CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu của các cơ quan, đơn vị nói chung và của các cơ quan hành chính nói riêng (UBND huyện Bạch Thông). Nhà nước, Chính phủ và các Bộ cùng các cơ quan có thẩm quyền đã có nhiều văn bản pháp luật quy định công tác Văn phòng. Để công tác Văn phòng của HĐND - UBND hoạt động ngày càng tốt hơn, khắc phục một số nhược điểm và phát huy các ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc hướng tới các mục tiêu đã đề ra, em xin có một số đề xuất như sau:
- Về kỹ thuật trình bày văn bản
Cần quan tầm nhiều hơn nữa đến việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản trong văn phòng. Tích cực đổi mới nâng cao trình độ của các cán bộ nhân viên trong cơ quan để bắt kịp với xu thế đổi mới của thời đại. Luôn cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan tới việc trình bày văn bản, áp dụng đúng theo thể thức văn bản mà nhà nước quy định. Cử các cán bộ, chuyên viên văn phòng đi học các khóa học ngắn hạn về công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là các lớp học về phổ biến Nghị đinh mới, Thông tư mới ban hành của Nhà nước để bắt kịp với những thay đổi trong cải cách hành chính mà Nhà nước đang triển khai phổ biến trong những năm gần đây. Hạn chế mắc những lỗi cơ bản về thể thức; nhất là về phần cơ quan chủ quản, cơ quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn bản, người kí văn bản.
- Về quy trình soạn thảo văn bản
Cần chú ý hơn trong quy trình soạn thảo văn bản, yêu cầu các phòng ban nghiên cứu và thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV- VPCP và Thông tư 01/2011/TT-BNV để hạn chế những sai sót khi chuyển về
cho bộ phận văn phòng chỉnh sửa. Bộ phận Văn thư cần chú ý hơn khi kiểm tra các văn bản về thể thức văn bản để tránh bỏ xót những lỗi cơ bản.
- Về cán bộ thực hiện công tác hành chính văn phòng
Tăng cường các chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán bộ làm công tác văn thư vì những cán bộ văn thư là người đảm đương nhiều nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn phòng
Việc bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ cần phải hợp lý hơn; để các cán bộ được làm việc đúng chuyên môn của mình để chất lượng công việc được tốt hơn. Luôn có những chính sách khuyến khích các cán bộ có mong muốn nâng cao trính độ chuyên môn, tạo điều kiện tối đa cho các cán bộ đi học các lớp liên thông, các lớp học nghiệp vụ ngắn hạn.
Để tránh tình trạng quan liêu, phòng ban này ỷ lại phòng ban khác cần phân cụng nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phũng, đơn vị một cỏch rừ ràng. Trong mỗi phòng, đơn vị cần xây dựng những bản phân công công việc cho cụ thể từng người một để công việc đạt hiểu quả cao.
Nên có những chế tài cụ thể hơn nữa về việc vi phạm những nội quy, quy định làm việc của cơ quan. Có những hình thức kỉ luật nghiêm khắc đối với những cán bộ thường xuyên đi làm muộn, về sớm và hay ra ngoài làm việc riêng trong giờ hành chớnh. Cần xõy dựng bảng chấm cụng rừ ràng đối với từng người, lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo các nội quy làm việc để làm gương cho những nhân viên khác, khi lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng hơn so với các nhân viên.
Ưu tiên, khuyến khích cho các lãnh đạo đi học các lớp về ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ các công việc trong cơ quan một cách hiệu quả nhất. Cân đối số lượng cán bộ trong phòng, đơn vị so với khối lượng công việc được giao.
Nếu phòng, đơn vị nào có tình trạng thừa cán bộ thì luân chuyển tới phòng, đơn vị thiếu cán bộ theo đúng trình độ chuyên môn.
- Về hiện đại hóa Văn phòng
Cần đầu tư hơn nữa các trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm đáp ứng
được nhu cầu công việc của cơ quan. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu quả của công việc cũng như tạo môi trường làm việc khoa học, hiện đại cho cán bộ trong cơ quan. Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị hạ tầng cho cơ quan theo đúng tiêu chuẩn của văn phòng hiện đại hóa để chất lượng công việc được thực hiện tốt nhất. Cần quan tâm phát triển đồng bộ tất cả các lĩnh vực trong văn phòng để tạo nên sự phát triển chung, toàn diện cho văn phòng.
Cần mua sắm thêm máy in, máy photocopy đặt ở các phòng, đơn vị khác để giảm tải những văn bản cần in ấn tập trung hết về máy photocopy của văn phòng. Nên trang bị cho mỗi phòng, đơn vị 01 máy in và 01 máy Fax để tránh tình trạng khi các phòng có văn bản cần phải chuyển, gửi đi phải chạy qua chạy lại. Máy photocopy nên thường xuyên được bảo hành và nâng cấp các phần mềm hiện đại, hướng dẫn cho các cán bộ tại các phòng, đơn vị có máy photocopy, máy in, máy Fax cách sử dụng sao cho đạt hiểu quả tối đa nhất.
Nên có những quy định cụ thể về việc sử dụng trang thiết bị tại các phòng, đơn vị trong đó yêu cầu các cán bộ của phòng, đơn vị nào cần phải bảo quản và giữ gìn trang thiết bị của phòng đó. Khoán trọn gói cho từng phòng về trang thiết bị văn phòng, nếu có hư hỏng gì thì phòng đó phải chịu trách nhiệm. Làm như vậy, các cán bộ trong cơ quan sẽ có ý thức tự giác giữ gìn đồ của cơ quan hơn. Yêu cầu các cán bộ khi ra về phải tắt hết các thiết bị điện, nếu phòng nào khi ra về không tắc điện và lặp lại nhiều lần thì phạt hành chính hoặc có những hình thức kỉ luật nhất định để răn đe.
- Về việc xây dựng củng cố bộ máy hành chính
Lãnh đạo cấp trên cần chỉ đạo tiếp tục thực hiện việc cải cách bộ máy hành chính theo quy định của Nhà nước đồng thời đổi mới phương thức hoạt động của Trung tâm sao cho bộ máy hành chính gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ giữa cỏc bộ phận rừ ràng, khụng bị chồng chộo nhau, phự hợp với điều kiện và yêu cầu công việc. Trên cơ sở đó, áp dụng những quy định, quy chế mới trong tổ chức hoạt động văn phòng sao cho thống nhất và khoa học. Hoàn thiện mô hình
đồng bộ các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư.
- Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng
Thường xuyên cập nhật những phần mềm công nghệ thông tin hiện đại liên quan đến thủ tục giải quyết các công việc hành chính. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn phòng, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cho công tác văn phòng đáp úng được quá trình hội nhập.
Cần tập trung đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong công tác văn thư. Cử các cán bộ văn phòng đi học thêm các lớp tin học văn phòng hiện đại để phục vụ tốt cho công tác văn phòng.
- Về nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ trong cơ quan
Để có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao và phẩm chất tốt Trung tâm Lưu luôntrữ quốc gia III tạo điều kiện cho các cán bộ trong cơ quan đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, khóa học lý luận chính trị, các lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng. Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn tạo ra những môi trường làm việc năng động để các cán bộ có thể trau dồi thêm những kỹ năng, trình đồ, phấm chất. Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển và phổ biến thì việc đi học các khóa học tin học văn phòng là cần thiết.
Bên cạnh đó, các cán bộ trong Trung tâm cũng cần phải tự mình rèn luyện và nâng cao các phẩm chất công tác nghiệp vụ. Luôn tìm hiểu thêm về kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước và thường xuyên cập nhật những văn bản mới của nhà nước để có những kiến thức về kỹ thuật soạn thảo chính xác, kịp thời. Trong quá trình công tác tại Trung tâm Lưu trữ cần phải nghiêm chỉnh chấp hành những ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan và Lãnh đạo phòng.
PHẦN KẾT
Trong nền kinh tế đất nước và toàn cầu hiện nay, với sự phát triển không ngừng của xã hội, văn phòng lại càng trở nên quan trọng hơn, bởi chính những hoạt động trong công tác văn phòng. Đây là một yếu tố chủ quan quyết định đến sự tồn tại, vững mạnh của cơ quan. Văn phòng hoạt động có hiệu quả giúp cho toàn bộ cơ quan hoạt động đạt hiệu quả cao, tăng khả năng cạnh tranh, chủ động trong quá trình hội nhập nâng cao vị thế của cơ quan.
Cho nên chúng ta có thể khẳng định rằng công tác hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… đang được quan tâm và chú trọng đặc biệt ở cơ quan hành chính Nhà nước. Chính vì vậy, trong xu hướng hội nhập kinh tế thế giới WTO khi đào tạo sinh viên ở các trường đại học, cao đẳng cũng có nhiều cải cách để tạo được điểm nhấn mới cho sinh viên khi ra trường có thể phù hợp với sự phát triển chung của xã hội.
Cùng với sự giúp đỡ, giới thiệu, định hướng của nhà trường cùng Khoa Quản trị văn phòng em đã được Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tiếp nhận thực tập và đượcthực tập tại Phòng Hành chính – Tổ chức, bản thân em đã học hỏi được nhiều bài học, kinh nghiệm quý báu. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng ở đây em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Chính sự nhận biết như vậy sẽ giúp cho em có một hành trang đầy đủ để bước tiếp trên con đường đã chọn.
Trong thời gian học tập tại trường em đã cố gắng học hỏi, phấn đấu để nâng cao những hiểu biết của mình để hoàn thành những nhiệm vụ được giao.
Được thực tế trên cơ sở lý thuyết làm hành trang tại trường, mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Phòng Hành chính – Tổ chức nhưng em vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế trong công việc cũng như trong bài báo cáo kiến tập này. Em rất mong nhận được những ý kiến, nhận xét của các thầy, các cô trong khoa để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói chung và trong Phòng Hành chính – Tổ chức nói riêng, đã tạo điều kiện giúp đỡ trong thời gian qua để em có cơ hội vận dụng những kiến thức đã học vào công tác văn phòng trong cơ quan cũng như trong công tác và làm việc sau này.
Cuối cùng, cho em gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng đã luôn truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các cô, chú, anh, chị trong Phòng Hành chính Tổ chức nói riêng và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói chung đã giúp đỡ cho em rất nhiều trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan.