CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ
Công tác Hành chính văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của cơ quan. UBND Quận Tây Hồ cần quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành chính văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại với những việc làm cụ thể sau:
Lãnh đạo nên dành sự quan tâm nhiều hơn đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan không chỉ về công việc mà về cả đời sống tinh thần của nhân viên. Đồng thời cơ quan cần tạo điều kiện cho cán bộ văn phòng tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ văn phòng để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên để áp dụng vào thực tiễn công tác mang lại hiệu quả cao trong công việc.
trữ.
Thực tế đã cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ khá nhiều trong khi đó chỉ có vài cán bộ văn thư thì khó có thể giải quyết được hết các công việc của cơ quan. Để khắc phục điều này thì UBND quận nên bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư.
Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ cần tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Xu hướng phát triển chung hiện nay là chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử là phổ biến. Vì vậy UBND quận Tây Hồ cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ cào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo vệ tài liệu lưu trữ như:
Thực hiện việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn bản đi, đến đồng bộ trên máy tính.
Bên cạnh việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng hiệu quả mạng tin học trên diện rộng trong công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ hơn trong công tác văn thư, lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo văn bản, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Bên cạnh đó, trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu, hệ thống thông gió và thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước. Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức nhằm phát huy già trị tài liệu Lưu trữ của cơ quan.
Tuyờn truyền, phổ biến chú cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vài
trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mọi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Bên cạnh đó UBND quận Tây Hồ cần phải tiếp tục củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật Hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Có chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.
Cơ quan cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng Văn thư - Lưu trữ.
Vấn đề hiện đại hóa văn phòng cần phải được thực hiện trên tất cả mọi phương diện như trang thiết bị văn phòng, con người làm văn phòng, các nghiệp vụ Hành chính văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực.
Trên đây là những ý kiến đóng góp của em qua thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em rất mong những kiến nghị, đề xuất đó của em sẽ được lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm và xem xét nhằm góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, nhờ áp dụng những kiến thức đã học dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đây là lần thứ hai em được đi thực tập ở ngoài cơ quan nên em đã nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và cảm thấy tự tin hơn rất nhiều.
Gần hai tháng thực tập, khoảng thời gian không nhiều nhưng đã giúp em học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý giá về chuyên môn nghiệp vụ cũng như kỹ năng thực hành vào công việc thực tế, bên cạnh đó em cũng được học hỏi thêm về phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ văn phòng nơi công sở và em cũng nhận thấy rằng: Từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết đến thực hành thực sự là cả một vấn đề lâu dài và tốn kém không ít thời gian để làm quen và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc. Tuy quá trình này không phải lúc nào cũng diễn ra theo ý muốn, theo một quy trình nhất định và trên thực tế nó có thể đúng hoặc không đúng hoàn toàn so với những gì đã được đào tạo ở trường học.
Nhưng nếu biết vận dụng linh hoạt vào thực tế thì nó sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Em có thể hoàn thành tốt kỳ thực tập và bài báo cáo này là được sự quan tâm giúp đỡ hết mình, sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô, các chú và các anh, chị trong cơ quan cũng như sự hướng dẫn của các thầy các cô Khoa Quản Trị Văn Phòng.
Em cũng gửi lời cảm ơn tới các anh, chị và lãnh đạo văn phòng Ủy ban đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian qua để hoàn thành tốt kỳ thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên Trần Hải Long