tính chủ động và phát huy năng lực trong công việc.
Nhược điểm:
Nhiều thủ tục rườm rà, sử dụng nhiều nhân lực
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND thị xã.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần phụ thuộc vào công tác này có làm tốt hay không. Vì vậy, công tác văn thư có vai trò rất quan trong mọi cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy tầm quan trọng đó lãnh đạo UBND thị xã đã chú trọng vào công tác văn thư như: tổ chức chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho các phòng, ban. Bên cạnh đó một trong những nhiệm vụ của Phòng Nội vụ là Văn thư - lưu trữ. Để góp phần thực hiên công việc Trưởng phòng Nội vụ đã tổ chức quản lý văn thư trong trách nhiệm và quyền hạn của mình như sau:
Xem xét, phổ cập các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ban hành quy định về công tác văn thư đồng thời xem xét, kiểm tra tình hình công tác văn thư thực tế của cơ quan, từ đó tham mưu cho lãnh đạo cơ quan để có các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời;
Triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư đến các đơn vị.
Tham mưu cho lãnh đạo ban hành những văn bản về công tác văn thư.
Tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác văn thư theo quy định, tiến hành nhân bản và phát hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đến các đơn vị phòng, ban trực thuộc UBND thị xã.
Tiến hành kiểm tra, hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan.
Nhằm định hướng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, làm việc một cách khoa Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C 19 Khoa Quản trị Văn
học và để công tác văn thư được thực hiện theo quy trình, thủ tục nhất định và thống nhất. Trưởng Phòng Nội vụ đã phối hợp và tham mưu cho lãnh đạo UBND ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác văn thư như sau:
- Tờ trình số: 210/TTr-NV ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Phòng Nội vụ về việc ban hành quy chế văn thư – lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc UBND thị xã Bắc Kạn.
- Kế hoạch số: 35/KH-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2013 của UBND thị xã Bắc Kạn về việc kiểm tra hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan thuộc UBND thị xã và UBND các xã, phường.
Nhận xét:
- Hiện nay UBND thị xã Bắc Kạn đã thực hiện việc ứng dụng phần mềm Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc, thực hiện việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến trên máy vi tính.
- Phòng làm việc của cán bộ Văn thư thị xã được bố trí tại tầng 1 của UBND thị xã thuận tiện cho công việc. Có cửa kính và vách ngăn đảm bảo giữ bí mật thông tin cho UBND thị xã.
- Các khâu trong công tác văn thư đều làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi đến rừ ràng và đỳng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý;
các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh. Cụ thể như sau:
- Về thể thức, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản: thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Về việc quản lý văn bản: thực hiện tương đối nghiêm túc, thực hiện việc khóa sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến khi hết năm.
- Công tác quản lý con dấu được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Lập hồ sơ: văn bản, tài liệu được sắp xếp theo từng mảng công việc và theo từng năm.
Tuy nhiên, công tác vẫn thư của UBND thị xã Bắc Kạn còn một số hạn chế như:
- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C 20 Khoa Quản trị Văn
9001:2000 vào công tác văn thư – lưu trữ chưa thật sự được cán bộ. công chức quan tâm và thực hiên một cách sâu rộng.
- Việc vào số, lấy số văn bản đôi khi còn chậm do mạng nội bộ quá tải, chưa được nâng cấp.
- Việc soạn thảo văn bản đôi khi còn xảy ra một số sai sót về thể thức.