1. Nhận xét
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số nhận xét về công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty cổ phần LK Việt Nam như sau:
Công tác văn thư tại Công ty có những ưu, nhược điểm sau:
- Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty được thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc.
- Quản lý văn bản đi
Tại Văn phòng Công ty cổ phần LK Việt Nam việc quản lý văn bản đi có những ưu điểm, nhược điểm sau.
* Ưu điểm: Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt đúng quy định của Nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu.
Việc đăng ký văn bản đi của Công ty được cán bộ văn thư đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi.
Qua khảo sát em thấy công việc đăng ký văn bản đi của Công ty được đăng ký vào sổ chính xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc được giải quyết nhanh chóng.
* Nhược điểm: Tuy nhiên việc đăng ký văn bản đi của Công ty còn tồn tại một số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu mất thời gian tốn công sức khi cần thiết. Bên cạnh đó cán bộ văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi gây khó khăn cho việc quản lý văn bản.
- Quản lý văn bản đến
Qua khảo sát tại Công ty em thấy việc quản lý đến có những ưu, nhược điểm sau:
* Ưu điểm: tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung vào một đầu
mối thống nhất đó là bộ phận văn thư, tất cả các khâu của quản lý văn bản đều như tiếp nhận, búc bỡ văn đến, giải quyết theo dừi, giải quyết văn bản đều được thực hiện tương đối tốt theo quy định của Nhà nước.
Nhìn chung công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ của Văn phòng Công ty cổ phần LK Việt Nam được tiến hành khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước.
Cỏc văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rừ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau:
* Nhược điểm: Tuy nhiên công tác đăng ký văn bản đến của Công ty còn một số hạn chế. Chưa lập được sổ theo dừi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức văn bản chưa sát sao.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Qua quá trình thực tập tại Công ty em thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán bộ văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái.
Tuy nhiên việc quản lý và sử dụng con dấu còn tồn tại một số hạn chế là do ý thức, tinh thần làm việc của cán bộ văn thư nên nhiều văn bản đóng dấu bị nhòe, bị mờ.
Về chất lượng cán bộ:
Công ty đã có một cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn cao nên các khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ được tiến hành hiệu quả.
Cán bộ văn phòng có phẩm chất chính trị tốt (Chánh văn phòng, phó phòng đều là đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không chỉ lãnh đạo tốt công tác văn thư – lưu trữ mà còn làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo khi cần thiết.
Về trang thiết bị:
Công ty đã trang bị được các thiết bị hiện đại như máy tính, máy in, tủ đựng tài liệu …
Nhược điểm: Công ty chưa bố trí được một cán bộ chuyên trách làm công
tác Lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hiện nay là do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. vì vậy, mà công tác lưu trữ của cơ quan còn nhiều hạn chế.
Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban, chuyên môn. Một số tài liệu đã thu hồi thì cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy, phần lớn tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu.
1.1. Một số đề xuất kiến nghị
Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác văn phòng ở Văn phòng Công ty cổ phần LK Việt Nam cần làm tốt một số công việc sau:
Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn phòng, cụ thể là công tác văn thư – lưu trữ. Tuy đó không phải là nhiệm vụ chính của Người thư ký nhưng đó cũng là công việc thư ký cần phải biết và hoàn thành. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một cách cụ thể, sâu sát hơn. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ, cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ Văn thư – Lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư – lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn phòng vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả.
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công tác văn phòng để rút ra kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục những hình thức xử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm của mỗi cán bộ.
Lãnh đạo Công ty đôn đốc kiểm tra thường xuyên các phòng, ban lập hồ sơ
khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Ngoài ra, lãnh đạo Công ty cần tiến hành lập kế hoạch ban hành quyết định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các phòng, ban đưa vào lưu trữ cơ quan cần có những biện pháp để việc nộp lưu tài liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu của Nhà nước.
Đối với những tài liệu đã bị thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng.
Cần trang bị thêm các thiết bị văn phòng hiện đại như máy Fax, trang bị thêm máy phô tô…. Phục vụ công tác văn thư. Kho lưu trữ Cơ quan cần được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình oxi, quạt thông gió, các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống xẩy ra với tài liệu.