III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất và chất lượng.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức tổ chức công tác văn thư, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình thức tổ chức công tác văn thư: Văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp… Mỗi hình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà có thể lựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan mình.
Trong quá trình thực tập tôi thấy UBND quận Tây Hồ đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác văn thư tập trung.
*Ưu điểm: UBND quận Tây Hồ áp dụng hình thức tập trung nên giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận tiện trong việc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.
*Nhược điểm:
Do mỗi đơn có chức năng, nhiệm vụ riêng nên gây nhiều khó khăn trong việc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Có thể thấy rằng, với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ có thể giảm tải được công việc của bộ phận văn thư. Do đó, các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết nhanh chóng. Kịp thời, đáp ứng được kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Vì công tác văn thư đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, bởi vậy mà rất được lãnh đạo cơ quan chú trọng.
* Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND quận Tây Hồ ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn không được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Ngoài ra, với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan thì Quận Tây Hồ đã ban hành Công văn số 705/UB -VP về việc thực hiện quy định về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản ngày 17 tháng 8 năm 2005 của UBND quận.
*Trong công tác quản lý giải quyết văn bản
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và ban hành chuyên ngành và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
Việc thực hiện công tác giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định. Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận, sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến được đăng ký trên máy tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến, lưu giữ khối tài liệu lớn trong một thời gian dài.
*Trong công tác quản lý con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ được thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 58/2011/NĐ-CP của Chính phủ. Con dấu UBND và của văn phòng được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, nhân viên văn thư được giao trách nhiệm thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
- Không đưa con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa ghi nội dung.
- Dấu trong UBND được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để trong tủ có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn.
*Trong công tác lập hồ sơ hiện hành
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được
- Việc lập hồ sơ trước hết được thực hiện ở các phòng ban do các chuyờn viờn đảm nhiệm, vỡ vậy cỏc chuyờn viờn khi lập hồ sơ sẽ hiểu rừ hơn về công việc mình phải làm và lập hồ sơ một cách dễ dàng và nhanh chóng.