- Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Phòng chỉnh lý tài liệu đã tổ chức chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân loại và lập hồ sơ phải tụn trọng sự hỡnh thành tài liệu theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.
Lưu trữ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu, đó là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Chương trình này được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện hơn. So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có sự trợ giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích: Không những giảm bớt một số khâu trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời gian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục hồ sơ luôn; tiết kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa
trên cơ sở dữ liệu giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng.
- Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói. Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh phí, mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Kho lưu trữ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng. Thực hiện tốt các biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ quốc gia III thường xuyên cải tạo sửa chữa kho tàng và đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạt thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ. Hàng tháng, cán bộ lưu trữ thực hiện nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Trung tâm cũng được thực hiện thường xuyên.
- Nhược điểm:
kiện Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan còn khiêm tốn. Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá kệ, số lượng hộp). Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên làm công tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra cứu thường xuyên.
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Trong những năm gần đây, Lưu trữ Trung tâm đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội. Số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc phục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông tin đại chúng.
- Nhược điểm:
Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài liệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ phong phú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm.
a) LỊCH CÔNG TÁC TỪ NGÀY … ĐẾN NGÀY … CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
NGÀY, THÁNG SÁNG (Giờ làm việc từ 8h00’ đến 12h00)
CHIỀU (Giờ làm việc từ 13h00 đến 17h00)
Thứ hai (ngày, tháng, năm)
- 10h00: - 14h00:
Thứ ba
(ngày,tháng,năm)
- 8h00: Hội nghị phổ biến, quán triệt và thực hiện Nghị quyết Hội nghị Trung ương 10(khóa XI).
Thành phần: Toàn thể Đảng viên thuộc trung tâm. Địa điểm hội trường lớn tầng 2, trụ sở Bộ Nội vụ.
- 8h30: Bà Trần Việt Hoa – Giám đốc và bà Vũ Thị Kim Hoa – Phó giám đốc làm việc tại Văn phòng quốc Hội.
- 14h00: Họp giao ban Trung tâm lưu trữ quốc gia III. Thành phần: Ban giám đốc, Trưởng các đơn vị, Đại diện Ban chấp hành công đoàn, Đại diện đoàn Thanh niên, Địa điểm: Phòng họp tầng 9 nhà A1.
Thứ tư (ngày,tháng, năm)
- 8h00: Đại hội chi bộ Trung tâm lưu trữ quốc gia III nhiệm kỳ 2015 -2017 phiên trù bị. Thành phần:
Toàn thể Đảng viên thuộc Trung tâm. Địa điểm: Phòng họp tầng 9
- 14h00: Họp hội đồng thẩm định các quyết định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của P.TCCB, P.HC-TC. Thành phần: Bà Trần Việt Hoa –
nhà A1. Giám đốc đi dự.Địa điểm:
P.207 trụ sở Cục.
Thứ năm (ngày,tháng, năm)
- 8h00: - 14h00: Đại hội chi bộ KHTC
nhiệm kỳ 2015 – 2017. Thành phần Bà Trần Việt Hoa đi dự.
Địa điểm P207 trụ sở Cục.
Thứ sáu
(ngày,tháng,năm)
- 8h00: Đại hội chi bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhiệm kỳ 2015 – 2017. Thành phần: toàn thể Đảng viên thuộc Trung tâm. Địa điểm:
tầng 9 nhà A1.
- 14h00:
Thứ bảy
(ngày,tháng,năm)
b) Mẫu hóa kế hoạch công tác tháng CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Số: /KH – HC
CễNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHỊA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà nội, ngày tháng năm
KẾ HOẠCH
Kế hoạch công tác tháng … I Mục đích, yêu cầu
1.Mục đích
………
2.Yêu cầu
………
………
II. Những nhiệm vụ trọng tâm
1………..
2……….
3……….
III. Phân công thực hiện
1………
2………
3………
IV. Tổ chức thực hiện
1………..
2………..
3………..
Nơi nhận:
- Cục VTLTNN ( để bc);
- BGĐ TTLTIII;
- Các đơn vị thuộc Trung tâm;
- Lưu: VT, HC.
GIÁM ĐỐC
c) Mẫu hóa kế hoạch công tác năm.
CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Số: /KH - HC
CễNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM … I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
………..
2.Yêu cầu
……….……….
II NHIỆM VỤ CÔNG TÁC TRỌNG TÂM NĂM…
1………
2……….
3……….
4……….