CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến công tác Hành chính Văn phòng, thực hiện mọi biện pháp cải thiện công tác này một cách hiệu quả nhất.
Là một Văn phòng quản lý nhiều lĩnh vực, thời gian qua, Phòng Hành chính Tổ chức đã cố gắng thực hiện nhiều biện pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện công tác này với mục đích phục vụ tốt cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan, sau gần 02 tháng thực tập tại Phòng Hành chính - Tổ chức em đã có điều kiện tìm hiểu sâu hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng như các nghiệp vụ về Văn phòng, sau đợt tập này giúp cho em thêm kinh nghiệm thực tế. Em nhận thấy công tác Hành chính Văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục:
1. Ưu điểm
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương, chính vì vậy công tác hành chính văn phòng rất được chú trọng.
Trung tâm luôn đặt công tác quản lý hành chính nhà nước lên hàng đầu. Luôn có những chính sách ưu tiên đối với những cán bộ văn phòng có lòng nhiệt huyết với công việc, phấn đấu vươn lên trong sự nghiệp và nỗ lực, cố gắng vì cơ quan.
Chất lượng đội ngũ cán bộ trong văn phòng được lãnh đạo cơ quan chú trọng và đưa lên hàng đầu. Hàng năm, Giám đốc Trung tâm phê duyệt rất nhiều quyết định cử cán bộ công chức, viên chức đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, liên thông đại học để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình nhằm phục vụ tốt công tác hành chính văn phòng. Nhìn chung, các lãnh đạo văn phòng, cán bộ trong văn phòng đều là cử nhân các chuyên ngành Hành chính, Quản lý nhà nước, Luật..., có trình độ chính trị từ trung cấp trở lên. Lãnh đạo có đủ kiến thức, kinh nghiêm chuyên môn để hướng dẫn, chỉ đạo cán bộ văn phòng thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Công tác tuyển dụng nhân sự được đảm bảo đúng quy trình và tính minh bạch, đúng với yêu cầu công việc. Do vậy, việc phân công nhiệm vụ cũng đảm bảo tính khả thi.
Công tác tham mưu, tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo… đã được các chuyên viên đảm nhiệm và làm đúng theo quy chế làm việc của văn phòng và biết cách xử lý tình huống.
Công tác văn thư luôn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác và bí mật. Với phong cách làm việc chuyên nghiệp của các cán bộ văn thư, công việc luôn được tiến hành một cách khoa học và không bị tồn đọng các tài liệu của những năm về trước. Bộ phận văn thư là nơi lưu giữ những văn bản, giấy tờ quan trọng nên những người làm công tác văn thư trong cơ quan luôn có đức tính cẩn thận, chu đáo. Trung tâm luôn ưu tiên cho cán bộ văn thư đi học các lớp về nâng cao nghiệp vụ, các khóa học ngắn hạn về lĩnh vực văn thư, học về ứng dụng những phần mềm công nghệ thông tin trong công tác văn thư để tiện cho việc lưu trữ tài liệu trên máy tính. Nhờ cách sắp xếp tài liệu khoa học của các cán bộ văn thư nên khi tra tìm tài liệu rất dễ dàng tìm thấy, tài liệu luôn được bảo quản và nộp về kho lưu trữ đúng thời hạn.
Để công tác hành chính văn phòng được thực hiện tốt thì cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cũng phải đáp ứng được những yêu cầu của công việc.
Hiểu được vấn đề đó nên hàng năm, lãnh đạo cơ quan luôn phê duyệt những văn bản có liên quan tới vấn đề tu sửa, mua sắm những trang thiết bị văn phòng nhằm giải quyết các công tác hành chính được nhanh chóng hơn. Hiện tại các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị các thiết bị máy móc như: máy in, máy điện thoại, máy fax, máy photocopy hiện đại nhất tạo điều kiện cho các cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Đặc biệt, mỗi bàn làm việc của các cán bộ văn phòng đều có 01 máy tính để bàn, 01 điện thoại, trong mỗi phòng thuộc văn phòng đều có điều hòa nhiệt độ, tủ đựng hồ sơ, 01 bộ bàn ghế để tiếp khách, các văn phòng phẩm cấn thiết phục vụ cho công tác văn phòng.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Đóng dấu văn bản phát hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng những văn bản chưa đóng dấu.
Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ.
Tóm lại, công tác hành chính văn phòng tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III luôn được thực hiện nghiêm túc. Công tác chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với các cán bộ trong cơ quan luôn có hiệu quả.
Các cán bộ trong cơ quan cũng luôn chấp hành tốt những nội quy của cơ quan, luôn có ý chí vươn lên trong sự nghiệp, có tinh thần, trách nhiệm cao đối với công việc. Sự phối hợp giữa các phòng ban cũng rất chặt chẽ và ăn ý với nhau tạo nên một môi trường làm việc rất thân thiện và tích cực.
2. Nhược điểm
Mặc dù công tác hành chính văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã được cải cách và có tiến bộ hơn so với những năm trước đây, hoạt động cũng có hiệu quả hơn nhưng vẫn còn có những mặt hạn chế như:
- Về quy trình soạn thảo văn bản
Nhìn chung, quy trình soạn thảo văn bản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thực hiện thống nhất và hợp lý, tuân theo trình tự các bước đã quy định nhưng đôi khi vẫn tồn tại những hạn chế như: quy trình soạn thảo văn bản ở khâu cuối cùng là khâu Văn thư nhiều khi cũng không để ý đến thể thức văn bản, một phần do quá nhiều công việc không thể để ý hết được, phần khác là do các Phòng ban từ trước đến giờ vẫn soạn thảo như thế, nếu đưa về soạn thảo lại thì sẽ mất nhiều thời gian và làm chậm trễ tiến độ giải quyết công việc.
- Về cán bộ thực hiện công tác hành chính văn phòng
Tình trạng đi làm không đúng giờ của các cán bộ công chức, viên chức trong Trung tâm lưu trữ quốc gia III. Dù đã có các quy định về nội quy làm việc, quy chế cơ quan những chưa đủ tính răn đe đối với các cán bộ. Và hơn hết là vẫn có một số lãnh đạo phòng, đơn vị không gương mẫu trong việc đi làm đúng giờ nên tình trạng đi làm muộn về sớm ngày càng gia tăng. Trong giờ làm việc vẫn còn một số cán bộ tranh thủ ra ngoài làm việc riêng, không đảm bảo được chất lượng công việc được
giao.
Một số cán bộ, lãnh đạo trong cơ quan có tuổi tác cao nên rất hạn chế về trình độ ngoại ngữ và việc sử dụng máy tính, trang thiết bị hiện đại trong công việc dẫn đến quá trình giải quyết công việc chưa được nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Nhiều cán bộ không quen với việc sử dụng phần mềm chỉnh sửa văn bản trên máy tính mà vẫn quen với cách chỉnh sửa truyền thống đó là in văn bản ra và chỉnh sửa trên giấy sau đó lại chỉnh sửa lại trên máy tính. Cách làm này rất mất thời gian mà lại tốn kém.
- Về các trang thiết bị văn phòng
Tuy đã nâng cấp về các máy móc, trang thiết bị trong văn phòng nhưng vì khối lượng công việc quá nhiều dẫn đến tình trạng máy in, máy photocopy nhanh hỏng. Mà Trung tâm vẫn còn hạn chế về số lượng máy in và máy photocopy. Đôi khi số lượng văn bản quá nhiều và nhiều tài liệu độc giả khai thác , máy photocopy của cơ quan không đáp ứng được nhu cầu công việc vì thế bắt buộc các phòng, đơn vị phải mang tài liệu ra ngoài cơ quan để photocopy. Điều này gây tốn kém tới nguồn kinh phí của cơ quan lại mất thời gian ảnh hưởng tới công việc rất lớn.
Các máy tính trong cơ quan đa số đã được thay mới nhưng vẫn chưa cập nhật được những phần mềm công nghệ cao về công tác văn phòng nên nhiều phần vẫn phải nhập dữ liệu theo kiểu thủ công gây mất thời gian lại không khoa học. Nhiều máy tính còn cũ nên hay bị hỏng, bị virut và đôi khi mất những tài liệu quan trọng trong quá trình giải quyết công việc phục vụ nhân dân.
Việc đưa vào sử dụng máy Fax văn bản vẫn chưa được phổ biến, nhiều cán bộ chưa biết dùng và chưa cập nhật tính năng của máy Fax. Số lượng máy Fax tại Trung tâm cũng còn quá ítchỉ có ở phòng văn thư , nhiều phòng ban chưa có nên đôi khi muốn chuyển giao và nhận tại liệu phải qua bộ phận Văn thư Fax nhờ gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc lại mất thời gian đi lại.
Tuy mỗi phòng đã được trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt trần nhưng do ý thức của cán bộ trong cơ quan vẫn chưa cao nên khi ra vào phòng đang mở điều hòa thường không đóng cửa, hoặc khi ra về không tắc điện, điều hòa nhiệt độ hoặc
quạt trần gây tốn kém cho cơ quan. Bên cạnh đó, điều hòa nhiệt độ hoạt động quá công suất nên thỉnh thoảng còn bị hỏng mà lại không có nhân viên phụ trách về việc sửa chữa. Trong một số phòng, đơn vị không đủ điều kiện ánh sáng do bóng đèn quá bé hoặc thường xuyên bị hỏng dẫn đến năng suất làm việc của cán bộ trong cơ quan giảm lại ảnh hưởng tới sức khỏe của các cán bộ trong cơ quan.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược