Qua một thời gian ngắn được tiếp xúc với các công việc thực tế đã giúp em hiểu biết hơn về công tác Hành chính Văn phòng tại cơ quan. Sau đây em xin có một vài nhận xét về công tác Hành chính Văn phòng của UBND xã Quân Bình như sau:
1. Ưu điểm.
Nhìn chung công tác Hành chính Văn phòng tại UBND xã Quân Bình đã thực hiện tốt, có những tiến bộ đáng kể: công tác hậu cần đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động đã thực hiện tốt; đã có phối hợp với các đơn vị chức năng trong việc tham mưu và xây dựng và đôn đốc kiểm tra thực hiện “Chương trình cải cách hành chính”; việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” đã có những tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi mới phong cách lề lối làm việc của các đơn vị và của toàn cơ quan.
Việc ứng dụng tin học Văn phòng được triển khai trên diện rộng, Văn phòng UBND xã đang thí điểm lựa chọn hình thức áp dụng công nghệ thông tin để gửi và nhận một số văn bản thông thường như báo cáo tuần, giấy mời họp, lịch công tác tuần … Đây là nét tiến bộ trong công tác Hành chính Văn phòng tại UBND xã Quân Bình.
Nghiệp vụ Hành chính Văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới trong công tác Văn thư, lưu trữ đã phát huy tốt hiệu quả đối với công việc chung của toàn cơ quan. Trong đó:
Các văn bản đi của UBND xã Quân Bình ngày càng được hoàn thiện hơn về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, tính pháp lý được đảm bảo. Trước khi chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ rồi chuyển giao văn bản. Chính vì vậy mà tình trạng văn bản gửi đi không có ngày tháng năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký…đã được hạn chế tối đa.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tương đối nghiêm túc,
không còn tình trạng đóng dấu khống chỉ lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung, con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi nội dung văn bản đã được ghi đầy đủ và đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Các văn bản đi của cơ quan được giữ lại bản gốc tại văn thư cơ quan, sau đó được sắp xếp theo một trình tự nhất định. (Ví dụ: văn bản được giữ lại sẽ sắp xếp theo tên loại văn bản, ngày tháng ban hành văn bản, sau khi kết thúc 1 năm văn bản sẽ được chuyển giao vào kho lưu trữ cơ quan)
Các khâu nghiệp vụ trong công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện đầy đủ, chuyên nghiệp và khoa học hơn. Tài liệu lưu trữ được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức tài liệu lưu trữ được quan tâm hơn….
Các văn bản đến của UBND xã Quân Bình sau khi kiểm tra bóc bì văn bản thì các bộ văn thư trình lên thủ trưởng xin ý kiến chỉ đạo, sau đó tiến hành đóng dấu đến cho văn bản, vào sổ đăng ký văn bản đến.
Công việc được thực hiện thuận lợi hơn nhờ có các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ như máy vi tính để đăng ký và tra tìm văn bản vừa nhanh, vừa đa dạng, máy photocopy, máy in, máy fax. Trong phòng làm việc có: bàn làm việc (bàn hộp, có ô kéo, có khóa chắc chắn đề bảo vệ con dấu của cơ quan), ghế tựa nhưng có thể xoay chuyển tùy theo ý thích của cán bộ nhân viên, máy vi tính, điện thoại, tủ đứng để bảo quản sổ sách và hồ sơ tài liệu; giá đứng xoay để treo các con dấu (dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu mức độ khần, mật..., trang bị đầy đủ các Văn phòng phẩm như: bút, giấy in. mực, thước, ghim, kẹp…).
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (đi, đến), lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy định.
Việc lập hồ sơ trước hết được thực hiện ở phòng ban do các chuyên viên đảm nhận giảm nhẹ gánh nặng công việc cho văn thư cơ quan.
Văn phòng cơ quan lập danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức ghóp ý kiến cách lập như vậy sẽ tiết kiệm về mặt thời gian, chi phí, công sức.
Sự hướng dẫn nhiệt tình, cụ thể của cán bộ Văn thư - Lưu trữ giúp em có thêm kiến thức về công tác Văn thư cũng như Lưu trữ và một số công việc khác
thuộc Văn phòng. Đó là cán bộ kinh nghiệm lâu năm, có chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo trong quá trình giải quyết công việc.
Văn phòng sử dụng phần mềm quản lý văn thư để dễ dàng quản lý các loại giấy tờ Công văn; vì vậy nó cũng có ưu điểm nhất định như:
• Nhanh chóng khi lập các loại Công văn, giấy tờ khi trình hoặc xin ý kiến lãnh đạo;
• Theo dừi, kiểm soỏt được tỡnh trạng Cụng văn do cơ quan gửi đi;
• Lập và thống kê các báo cáo chính xác;
• Tránh được những sai sót phát sinh;
Việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản bản đi, đến Văn phòng UBND xã ngày càng đi vào nền nếp; đảm bảo xử lý kịp thời, chính xác; đảm bảo thời gian, đúng đối tượng.
Công tác lưu trữ có cố gắng trong thu thập, chỉnh lý tài liệu, thu thập, chỉnh lý tài liệu hồ sơ đã đưa vào kho lưu trữ bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng đúng quy định của nhà nước; hướng dẫn công tác nghiệp vụ lưu trữ cho các phòng, ban ngành của xã, các xã, thị trấn đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; công tác bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu an toàn
Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu, dễ dàng cho công việc tra tìm tài liệu.
Kho lưu trữ có sự trang bị các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn cho tài liệu. Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước... vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu, trong kho có trang bị dụng cụ làm vệ sinh tài liệu.
Việc tổ chức điề hành hội họp, hội nghị của cơ quan được thực hiện tương đối tốt, khoa học.Việc tiếp dân được thực hiện rất tốt.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, công tác hành chính của UBND xã Quân Bình cũng có một số nhược điểm như:
Công tác quản lý và kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán bộ chưa thực sự chú tâm vào công việc.
Công việc được hoàn thành nhưng đôi khi chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp. Văn bản chưa được chuẩn hoá. Vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức kỹ thuật trình bày kiểu trình bày, phông chữ cỡ chữ, kiểu chữ chưa đúng với quy định tại thông tư số 01/2012/TT-BNV ngày 19/01/2012 của Bộ Nội vụ. Ví dụ: Theo quy định đối với những ngày nhỏ hơn 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước nhưng ở đây một số văn bản có ngày nhỏ hơn 10 lại thiếu số 0 ở đằng trước. Các văn bản được soạn ra còn thiếu thống nhất trên nhiều phương diện về thể thức, tên loại, ngôn ngữ Văn phòng.
Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dừi giải quyết văn bản đôi lúc còn chậm, thủ công.
Một số công việc vẫn làm thủ công như công tác tra tìm tài liệu lưu trữ của những năm về trước mà không sử dụng các bộ thẻ, vì vậy khi tìm tài liệu mất rất nhiều thời gian .
Trình độ cán bộ công tác văn thư ở trình độ trung cấp và trái nghành không đúng nghành văn thư, nên cách làm việc chưa được khoa học, vẫn mang tính thủ công nên việc áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác văn thư chưa được hiệu quả.
Các văn bản, giấy tờ còn giải quyết chậm .
Một số máy móc trang thiết bị Văn phòng như (máy in, máy photcoppy) đã cũ mà chưa được thay mới. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư vẫn còn thiếu như: chưa có phòng văn thư riêng, chưa có máy photo tài liệu. Các hình thức sử dụng tài liệu còn ít.
Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ. Việc tra tìm tài liệu lưu trữ trên máy tính chưa được áp dụng rộng rãi.
Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chưa được tiến hành triệt để , vẫn còn có sự nhắc nhở của cán bộ lưu trữ.
Vấn đề hiện đại hóa Văn phòng cần được thực hiện trên tất cả mọi phương diện như trang thiết bị Văn phòng, con người làm Văn phòng, các nghiệp vụ hành chính Văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt của Văn phòng thành hiệu quả thiết thực cụ thể.
Diện tích kho lưu trữ của xã quá nhỏ, hẹp, bụi bẩn không đảm bảo được nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ. Hơn nữa kho lưu trữ lại được đặt ở tầng trên cùng nơi mà nắng chiếu vào nhiều nhất vì vậy mà tài liệu nhanh giòn, dễ gây hỏng tài liệu.
Hộp bảo quản tài liệu chưa được khoa học vì vẫn dùng hộp giấy vì vậy mà tài liệu bị nhăn mép rất nhiều. Hộp giấy thì đã cũ vì vậy độ an toàn cho tài liệu không cao.
Trang thiết bị cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ có nhưng còn thiếu, nhiều dụng cụ chưa đảm bảo yêu cầu theo quy định nên đôi khi việc thu thập tài liệu lưu trữ còn khó khăn, ảnh hưởng đến việc lập và triển khai danh mục nguồn nộp lưu cấp xã. Việc quản lý con dấu của cán bộ văn thư cơ quan chưa được tốt cho lắm. Vì có một số cán bộ trong cơ quan tự ý đóng dấu cho văn bản khi mà cán bộ văn thư.
Nhiều hồ sơ tài liệu vẫn còn tồn đọng ở các phòng, ban chuyên môn và đơn vị trực thuộc, một số đơn vị chưa bổ sung kịp thời các hồ sơ tài liệu để phục vụ cho công tác lưu trữ nên việc lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn. Chưa thực hiện được việc chỉnh lý hồ sơ tồn đọng (do có sự mượn lại văn bản của các phòng, ban).
* Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em qua thời gian thực tập tại UBND xã Quân Bình. Rất mong những kiến nghị, đề xuất của em sẽ được lãnh đạo UBND xã Quân Bình quan tâm và xem xét nhằm góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác Văn phòng của cơ quan.
II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược