CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan
Như chúng ta đã biết thì một cơ quan dù lớn hay nhỏ thì việc tổ chức Hội nghị là không thể không diễn ra.
Tổ chức Hội nghị là một khâu quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Trong quá trình thực tập tại UBND quận Tây Hồ em cũng đã có dịp được tham gia một số Hội nghị do cơ quan tổ chức. Qua đó em biết được rằng quy trình tổ chức Hội nghị được tiến hành như sau:
*Trước Hội nghị:
-Bộ phận văn thư và phòng Tổng hợp phải chuẩn bị văn bản +Quyết định tổ chức
+Quyết định thành lập ban tổ chức( kèm theo kế hoạch)
-Phòng Hành chính Tổ chức, Phòng Tài chính Kế toán chuẩn bị kinh phí +Giấy để nghị tạm ứng
+Bản dự trù kinh phí +Kế hoạch
-Phòng Quản trị chuẩn bị cơ sở vật chất, lễ tân.
*Trong khi diễn ra Hội nghị
Lãnh đạo điều hành theo kịch bản.
*Sau khi kết thúc Hội nghị +Tổng hợp kết quả
+Quyết toán +Lập hồ sơ
+Xây dựng chương trình hành động, cũng cố lại ý kiến đã thảo luận trong Hội nghị
+Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
Mẫu hóa chương trình nghị sự cho cơ quan.
CHƯƠNG TRÌNH
HỘI NGHỊ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CƠ QUAN
VĂN PHềNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ NĂM 2015 (Thứ 4, ngày 25/3/2015)
TT Thời gian Nội dung Người thực hiện Ghi chú
1 Từ07h45–8h00 Đón tiếp đại biểu, ổn định chỗ ngồi Ban Lễ tân 2 Từ 8h00–8h15 Tuyờn bố lý do, giới thiệu đại biểu Đ/c Vừ Bớch Thủy 3 Từ 8h15-8h30 Mời đoàn chủ tịch, thư ký lên làm việc
và thông qua chương trình hội nghị Đ/c Lê Chung Đức 4 Từ 8h30-8h45
Báo cáo kết quả công tác của văn phòng năm 2014 và phương hướng,
nhiệm vụ năm 2015
Đ/c Dương Văn Trường 5 Từ 8h45-9h00 Báo cáo tổng kết phong trào thi đua
công đoàn văn phòng năm 2014 Đ/c Nguyễn Lệ Hương 6 Từ 9h00-9h15 Báo cáo thu – chi tài chính của Công
đoàn năm 2014 Đ/c Nguyễn Lệ Hương 7 Từ 9h15-9h30
Trình bày Thông báo phân công nhiệm vụ của cán bộ, công chức, nhân viên
văn phòng
Đ/c Vừ Bớch Thủy 8 Từ 9h30-9h40 Giải lao giữa giờ, văn nghệ Đội văn nghệ quận 9 Từ 9h40-9h50 Điều hành nội dung tham luận tại hội
nghị Đ/c Lê Đức Trung
10 Từ 9h50-10h00 Bầu ban Thanh tra nhõn dõn Đ/c Vừ Bớch Thủy 11 10h00-10h20 Trình bày dự thảo Quy chế chi tiêu nội
bộ của văn phòng năm 2015
Đ/c Dương Văn Trường 12 10h20-10h30
Công bố Quyết định khen thưởng các cá nhân đạt thành tích tốt trong hoạt
động công đoàn năm 2014
Đ/c Lê Quang Hòa 13 Từ 10h30-10h40 Trình bày dự thảo Nghị quyết hội nghị
Cán bộ công chức Đ/c Nguyễn Lệ Hương 14 10h40 Tổng kết và bế mạc hội nghị Đ/c Lê Trung Đức
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.
5.1. Cách bố trí trang thiết bị, phòng làm việc của văn phòng
Phòng văn thư quận
Phòng tiếp dân và tủ nhận văn bản của các đơn vị
Cách bố trí các vị trí làm việc của chuyên viên và hệ thống máy móc phục vụ công việc hành chính; tủ hồ sơ
Phòng làm việc của Chánh văn phòng
5.2. Đánh giá ưu nhược điểm của mô hình văn phòng hiện đại
*Ưu điểm:
Khi áp dụng mô hình văn phòng này thì ưu điểm lớn nhất của nó là lãnh đạo sẽ có cái nhìn bao quát, tổng thể hơn về nhân viên của mình, có được cách nhìn nhận đánh giá khách quan về thái độ làm việc cũng như năng lực của nhân viên.
Để từ đó có những quyết định khen thưởng, đề bạt cho phù hợp với năng lực của mỗi người, tạo ra được tính công bằng trong nhân viên.
Ngoài ra, việc áp dụng mô hình văn phòng này sẽ tiết kiệm cho cơ quan, thay vì phải mua nhiều trang thiết bị như máy in, máy photo, xây dựng nhiều phòng làm việc riêng…. Thì việc áp dụng mô hình văn phòng mở chỉ cần sắp xếp vừa đủ trang thiết bị mà thôi.
* Hạn chế:
Người Việt Nam có tính an phận, không thích sự thay đổi, cái gì mang tính truyền thống là ưa chuộng. Vậy nên khi áp dụng mô hình văn phòng này thì phải tốn rất nhiều thời gian mới tạo cho con người làm quen với mô hình làm việc mới.
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành