3.3.1. Hoàn thiện công tác tiền lương - Hình thức trả lương
Để khắc phục những hạn chế của hình thức trả lương theo thời gian và theo nguyện vọng của nhân viên Công ty nên áp dụng thêm các hình thức trả lương khác: Hình thức trả lương thời gian có thưởng, trả lương hỗn hợp, sử dụng rộng rãi
hình thức trả lương theo doanh số.
Hình thức trả lương thời gian có thưởng theo kết quả thực hiện công việc:
Hiện nay, công ty có áp dụng việc cộng tiền thưởng vào lương song đó mới chỉ là tiền thưởng chuyên cần và đạt mức doanh thu chứ chưa gắn với kết quả công việc cảu các bộ phận khác.Với cách tính lương này trên cơ sở kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để tính tiền thưởng, với cách tính lương này nhân viên sẽ cố gắng hoàn thành công việc sớm và ở mức tốt nhất để nhận thêm tiền thưởng.
Tiền lương hàng tháng của nhân viên sẽ ngoài tiền lương thời gian sẽ cơ thêm một khoản tiền thưởng hoàn thành công việc.
Mức thưởng có thể được quy định như sau:
Bảng 3.1. Mức thưởng nhân viên theo tháng
Tiêu chí Mức thưởng (VNĐ)
Loại A 1.000.000
Loại B 800.000
Loại C 500.000
Hình thức trả lương hỗn hợp: Đây là hình thức trả lương kết hợp giữa hình thức trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm. Hình thức này có thể áp dụng với nhân viên sản xuất và nhân viên bộ phận thiết kế-thi công công trình. Ngoài số tiền lương thời gian hàng tháng nhân viên sẽ được nhận thêm phần lương theo sản phẩm, khoản tiền lương này phụ thuộc vào năng suất và số lượng sản phẩm mà nhân viên làm được. Với đặc thù là doanh nghiệp vừa sản xuất vừa thi công thì hình thức này sẽ nâng cao được tinh thần trách nhiệm cho nhân viên, tăng thêm thu nhập và thỏa mãn nhu cầu của họ.
Đối với bộ phận nhân viên bán hàng có thể sử dụng hình thức trả lương theo doanh thu mà công ty đang áp dụng với nhân viên kinh doanh song cần giảm định mức khoán xuống hoặc áp dụng hình thức trả lương thời gian kết hợp thưởng hoa hồng theo doanh số bán hàng.
Đối với bộ phận quản lý nhất là bộ phận hành chính thì nên tính thêm lương theo phần trăm doanh thu chung của Công ty. Với cách tính này sẽ tăng thêm thu nhập và đảm bảo sự công bằng, giảm sự chênh lệch giữa quản lý của các bộ phận.
- Về mức lương cố định
Mức lương mà Công ty hiện trả mới chỉ ở mức ngang bằng, chưa có sức hấp dẫn lớn đối với lao động. Công ty cần nghiên cứu và tiến tới tăng mức lương cố định, điều này cần có sự cân đối và hoạch toán tài chính cho phù hợp.
Điều chỉnh thời gian tăng lương: Có chế độ tăng lương trước hạn đối với những nhân viên có thành tích xuất sắc, không nên cứng nhắc như hiện nay.
Có chính sách tiền lương ưu đãi với những nhân viên xuất sắc: Hiệu quả công việc và mức doanh thu mà những nhân viên này đem lại là rất lớn vì vậy cần có chính sách trong ưu đãi nhằm giữ chân những nhân viên tránh tình trạng họ đi đầu quân cho các Công ty khác.
Một chính sách tiền lương hấp dẫn sẽ là sự thu hút ban đầu đối với người lao động khi họ muốn gia nhập Công ty. Chế độ lương ổn định, gắn với kết quả thực hiện công việc, đảm bảo tính công bằng trong trả lương sẽ là yếu tố cơ bản trong tạo động lực lao động khi thu nhập của nhân viên ổn định có thể đủ trang trải cuộc sống họ sẽ yên tâm gắn bó với Công ty và nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
3.3.2. Tăng cường tính thúc đẩy của hệ thống khen thưởng
Thưởng-phạt công minh, đảm bảo tính công bằng trong khen thưởng sẽ cho nhân viên thấy sự ghi nhận của Công ty với những đóng góp của họ. Khuyến khích và kích thích sự sáng tạo, lòng tin và sựu tự hào của nhân viên. Công ty cần phát huy hệ thống khen thưởng hiện tại và xem xét, cân đối để đảm bảo sự công bằng giữa các bộ phận và cá nhân.
Thưởng tháng lương thứ 13: Về mức tiền thưởng cần tính trên mức lương trung bình của nhân viên, hiện nay Công ty đang áp dụng mức lương cơ bản điều này tạo ra bất bình trong nhân viên nhất là đội ngũ kinh doanh. Đối tượng thưởng nên mở rộng, đối với những nhân viên vào làm việc từ đủ 3 tháng trở nên cũng có thể được thưởng, song mức thưởng có thể thấp hơn mức thưởng chung. Điều này sẽ tạo nên sự công bằng giữa các nhân viên nhất là những nhân viên mới.
Thưởng chuyên cần chỉ áp dụng với nhân viên đi làm đủ công mà không xem xét đến các trường hợp nghỉ có lý do cũng nên điều chỉnh lại. Có những nhân viên do họ có việc bất khả kháng phải nghỉ, trong khi họ luôn gương mẫu trong
công việc, hiệu quả công việc cao thì lại không được hưởng, trong khi có những nhân viên đến Công ty đầy đủ, đúng giờ nhưng chất lượng công việc không cao.
Đây cũng là một trong những nhân tố gây bất bình cho nhân viên mà Công ty cần lưu ý. Bởi thưởng chuyên cần thực tế là khoản động viên nhân viên khi đi làm.
Đa dạng các hình thức khen thưởng: Thưởng tiết kiệm, tưởng sáng kiến là những hình thức Công ty nên áp dụng nhằm tăng hiệu quả công việc, giảm chi phí nhất là bộ phận sản xuất và thi công công trình. Nhân viên kinh doanh nên áp dụng thêm hình thức thưởng chốt và thu hồi công nợ đúng hạn và trước hạn, thưởng hoàn thành doanh số trước hạn, thưởng mở đại lý mới. Nên có các hình thức thưởng tuần, hàng tháng, thưởng nóng khi nhân viên giành được kết quả tốt.
Những hình thức này sẽ tăng động lực và sự kích thích cho nhân viên, khi họ được đền đáp xứng đáng với công sức mà mình bỏ ra, nhất là hình thức thưởng mở đại lý mới sẽ giúp Công ty mở rộng thị trường. Hình thức thưởng nóng sẽ lan tỏa sức nóng của mình nếu được sử dụng hiệu quả. Ngoài thưởng tiền thì Công ty có thể sử dụng hình thức khen thưởng bằng hiện vật, hay tặng cho nhân viên chuyến du lịch cho cả gia đình trong dịp lễ, thưởng tiệc tối, thưởng voucher chăm sóc sức khỏe và mua hàng.
Chú trọng các hình thức khen thưởng về mặt tinh thần song song với phần thưởng về vật chất. Đối với nhân viên có kết quả tốt nên tổ chức một buổi lễ trang trọng, công khai cho mọi nhân viên biết hay sử dụng Bảng tuyên dương nhân viên có thành tích xuất sắc. Định kỳ hàng tháng trên cơ sở đánh giá công việc sẽ chọn ra 5 nhân viên xuất sắc nhất Công ty để khen thưởng đồng thời gắn ảnh của họ ở nơi trang trọng nhất trong Công ty để mọi nhân viên đều biết. Đối với nhân viên xuất sắc năm cũng tương tự như vậy. Điều này sẽ tạo cảm giác tự hào, cảm nhận được sự ghi nhận và trân trọng của Công ty với họ. Đồng thời tạo phong trào thi đua trong nhân viên. Cuối năm trong dịp lễ tổng kết Công ty nên có giấy khen và bằng khen trao tặng cho những tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc.
Sử dụng hình thức khen ngợi, khích lệ đối với những nhân viên chưa phải là nhân viên xuất sắc nhưng họ đã hoàn thành tốt nhân viên được giao và có những cố gắn và nỗ lực trong thực hiện công việc, có tinh thần vượt khó. Điều này cho thấy Công ty có sự đánh giá toàn diện và công bằng, nhân viên cảm thấy được
quan tâm, được ghi nhận sẽ nỗ lực hơn nữa để có thể đạt được phần thưởng.
Khen thưởng là một công cụ hữu ích trong tạo động lực khi mà mức lương chưa thực sự cao, khi mà Công ty chưa đủ khả năng để tăng mức lương của mình lên mức cao hơn, bởi khen thưởng chỉ áp dụng với một bộ phận cá nhân có thành tích xuất sắc nên dù mức thưởng có cao thì tổng chi phí cũng sẽ không quá lớn, mặt khác nó có ý nghĩa động viên tinh thần rất lớn. Bởi vậy, Công ty cần có sự nghiên cứu và sự điều chỉnh cho phù hợp.
3.3.3. Đa dạng và mở rộng các chính sách phụ cấp, phúc lợi và dịch vụ
Hiện nay, người lao động đang có xu hướng quan tâm đến các chế độ phụ cấp, phúc lợi và dịch vụ. Bởi vậy, đa dạng hóa các chính sách này là rất cần thiết.
Ngoài chế độ phụ cấp chức vụ và phụ cấp độc hại thì công ty nên áp dụng thêm phụ cấp thâm niên. Điều này có tác dụng khuyến khích và giữ chân nhân viên, nhất là độ ngũ nhân viên tài năng. Với đặc thù là doanh nghiệp tư nhân Công ty nên áp dụng phụ cấp thâm niên với những nhân viên làm việc tại Công ty từ 5 năm trở lên và cứ 2 năm thì tăng một bậc.
Phụ cấp ăn trưa của nhân viên cũng cần tăng lên để cân bằng với mặt bàng chung. Nên tăng thêm từ 5000đ cho đến 10000đ/ngày. Phụ cấp công tác phí cũng cần điều chỉnh lại, với chiến lược mở rộng thị trường về các tỉnh thì việc tăng phụ cấp công tác sẽ tạo ra động lực cho nhân viên. Cách tính công tác phí nên căn cứ trên quãng đường.
Ngoài các khoản phúc lợi theo quy định của nhà nước thì Công ty nên áp dụng thêm các khoản phúc lợi thu nhập như trợ cấp ổn định thu nhập, hỗ trợ nhân viên có hoàn cảnh khó khăn. Công ty nên tổ chức khám sức khỏe định kỳ 1 năm 1 lần cho nhân viên thay vì hỗ trợ nhân viên tiền thăm khám sức khỏe hàng năm.
Nhân viên sẽ cảm thấy được sự quan tâm của Công ty đối với mình một cách toàn diện, từ thu nhập đến sức khỏe. Hay hỗ trợ nhân viên Công ty vay vốn khi nhân viên mua nhà với hình thức trả góp.
Mở rộng các hình thức khuyến khích dịch vụ cho nhân viên: Không chỉ dùng lại ở việc cho ở việc cho nhân viên có hoàn cảnh khó khăn vay tiền quỹ công đoàn mà Công ty nên sử dụng thêm các hình thức khác như: Thành lập quỹ khuyến học để thưởng cho con em có thành tích xuất sắc của nhân viên, giành các
xuất học bổng cho những nhân viên có hoàn cảnh khó khăn; Quỹ chăm sóc sức khỏe người già và trẻ nhỏ giành để thăm hỏi bố mẹ và con em của nhân viên Công ty.
Tổ chức thường xuyên các chương trình thăm quan du lịch, ngoại khóa dã ngoại cho nhân viên. Tổ chức sinh nhật cho nhân viên, tổ chức party nhân ngày kỷ niệm thành lập Công ty hay các cuộc thi văn hóa nghệ thuật. Ngày lễ quốc tế phụ nữ tổ chức cuộc thi nấu ăn, chương trình kỷ niệm. Với đặc thù là phân đông lao độn là nam Công ty nên phát triển hoạt động thể dục thể thao vừa nâng cao sức khỏe vừa tạo cơ hội giao lưu. Công ty có thể thành lập đội bóng tổ chức thi đấu với các đội của đối tác hay giao lưu với các đội bạn do Công ty hoặc nhân viên liên hệ. Điều này không chỉ đáp ứng nguyện vọng của nhân viên mà còn mở rộng cơ hội làm ăn với những đối tác mới. Các hoạt động ngoại khóa và thể thao không chỉ giúp người lao động thư giãn tinh thần, phục hồi sức khỏe, nhân viên có cơ hội giao lưu, học hỏi tìm hiểu về nhau nhiều hơn, tạo nên một tập thể đoàn kết và gắn bó.
Sự kết hợp các chính sách phúc lợi và dịch vụ sẽ khiến nhân viên Công ty cảm nhận được sự quan tâm của Công ty đối với họ, không chỉ là việc trả lương theo nghĩa vụ mà còn là sự quan tâm động viên giữa những thành viên trong gia đình chia ngọt sẻ bùi với nhau. Không chỉ tạo động lực làm việc mà còn tạo nên sự gắn kết mật thiết giữa nhân viên với Công ty. Tuy nhiên, khi áp dụng các biện pháp này Ban giám đốc Công ty và phòng Tài chính-Kế toán cần có sự nghiên cứu kỹ lưỡng, có hoạch toán chi tiết nhằm cân đối hài hòa giữa thu và chi, vừa đảm bảo sự tăng trưởng lợi nhuận vừa đạt hiệu quả cho công tác tạo động lực lao động.
3.3.4. Cải thiện điều kiện làm việc, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả.
Điều kiện làm việc ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả, tâm lý làm việc của thành viên trong công ty. Công ty cần cải thiện và nâng cao chất lượng điều kiện và môi trường làm việc thân thiện và khoa học. Phát huy những thế mạnh của Công ty như tinh thần đoàn kết, sự gần gũi và quan tâm của lãnh đạo đối với nhân viên, môi trường làm việc tổ chức khoa học và phù hợp với thẩm mỹ. Mua mới bổ sung thêm những trang thiết bị cho nhân viên, nghiên cứu để ứng dụng những tiến bộ khoa học công nghệ trong sản xuất và thi công nhằm hỗ trợ tối đa cho nhân
viên.
Tăng cường kỷ luật lao động, củng cố lại nề nếp làm việc, các quy định về an toàn-vệ sinh lao động như: việc quy định và kiểm soát chặt chẽ giờ làm việc.
Tuân thủ nghiêm các quy định về an toàn lao động, yêu cầu 100% nhân viên phải mặc đồ bảo hộ khi làm việc ở phân xưởng và công trình, có hình thức phạt đối với những trường hợp vi phạm.
3.3.5.Tổ chức các phong trào thi đua trong Công ty
Phong trào thi đua sẽ tạo bầu không khí làm việc sôi nổi, khích lệ tinh thần nhân viên. Tạo sự cạnh tranh công bằng giữa các cá nhân và tập thể, nó giống như một cú tăng tốc khi về đích. Thông qua các quy định cụ thể chi tiết, đảm bảo tính công bằng và các phần thưởng khích lệ sẽ khuyến khích nhân viên tham gia tích cực, tăng hiệu quả công việc.
Kết hợp các phong trào thi đua theo tháng, quý, năm với các phong trào thi đua ngắn hạn như chào mừng ngày thành lập Công ty. Thành lập các nhóm thi đua vừa tăng hiệu quả công việc, vừa tạo sự gắn kết và phối hợp giữa các nhân viên với nhau và các bộ phận.Tổ chức các cuộc thi nhân viên bán hàng xuất sắc, các cuộc thi hùng biện nhằm nâng cao khả năng giao tiếp, sự tự tin và chia sẻ kinh nghiệm, đây cũng là cơ hội để nhân viên học tập nâng cao trình độ.
3.3.6. Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân lực
Công ty cần tiến hành đánh giá toàn diện về hệ thống chính sách nhân sự và các hoạt động quản trị nhân sự từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.
Xây dựng chương trình hoạch định nhân sự
Trên cơ sở mục tiêu của Công ty, chiến lược và kế hoạch sản xuất kinh doanh, Phòng HC-NS tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự trong dài hạn và ngắn hạn, đảm bảo cung ứng đủ nhân sự. Khắc phục tình trạng tuyển dụng gấp, tuyển mùa vụ sẽ làm giảm chất lượng nhân sự, mất thời gian chi phí mà kết quả tuyển dụng không cao. Nhân viên khi vào làm việc tại Công ty cần có ít nhất hai tháng thử việc, nắm rừ cỏch thức hoạt động vận hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu trong công việc, tránh sai sót. Có kế hoạch phát triển nguồn nhân sự kế cận với các chính sách và biện pháp đào tạo và phát triển.
Nâng cao hiệu quả hoạt động phân tích công việc
Như đã nói ở trên hiện tại Công ty vẫn đang sử dụng các bản mô tả công việc cũ được xây dựng từ năm 2011. Khi áp dụng có nhiều điểm bất cập, chưa cập nhật được tính mới cũng như sự thay đổi của môi trường. Công ty cần nhanh chóng nghiên cứu và xây dựng lại hệ thống bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và bản yêu cầu nhân sự, cũng có thể kết hợp hai các bản lại với nhau.
Phòng HC-NS phối hợp các phòng ban nghiên cứu và thiết kế hệ thống tài liệu trong phân tích công việc nhằm tạo sự thống nhất. Tiến hành phân tích trên tất cả các vị trí công việc và mỗi nhân viên đều phải có bản mô tả công việc cho vị trí của mình để nhân viên có thể nắm bắt công việc cũng như tránh chồng chéo chức năng nhiệm vụ
Công ty có thể tham khảo mẫu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc theo mẫu sau tại bảng 3.1. và bảng 3.2- Phụ lục 3
Nâng cao chất lượng cao tác đánh giá thực hiện công việc
Xõy dựng quy trỡnh đỏnh giỏ thực hiện cụng việc với hệ thống tiờu chớ rừ ràng, giao công việc đánh giá thực hiện công việc cho phòng HC-NS phụ trách và định kỳ báo cáo Giám đốc nhằm Giám đốc Công ty. Thực hiện đánh giá khách quan, công bằng, việc đánh giá thực hiện định kỳ hàng tháng, báo cho người lao động và có sự tham gia của người lao động vào quá trình đánh giá, tham khảo đánh giá của khách hàng. Có sự đóng góp ý kiến của các phòng ban trong đánh giá (tương tác chéo) vào cuộc họp giao ban cuối tháng.
Trong đánh giá nên sử dụng KPI với các chỉ tiêu cơ bản về khối lượng/chất lượng công việc/thời gian hoàn thành và ý thức của nhân viên, có thang điểm đánh giá.
Nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và phát triển
Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn và chiến lược phát triển nhân sự xây dựng kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để đáp ứng được nhữnng yêu cầu mới của công việc và đáp ứng sự phát triển của Công ty.
Phát huy những điểm tích cực của hệ thống chính sách đào tạo mà Công ty đang áp dụng mặt khác tạo điều kiện hơn nữa cho nhân viên trong học tập và nâng cao trình độ. Tăng mức chi phí hỗ trợ nhân viên đi học. Dựa trên nguồn tài chính