Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 12. Khu vực để phương tiện giao thông
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Ủy ban nhân dân thành
phố Việt Trì, nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này.
Văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. để việc giải quyết công việc được nhanh chóng và chính xác vì vậy mà chúng ta phải xây dựng văn phòng phải xây dựng mô hình văn phòng hợp lý cho cơ quan.
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năn suất, chất lượng, hiệu quả công việc và con người làm việc trong đó.
Văn phòng của cơ quan được bố trí ở tầng 2 thuộc khu nhà 5 tầng. Bên trong được trang bị các đồ dùng, vật phẩm cần thiết: máy điều hòa, máy tính, máy in, máy phô tô, bàn làm việc, bàn tiếp khách… Các phòng chức năng khác được bố trí ngay sát văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Hiện nay, văn phòng UBND thành phố được trang bị một số trang thiết bị như: 15 máy vi tính, 03 máy phô tô, 04 máy in, 01 máy fax, 06 máy điện thoại, 08 máy điều hòa nhiệt độ.
Qua thời gian 02 tháng thực tập ở văn phòng HĐND&UBND thành phố em đã nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm trong cách bố trí phòng làm việc của UBND thành phố Việt Trì như sau:
* Ưu điểm:
- Với mô hình văn phòng hiện đại này sẽ mang lại cho cơ quan những điều kiện làm việc tốt nhất. cách bố trí phòng làn việc khoa học đầy đủ trang thiết bị hiện đại ( máy tính, máy in máy điện thoại, máy fax ) tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả
- UBND thành phố có cơ sở vật chất hạ tầng rất khang trang, trong khuôn viên văn phòng có nhiều cây xanh giúp cho phòng làm việc luôn thoáng đãng, tạo cảm giác mát mẻ về mùa hè và ấm áp về mùa đông.
- Phòng làm việc của Chánh văn phòng và phòng Văn thư được tách riêng đảm bảo không gây tiếng ồn cho các phòng khác đồng thời tránh được việc bị rò rỉ thông tin.
* Nhược điểm:
- Tuy đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại nhưng một số phòng vẫn chưa có đủ trang thiết bị gầy ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin giữa các phòng ban vì vậy hiệu quả công việc đôi khi chưa cao.
* Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng.
Cùng với sự phát triền của khoa học, đặc biệt đối với các thành tựu của công nghệ thông tin, điện tử viễn thông. UBND thành phố Việt Trì cũng đã bắt nhịp với sự phát triển đó, vấn đề hiện đại hóa văn phòng được UBND thành phố tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người và trang thiết bị máy móc hiện đại để hỗ trợ cho công tác văn phòng. Ngoài ra UBND thành phố đã tập trung vào hiện đại hóa các mặt:
* Hiện đại hóa con người: con người là yếu tố căn bản nhất, trong mọi hoạt động giải quyết công vệc và sử dụng trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ thông tin.
- Thường xuyên trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như sử dụng các phương tiện tiên tiến hiện đại.
* Hiện đại hóa máy móc: Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho con người đạt năng suất lao động tối đa.
- Luân đầu tư các trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phòng, máy tính, máy in, máy điện thoại, máy fax…tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phủ hợp với hoàn cảnh công việc và khả năng tài chính không lãng phí tiền của Nhà nước, ví dụ như mua máy không dùng đến hoặc không dùng hết tính năng.
- Trang thiết bị luôn được bảo quản, bảo dưỡng. Tramg thiết bị sử như máy in nối với máy tính, máy scan nối trực tiếp với máy tính…
* Hiện đại các nghiệp vụ văn phòng: Khi có trang thiết bị hiện đại được trang bị cho văn phòng thì nghiệp vụ Hành chính văn phòng vẫn được thực hiện một cách chính xác, bài bản đảm bảo khoa học.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2 000 vào hoạt động của văn phòng.
6 .Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành
chính của cơ quan.Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng Hành chính.
( Xem phụ lục số 07)
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong