Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 12. Khu vực để phương tiện giao thông
II. Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành chính văn phòng
thuật phục vụ cho công tác hành chính còn chưa hiện đại làm ảnh hưởng đến tiến trình làm việc của cán bộ văn phòng.
II. Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành chính văn phòng:
Công tác hành chính văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu lưu thông liên lạc khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc của cơ quan. Vì vậy cần phải có các biện pháp để nâng cao chất lượng công tác hành chính văn phòng:
1. Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng:
Để nâng cao chất lượng công tác hành chính văn phòng thì đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn phòng nói chung và người lãnh đạo nói riêng phải có tâm, có lòng nhiệt tình với công việc.
Trước hết người lãnh đạo phải là người có năng lực trình độ quản lý thật sự; là người có tinh thần trách nhiệm và là người có tâm, có tài đối nội, đối ngoại, có bản lĩnh, linh hoạt trong mọi hoàn cảnh.Định hướng được bước phát
triển của cơ quan; xỏc định rừ mục tiờu cần phải thực hiện trong từng giai đoạn khác nhau; biết chủ động, bình tĩnh, đối phó với những thay đổi trong quá trình thực hiện kế hoạch.Phải luụn theo dừi đụn đốc, kiểm tra đỏnh giỏ kết quả hoàn thành của đơn vị cấp dưới một cách khách quan nhằm khuyến khích tinh thần hăng say làm việc của cán bộ văn phòng.
Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ cũng phải trau dồi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng để đáp ứng với nhu cầu của việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công việc. Để nghiệp vụ và trình độ của cán bộ văn phòng được nâng cao thì cần: tổ chức các khóa học ngắn hạn về công tác văn phòng, mở lớp tập huấn về nghiệp vụ trong công tác văn phòng thực tế hơn
2. Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin:
Với những trang thiết bị hiện đại sẽ làm cho hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn. Để giúp cho công tác văn phòng trong cơ quan từng bước hiện đại hóa, một trong những biện pháp quan trong là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một cách đồng bộ. Tăng mức độ tự động hóa công tác văn phòng sẽ tạo ra mức thay đổi không chỉ ở mức độ kỹ thuật mà còn thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ giữa các thành viên với nhau trong công tác văn phòng.
3.Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:
Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng thì vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu nên tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là giải pháp thích hợp nhất. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất. Thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức.
Nghiên cứu, đánh giá các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan cũng như đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ văn phòng. Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo; nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm
đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung.
Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các chi đoàn, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực hiện nhiệm vụ. Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các phương tiện làm việc.
4. Đổi mới nghiệp vụ hành chính:
Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở;
công tác văn thư và lưu trữ. Sự am hiểu tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ
thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công cụ.
Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan.Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng.Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính Văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức.
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập vừa qua, em đã được tiếp xúc với công việc thực tế tại cơ quan, trực tiếp thực hiện từng khâu công việc trong văn phòng và được áp dụng các kỹ năng, kiến thức được học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Qua đây, em cũng đã thu hoạch được những kinh nghiệm làm việc cũng như cách giải quyết công việc hàng ngày trong văn phòng
Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã trang bị cho em những kiến thức vững chắc để em có thể hoàn thành thời gian thực tập tốt nhất. Đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn tận tình, chu đáo giúp em hoàn thành xuất sắc bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn tới các anh, chị trong Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt thời gian thực tập tại cơ quan.
Mặc dù đã có những cố gắng nỗ lực không ngừng của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô, các anh chị song bài báo cáo của em không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót. Em kính mong nhận được sự đóng góp của thầy, cô và các anh, chị trong Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Bùi Thị Tuyết Minh