III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Quân Bình
1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng
1.6. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan: nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình Văn phòng
* Văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. để việc giải quyết công việc được nhanh chóng và chính xác vì vậy mà
chúng ta phải xây dựng Văn phòng phải xây dựng mô hình Văn phòng hợp lý cho cơ quan.
Ở Việt Nam hiện nay tồn tại hai loại mô hình Văn phòng: Văn phòng truyền thống và Văn phòng hiện đại. Mỗi loại có những ưu điểm, nhược điểm riêng để đáp ứng từng môi trường làm việc cụ thể.
Mô hình Văn phòng truyền thống là một loại Văn phòng phổ biến và được sử dụng từ rất lâu. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội hiện tại mô hình Văn phòng kiểu mới, đã được áp dụng phổ biến ở các Văn phòng trên thế giới.
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năn suất, chất lượng, hiệu quả công việc và con người làm việc trong đó.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc được sắp xếp, bài trí, trang bị đồ dùng khác nhau.
Văn phòng của cơ quan được bố trí ở tầng 1. Bên trong được trang bị các đồ dùng, vật phẩm cần thiết: máy điều hòa, máy tính, máy in, máy phô tô, bàn làm việc, bàn tiếp khách… Các phòng chức năng khác được bố trí ngay sát Văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Hiện nay, Văn phòng UBND xã Quân Bình được trang bị một số trang thiết bị như: 08 máy vi tính, 01 máy phô tô, 03 máy in, 03 máy điện thoại,
Qua thời gian thực tập ở Văn phòng HĐND&UBND xã em đã nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm trong cách bố trí phòng làm việc của UBND xã Quân Bình như sau:
* Ưu điểm:
- Với mô hình Văn phòng hiện đại này sẽ mang lại cho cơ quan những điều kiện làm việc tốt nhất.
- Các phòng làm việc được bố trí tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Mỗi phòng làm việc đều được trang bị những trang thiết bị, đem lại hiệu quả làm việc cao.
- UBND xã mới được xây dựng lại nên cơ sở vật chất hạ tầng tương đối đầy đủ.
- Các trang thiết bị được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ Văn phòng khi làm việc.
* Nhược điểm:
- Do UBND xã Quân Bình mới được nâng cấp nên một số phòng vẫn chưa có đủ trang thiết bị gầy ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin giữa các phòng ban vì vậy hiệu quả công việc chưa cao.
- Cán bộ văn phòng chưa có kinh nghiệm trong công việc, nên xử lý công việc chưa khoa học.
- Chưa bố chí được phòng văn thư riêng nên việc dò rỉ thông tin là rất cao - Quản lý con dấu còn chưa đúng với quy định, đôi khi không phải cán bộ văn thư nhưng vẫn tự ý đóng dâu.
- Do không có cán bộ văn thư nên cán bộ văn phòng kiêm luôn văn thư nên hiệu quả công việc không đạt hiệu quả cao.
- Mặc dù có thẻ đeo nhưng cán bộ trong cơ quan vẫn còn chưa thực hiện đúng quy định…
* Các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng.
Cùng với sự phát triền của khoa học, đặc biệt đối với các thành tựu của công nghệ thông tin, điện tử viễn thông. UBND xã Quân Bình cũng đã bắt nhịp với sự phát triển đó, vấn đề hiện đại hóa Văn phòng được UBND xã tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người và trang thiết bị máy móc hiện đại để hỗ trợ cho công tác Văn phòng. Ngoài ra UBND xã đã tập trung vào hiện đại hóa các mặt:
* Hiện đại hóa con người: con người là yếu tố căn bản nhất, trong mọi hoạt động giải quyết công vệc và sử dụng trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ thông tin.
- Thường xuyên trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như sử dụng các phương tiện tiên tiến hiện đại.
* Hiện đại hóa máy móc:
- Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho con người đạt năng suất lao động tối đa.
- Luôn luôn đầu tư các trang thiết bị máy móc, thiết bị Văn phòng, máy tính, máy in, máy điện thoại, máy fax…tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phù hợp với hoàn cảnh Công việc và khả năng tài chính không lãng phí tiền của Nhà nước, ví dụ: Mua máy không dùng đến hoặc không dùng hết tính năng.
- Trang thiết bị luôn được bảo quản, bảo dưỡng, tramg thiết bị sử dụng liên kế được với nhau để tận dụng tối đa tính năng. Ví dụ: Máy in nối với máy tính, máy scan nối trực tiếp với máy tính…
* Hiện đại các nghiệp vụ Văn phòng: Khi có trang thiết bị hiện đại được trang bị cho Văn phòng thì nghiệp vụ Hành chính Văn phòng vẫn được thực hiện một cách chính xác, bài bản đảm bảo khoa học.
* Các bố trí phòng làm việc của Văn phòng: Văn phòng ở vị trí tầng 1 nên tiện cho việc giải quyết công việc.
- Thiết kế theo mô hình khép kín với nhiều phòng làm việc, các phòng có cửa cách âm để giảm thiểu tiếng ồn.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của Văn phòng.
2.Khảo sát về công tác văn thư.