PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG TẠI CỔ PHẦN LK VIỆT NAM
1. Tìm hiểu quy trình tiếp, đãi khách trong hoạt động văn phòng của Công ty
1.3. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Trong thực tế việc người lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý, chuyên môn cần tổ chức các chuyến đi công tác, khảo sát hoặc trao đổi công việc tại các địa điểm xa cơ quan là một trong những hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Việc đi công tác và khảo sát giúp cho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ sở, hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, đối tác trong và ngoài nước. Các chuyến đi công tác cũng giúp người lãnh đạo và các bộ phận quản lý có thể tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện được các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Với vai trũ là một người thư ký văn phũng, thư kớ cần hiểu rừ vai trũ và trách nhiệm của mình trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác thư ký cần:
- Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác:
Kế hoạch chuyến đi công tác là một loại văn bản dùng để trình bày một cách có hệ thống những công việc liên quan đến chuyến đi công tác. Kế hoạch của chuyến đi là cơ sở để đánh giá kết quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác thư ký cần phải đảm bảo 3 yêu cầu cơ bản sau:
+ Thể thức văn bản
+ Tính khả thi của việc thực hiện + Các nội dung thông tin cơ bản
Sau khi lập kế hoạch cho chuyến đi công tác và đã được thủ trưởng duyệt, thư ký chuyển kế hoạch tới các đại biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc cụ thể tổ chức thực hiện chuyến đi công tác. Đây là giai đoạn mà thư ký phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác. Trong giai đoạn này thư kí phải tiến hành một số công việc cụ thể sau:
- Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác:
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác, dù sử dụng hình thức nào thư ký cũng phải đảm bảo một số yêu cầu về thông tin như tính chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thư ký cũng phải cung cấp đầy đủ các thông tin có liên quan để tạo điều kiện cho cơ quan tiếp nhận chuyến đi có sự chuẩn bị phối hợp về nội dung và chuẩn bị các nghi thức đón tiếp. Thông tin cần được cung cấp sẽ liên quan đến các vấn đề sau:
+ Mục đích chuyến đi + Nội dung công việc
+ Thành phần tham gia (số lượng, chức vụ, giới tính, chức danh khoa học) + Thời gian làm việc
+ Các đối tượng cần gặp + Các yêu cầu hỗ trợ
- Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác:
Vấn đề thư ký cần giải quyết chính là việc lựa chọn đại biểu tham gia chuyến đi. Những đại biểu này nếu được lựa chọn chính xác sẽ có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh nằm ngoài dự kiến và có thể mang lại những thắng lợi bất ngờ. Do đó khi chuẩn bị nội dung của chuyến đi thư ký phải đặc biệt quan tâm việc lựa chọn thành phần chuyến đi trờn cơ sở xỏc định rừ mục đớch, nguồn nhõn sự được phép huy động, các vấn đề chức vụ, phong cách mỗi cá nhân…thư ký cần tìm ra đáp án tốt nhất cho những thứ tự ưu tiên đã được thỏa hiệp bởi đôi khi tính cân xứng đối với chức vụ của đại biểu tham gia chuyến đi là rất tế nhị. Thư ký có trách nhiệm thông báo cho các đại biểu tham gia chuyến đi mức độ công việc được phân công, thẩm quyền của cá nhân trong chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị tư liệu, tài liệu:
Khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi công tác thư ký cần phải dựa vào các thông tin sau:
+ Mục đích của chuyến đi
+ Khả năng của thành phần chuyến đi + Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị
+ Thời gian chuyến đi
+ Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết - Chuẩn bị giấy tờ
- Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác
Sau khi thư kí đã hoàn thành xong công tác tổ chức, chuẩn bị cho chuyến đi công tác người thư ký cần thực hiện những công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác như:
+ Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, các công việc được giao hoặc được ủy quyền.
+ Ghi nhật ký công tác
+ Lưu giữ các văn bản giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng
+ Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng đã giao.
+ Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác Cuối cùng, sau chuyến đi công tác của lãnh đạo người thư ký cần:
+ Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác
+ Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ.
+ Tổ chức các cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác và triển khai công việc hoặc rút kinh nghiệm trong kỹ thuật tổ chức chuyến đi.
+ Trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng.
Xin ý kiến thủ trưởng giải quyết các công việc còn tồn đọng.
+ Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.
Nhận xét:
Qua quá trình khảo sát tại Văn phòng Công ty cổ phần LK Việt Nam em có thể thấy rằng công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, cơ quan là một trong những nhiệm vụ cơ bản của người thư ký. Thành công trong chuyến đi có sự đóng góp của thư ký kể từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi tổ chức thực hiện, tổng kết và đánh giá chuyến đi công tác.