PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG TẠI CỔ PHẦN LK VIỆT NAM
1. Tìm hiểu quy trình tiếp, đãi khách trong hoạt động văn phòng của Công ty
1.5. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng
Đây là một trong những điều kiện bắt buộc bởi ngôn ngữ chính là phương tiện cơ bản, quan trọng mà người Thư ký sử dụng để thu thập, khai khác thông tin và thiết lập quá trình giao tiếp. Khi thiết lập các hoạt động giao tiếp trong công sở Thư ký không chỉ nhân danh cá nhân mình. Ở khía cạnh nhất định, hiệu quả trong hoạt động của người Thư ký sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và xây dựng hình ảnh của cơ quan. Vì vậy, yêu cầu này đòi hỏi người Thư ký phải đạt đến một năng lực nhất định bởi tính chính xác trong việc lựa chọn hành vi xử sự không chỉ dừng lại ở khả năng thực hiện mục đích giao tiếp mà còn ở việc lựa chọn hành vi xử sự trong một hoàn cảnh cụ thể của giao tiếp xã hội. Người thư ký phải rèn cho mình kỹ năng giao tiếp linh hoạt, nhạy cảm, trình độ và kỹ thuật nghiệp vụ giúp người Thư ký tìm ra hành vi ứng xử đạt hiệu quả tối đa. Để thực hiện yêu cầu này, Thư ký phải thực hiện một số nội dung bản sau:
- Phân loại hình thức giao tiếp - Phân loại đối tượng giao tiếp
- Đặt đối tượng giao tiếp đúng hoàn cảnh, tình huống giao tiếp - Thực hiện chính xác các nghi thức giao tiếp cơ bản.
Người thư ký thường xuyên phải đi các cuộc tiếp khách và đãi khách, chính
vì thế cần phải có kỹ năng giao tiếp thật tốt, trong giao tiếp người thư ký cần phải có sự thiện chí khi thiết lập quan hệ giao tiếp. Đây cũng là yêu cầu cơ bản xuất phát từ đặc điểm trong văn hóa giao tiếp Việt Nam, nền văn hóa trọng tình mà bản chất là lấy tình cảm làm khuôn vàng thước ngọc cho mọi hành vi ứng xử. sự thiện chí khi thiết lập quan hệ giao tiếp của người Thư ký được thể hiện thông qua tinh thần hợp tác tích cực và cạnh tranh lành mạnh. Người thư ký cần có kỹ năng ứng xử khéo léo thông minh trong mọi tình huống hoàn cảnh, khi giao tiếp với cấp trên hay với đồng nghiệp trong cơ quan mình.
Vì vậy, trong hoạt động văn phòng người thư ký cần đảm bảo thật tốt các kỹ năng như: nghe, nói, đọc, viết.
Ví dụ: khi tiếp khách và nói chuyện qua điện thoại người thư ký văn phòng phải sử dụng kỹ năng nghe và nói là chủ yếu.
Khi soạn thảo hoặc tiếp nhận văn bản, thư ký văn phòng sử dụng nhiều kỹ năng đọc, viết.
- Kỹ năng nghe:
Là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình giao tiếp. Hầu như trong mọi hình thức giao tiếp hành chính các thư ký văn phòng đều phải sử dụng các kỹ năng nghe. Kỹ năng này nếu được rèn luyện tốt sẽ giúp các thư ký văn phòng hiểu được nhu cầu, tâm trạng của đối tượng giao tiếp, thu lượm được nhiều thông tin để có thể xử lý các thông tin chính xác.
- Kỹ năng nói:
Là kỹ năng được sử dụng thường xuyên trong hoạt động giao tiếp nói chung và giao tiếp hành chính nói riêng, đặc biệt là trong việc tiếp khách, nói điện thoại và hội họp, kỹ năng nói thường được sử dụng cùng với kỹ năng nghe, vì khi tham gia giao tiếp, người thư ký vừa nghe người khác nói nhưng đồng thời cũng phải trình bày những ý kiến hoặc biện pháp giải quyết của mình.
- Kỹ năng đọc:
Nếu như nghe và nói là hai kỹ năng được sử dụng trong giao tiếp trực tiếp thì đọc và viết là hai kỹ năng giao tiếp gián tiếp của người thư ký văn phòng.
Những kỹ năng này rất cần thiết được thư ký văn phòng sử dụng thường xuyên
trong các hình thức giao tiếp gián tiếp như qua việc tiếp nhận, xử lý và soạn thảo các văn bản hoặc thư từ giao dịch. Để có kỹ năng đọc đáp ứng các nhiệm vụ được giao, các thư ký văn phòng cần phải rèn luyện và tích lũy kinh nghiệm. Có kỹ năng đọc tốt là một tiêu chuẩn chứng tỏ người thư ký văn phòng có khả năng và trình độ giao tiếp tốt, góp phần mang lại uy tín cho bản thân người thư ký cũng như uy tín của cơ quan.
- Kỹ năng viết:
Đây cũng là kỹ năng được sử dụng trong giao tiếp gián tiếp của người thư ký văn phòn, thông qua các hoạt động cụ thể như: soạn thảo các thư từ giao dịch, viết các bản tường trình, đơn đề nghị hoặc ghi các phiếu tóm tắt tin và giấy hẹn cho khách...những văn bản, thư từ mà người thư ký được giao soạn thảo là công cụ giao tiếp để chuyển tải những thông tin: thông điệp của người lãnh đạo hoặc của cơ quan đến các đối tượng giao tiếp khác. Thông qua cách viết, cách trình bày, đối tượng giao tiếp không chỉ nhận được các thông tin mà còn đánh giá được khả năng, trình độ học vấn, trình độ văn hóa của người soạn thảo ra văn bản đó.
Nhận xét:
Ưu điểm:
Để thực hiện tốt các hoạt động giao tiếp, các thư ký văn phòng không chỉ cần nắm vững các nguyên tắc trong giao tiếp mà họ còn phải rèn luyện để có được các kỹ năng giao tiếp thành thục. Có thể thấy rằng khi tiến hành giao tiếp, dù là tiếp khách hay nói chuyện qua điện thoại, dù là giao tiếp trong cuộc họp, hội nghị hay giao tiếp qua việc soạn thảo các thư từ văn bản…người thư ký cũng như bất kỳ một người tham gia giao tiếp nào đều phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp cơ bản như nghe, nói, đọc, viết và phản biện. Tùy theo các hình thức giao tiếp mà người thư ký có thể sử dụng một hay nhiều kỹ năng giao tiếp khác nhau.
Người thư ký nếu có thế mạnh về giao tiếp, có khả năng giao tiếp khéo léo linh hoạt trong mọi hoàn cảnh thì người thư ký này sẽ có cơ hội phát triển thăng tiến trong nghề nghiệp, có nhiều cơ hội hơn hẳn so với người không biết cách giao tiếp. Những người có khả năng giao tiếp trước đám đông chưa chắc người ta đã có trình độ chuyên môn cao mà là do họ có bản lĩnh trong giao tiếp, trong cuộc sống
cũng như trong công việc nếu con người dám nói ra những điều mình nghĩ mình làm thì có lẽ cuộc sống sẽ dễ chịu hơn rất nhiều, nhưng không phải ở đây là nói thẳng, nói sỗ sàng mà nhân vật giao tiếp (người thư ký) cần phải biết cách giao tiếp sao cho phù hợp với đối tượng, phù hợp với hoàn cảnh.
Hạn chế:
Giao tiếp trong công sở là một nét đẹp văn hoá, hình ảnh của công ty có được đẹp hay không là do cách ứng xử, giao tiếp của mọi thành viên. Chính vì vậy, nhân vật giao tiếp cần thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng lẫn nhau, không nên có những hành động thiếu văn hóa, mất lịch sự. Đặc biệt trong vai trò của một người thư ký, càng phải đặc biệt quan tâm nhiều hơn về vấn đề giao tiếp nơi công sở.
Người thư ký là người giúp việc, người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo trong văn phòng, thư ký hay phải đi tiếp khách, đãi khách dự các cuộc hội thảo, hội nghị quan trọng cho công ty. Chính vì thế vai trò của người thư ký càng được đề cao vì vậy thách thức đối với người thư ký càng lớn, cho nên thư ký cần phải rèn luyện cho bản thân kỹ năng giao tiếp ứng xử với mọi người sao cho hài hòa, hợp lý.
* CễNG TÁC VĂN PHềNG CỦA CƠ QUAN
Văn phòng là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các bộ phận tổ chức, giúp lãnh đạo quản lý hành chính trong toàn bộ hoạt động của Công ty, bảo đảm kỷ luật lao động, quản lý tốt tài sản nhà nước, điều hành công tác các phần hành chính trong văn phòng.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. Đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan. Đây không chỉ là công việc hành chính thông thường quản lý các văn bản, giấy tờ và các thủ tục hành chính trong cơ quan mà còn là kim chỉ nam thông suốt quá trình hình thành và giải quyết văn bản của lãnh đạo.
Trên cơ sở Nghị Định số 110/NĐ-CP của Chính phủ, Văn phòng công ty đã chú trọng đến công tác văn thư của cơ quan, xem đó là hoạt động quan trọng và
tác văn thư của Công ty đã đi vào hoạt động có nề nếp và mang tính khoa học cao.
Nhận xét về công tác văn phòng của công ty
Trong bất kỳ một cơ quan nào, bộ phận Văn thư hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư. Có nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư như: hình thức phân tán, tập trung, hỗn hợp. Mỗi hình thức phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc của cơ quan mà có thể lựa chọn hình thức. Đối với Công ty, qua thực tế mô hình tổ chức công tác văn thư của quận được áp dụng hình thức tập trung và hỗn hợp. Các hình thức cụ thể như sau:
- Hình thức tập trung: Phòng văn thư hàng năm tiếp nhận khối lượng công việc xử lý văn bản đi, văn bản đến lớn nên toàn bộ công việc xử lý, tiếp nhận văn bản, làm thủ tục văn bản phát hành, đăng ký, kiểm tra thi hành văn bản…đều được giải quyết trực tiếp tại Văn thư cơ quan.
- Hình thức hỗn hợp: Toàn bộ các khâu soạn thảo văn bản, trình văn bản, đánh máy, phô tô…do bộ phận chuyên viên, phòng máy của văn phòng, các đơn vị soạn thảo trực tiếp đảm nhiệm.
Như vậy, việc áp dụng 02 hình thức trong tổ chức văn thư của Văn phòng Công ty cổ phần LK Việt Nam có thể giảm tải được công việc của bộ phận văn thư. Do đó, các khâu trong công tác văn thư được giải quyết nhanh chóng, kịp thời đáp ứng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Thủ trưởng.