III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng HĐND- UBND thành phố Việt Trì
3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
Lãnh đạo cơ quan trực tiếp chỉ đạo cho Chánh văn phòng trong việc thực hiện công tác lưu trữ. Thực hiện theo đúng qui định của nhà nước, đảm bảo đúng qui trình, thủ tục. Lãnh đạo cơ quan yêu cầu Chánh văn phòng báo cáo thường xuyên về tình hình lưu trữ trong cơ quan, đảm bảo những văn bản quan trong được quản lý, bảo quản chặt chẽ. Nhận được sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn Phòng tiếp tục chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị và cán bộ lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ theo các nội dung:
3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Các phòng, ban, đơn vị, cán bộ, nhân viên trong quá trình làm việc phải lập hồ sơ công việc, tài liệu, hồ sơ đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công nhân viên lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu,
làm thủ tục lưu trữ, tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, chỉnh lý tài liệu. Nếu tài liệu thuộc lưu trữ nhà nước xin ý kiến chỉ đạo và làm thủ lục nộp lưu.
Chỏnh Văn phũng cú trỏch nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dừi, đụn đốc cỏn bộ văn thư xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu để lựa chọn và chuyển giao vào kho lưu trữ. Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát cán bộ, nhân viên lưu trữ trong quá trình nộp lưu cũng như tổ chức bảo quản, giữ gìn và khai thác, sử dụng tài liệu
3.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt những yêu cầu nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Kho lưu trữ của UBND thành phố Việt Trì được đặt ở phòng riêng tại tầng 5, kho lưu trữ thoáng mát, đủ điều kiện về ánh sáng . Trong kho lưu trữ sử dụng quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hòa không khí; trang thiết bị chống ẩm mốc , côn trùng.
Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, các cán bộ nhân viên lưu trữ là người thực hiện chính các công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, thường xuyên kiểm tra tình trạng của tài liệu, vệ sinh tài liệu, nắm bắt được điều kiện vật lý của kho lưu trữ để có sự điều chỉnh kịp thời ngăn chăn tác động xấu tới tài liệu. sắp xếp tài liệu vào cặp hộp, giá một cách khoa học tránh sự lộn xộn làm thất lạc hoặc mất tài liệu, thường xuyên báo cáo tình hình công tác lưu trữ cho Chánh Văn phòng.
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu :
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành rất nghiêm túc, đúng quy trình và tuần tự bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ. Tài liệu hết giá trị làm thủ tục tiêu hủy tài liệu.
Chánh Văn phòng kiểm tra, rà soát các tài liệu, văn bản cần phải chỉnh lý và lên kế hoạch cho việc chỉnh lý, đề xuất với lãnh đạo cơ quan từ đó thực hiện các biện pháp chỉnh lý tài liệu.
3.4. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin và tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Các đơn vị tổ chức, cá nhân có nhu cầu mượn, tham khảo, trích lục hồ sơ, tài liệu, bản đồ và các loại văn bản khác phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố.
Phần II.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm . Thứ Thời gian Nội dung công tác Địa điểm
2 Sáng:
08h15
Chiều:
Họp Ban Thường vụ Thành Ủy
3 4
5 6
Xây dựng bộ lịch công tác tuần.
Kế hoạch công tác năm
Qua quá trình tìm hiểu tôi thấy cơ quan chưa xây dựng được kế hoạch công tác năm cho cơ quan. Việc xây dựng kế hoạch công tác năm đóng một vai trò hêt sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Vì vậy trên cơ sở kiến thức đã được giảng dậy tại nhà trường tôi sẽ xây dựng mẫu lịch công tác năm như sau:
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ
Số: /QĐ-UBND
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Việt Trì, ngày tháng năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
V/v ban hành chương trình công tác năm 2014 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ Căn cứ Luật Tổ chức HĐND&UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị quyết số 07/2013/NQ-HĐND, ngày 28 tháng 12 năm 2013 của HĐND thành phố về nhiệm vụ Kinh tế - Xã hội năm 2014;
Xét đề nghị của Chánh văn phòng HĐND&UBND, QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Chương trình công tác năn