Chương II: Thực trạng về văn hoá công ty và động lực làm việc của nhân viên tại Unic
2.2. Thực trạng văn hoá tại công ty
2.2.1. Các biểu trưng trực quan – hữu hình: Các quá trình và cấu trúc hữu hình.
Đó là những biểu trưng trực quan giúp con người dễ dàng nhìn thấy, nghe thấy, sờ thấy các giá trị và triết lý cần được tôn trọng, cấp độ này ta dễ dàng quan sát được ngay từ lần đầu tiên đối với doanh nghiệp, bao gồm:
2.2.1.1. Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ, sản phẩm.
- Cấu trúc hạ tầng của công ty: gồm 4 tầng.
Nguồn: Báo cáo tổng hợp nhân sự qua các năm của công ty Người
WC (1)
(2)
(3) Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tầng 1 của công ty Unic
Nguồn: Theo khảo sát thực tế tại công ty Kết cấu hạ tầng tầng 1 gồm có phòng khách lớn (1) có bàn ghế dài tiếp khách như hình, có bàn lễ tân ở gần ngay cầu thang, phòng kế toán (2) gồm có 2 bộ bàn ghế cho 2 nhân viên, phòng Hành chính – nhân sự (3) cũng gồm có 2 bộ bàn ghế, bộ bàn ghế bên trái là hành chính văn phòng, bộ bàn ghế bên phải là nhân sự. phía sau chỗ ngồi sẽ để tủ đựng hồ sơ để lưu trữ các giấy tờ liên quan đến hoạt động của công ty giúp cho các nhân viên thuận tiện khi muốn cất trữ hay sử dụng các giấy tờ liên quan.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tầng 2 của công ty Unic
Nguồn: Theo khảo sát thực tế tại công ty (2)
Cửa chính
(1)
(3)
WC
(4) (5) 0
Kết cấu hạ tầng tầng 2 gồm phòng chăm sóc khách hàng (4) bao gồm 4 bàn dài được đặt song song với chiều dọc của phòng, phòng giám đốc (5) có bàn tiếp khách cho những khách đặc biệt của giám đốc cũng như của công ty, bên cạnh đó phòng giám đốc cũng được trang bị đầy đủ kệ, tủ tài liệu, tủ lạnh mini, bình lọc nước…. phòng giám đốc có 1 cửa sổ lớn lấy được ánh sáng vào phòng giúp cho căn phòng thoáng.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tầng 3 của công ty Unic
Kết cấu hạ tầng tầng 3 gồm phòng sáng tạo (6) 2 dãy bàn dài đặt song song theo chiều dọc của phòng và quay vào tường, ở giữa có bàn họp bé, phòng truyền thông (7) có 1 bàn riêng cho giám đốc truyền thông và 2 dãy bàn xếp quay vào tường vì vậy nhân viên sẽ quay lưng vào giám đốc điều này không hợp theo tính phong thuỷ, nhân viên mất quyền tự do cá nhân nhưng điều này giúp cho giám đốc kiểm soát được nhân viên tránh nhân viên có thời gian rỗi làm việc riêng.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tầng 4 của công ty Unic
WC
(6)
(7)
Nguồn: Theo khảo sát thực tế tại công ty
27
Nguồn: Theo khảo sát thực tế tại công ty Kết cấu hạ tầng tầng 4 gồm phòng họp lớn (8) là nơi tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban vào cuối tuần, tháng, năm…. , phòng dự án (9) gồm 4 bàn làm việc được sắp xếp như hình, việc sắp xếp này tạo cho phòng có khoảng trống rộng giúp cho nhân viên thấy phòng thấy thoáng hơn nhưng việc này khó giúp cho các nhân viên trao đổi thông tin với nhau do phải ngồi quay lưng với nhau.
Việc sắp xếp các phòng ban có ưu điểm tạo ra nơi làm việc khá rộng rãi, trang thiết bị được bố trí khá đầy đủ ở các phòng ban, cửa sổ khá lớn giúp lấy ánh sáng tự nhiên vào phòng nhằm tiết kiệm năng lượng. Nhưng việc sắp xếp như vậy cũng có những nhược điểm như sau: việc trao đổi thông tin và chia sẻ với nhau giữa các phòng ban là khá khó vì các phòng ban được sắp xếp ở các tầng khác nhau, các máy fax, scan, in thì được đặt tại quầy lễ tân nên việc nhân viên nào cần sử dụng thì đều phải xuống tầng 1 gây ra việc lãng phí thời gian không cần thiết, phòng sáng tạo là nơi cần phải được đầu tư để giúp cho chất xám của nhân viên phát huy tốt nhất.
2.2.1.2. Các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty có nội quy công ty TNHH Truyền thông Unicomm ( Phụ lục 05 )được sửa đổi vào thỏng 3 năm 2013 gồm cú 10 chương và quy định rừ cỏc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh và trật tự lao
WC
động, Các chế độ phúc lợi, quy định về chấm dứt hợp đồng lao động và các phương pháp xử lý, khen thưởng và kỷ luật, quy định về tiền lương, và điều khoản để thi hành.
Bên cạnh đó, công ty còn có bộ quy tắc ứng xử công ty TNHH Truyền thông Unicomm (Phụ lục 06) nờu rừ bộ quy tắc ứng xử là cẩm nang hướng dẫn nền tảng cho tất cả chúng ta, nhưng nó không giải quyết mọi vấn đề, vì thế Unic luôn tin tưởng tính tự giác của mỗi người để tuân thủ bộ quy tắc ứng xử, kể cả ý thức được khi nào là thời điểm thích hợp cần tìm đến sự hướng dẫn chỉ đạo để có được cách thức ứng xử phù hợp, mặt khác, có bộ quy tắc ứng xử thôi chưa đủ, các nguyên tắc ứng xử phải được truyền đạt và tuân thủ bởi mỗi thành viên của Unic.
2.2.1.3. Lễ nghi và lễ hội hàng năm.
Bảng 2.3: Các lễ nghi hàng năm và tác động của nó
Lễ nghi Tác động
Lễ ra mắt nhân viên mới với toàn công ty
vào buổi gặp mặt đầu tuần Tạo thuận lợi cho nhân viên mới hoà nhập vào môi trường toàn thể nhân viên.
Lễ khen thưởng từng năm Khuyến khích nhân viên nỗ lực đạt được thành tích cao.
Họp tổng kết vào cuối mỗi tuần, tháng,
năm… Kiểm soát quá trình làm việc, rút ra kinh
nghiệm và phát triển tổ chức.
Liên hoan đầu năm, cuối năm, các ngày lễ theo lịch nhà nước….
Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình cảm và sự cảm thông, qua đó sẽ gắn bó được các thành viên với nhau trong tổ chức.
2.2.1.4. Các biểu tượng, logo, slogan, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp.
Logo Unicgroup bao gồm 2 phần:
- Phần hình của logo Unic là biểu tượng của 4 chữ U kết hợp hình ảnh cỏ 4 lá…
- Phần chữ của logo Unic được cách điệu theo kiểu chữ “ Harabara”
Ý nghĩa của logo: Biểu tượng hình cỏ 4 lá thể hiện sự may mắn, màu xanh lá cây thể hiện sức sống vươn lên, màu xanh da trời thể hiện sự hoà bình, thân thiện trong con người của công ty và công ty đối với khách hàng và đối tác.
Bốn chữ U ghép lại từ chữ cái đầu của công ty thành cỏ 4 lá còn có nghĩa là FOR YOU với ý nghĩa Unic dành mọi tâm huyết để mang lại dịch vụ tốt nhất cho bạn đó chính là những khách hàng thân thiết của công ty.
Cấu trúc thương hiệu các chi nhánh:
2.2.1.5. Ngôn ngữ , cách ăn mặc, cách biểu hiện cảm xúc.
Công ty quy định các ngày làm việc tại công ty đối với nam mặc quần tây và áo sơ mi có cổ còn đối với nữ là mặc trang phục tuỳ chọn nhưng phải phù hợp với công sở,
- Hình ảnh thương hiệu - Nghiên cứu
- Quản trị thương hiệu - Chiến lược thương hiệu - Truyền thông thương hiệu
- Sản xuất TVC
- Sản xuất chương trình truyền hình - In ấn
- Sản xuất phim giới thiếu doanh nghiệp
- Sản xuất TVC
- Sản xuất chương trình truyền hình - In ấn
- Sản xuất
nơi làm việc. còn khi nhân viên đi ra ngoài làm việc hay đi dã ngoại cùng toàn thể công ty thì yêu cầu mặc áo đồng phục của công ty để nhằm quảng bá cho công ty.
2.2.1.6. Hình thức mẫu mã sản phẩm.
Danh thiếp
Kích thước: 5,5 – 9cm.
Chất liệu giấy in: Couches 250.
Font: Optima.
Phong bì
Kích thước: 12 x 22cm.
Chất liệu giấy in: Couches 160.
Font: Times New Roman
Bìa đĩa, nhãn đĩa CD
Thư A4
Thẻ nhân viên
Nền file văn bản
Kích thước: 5x7cm.
Chất liệu giấy in : Couches 250.
Font: Times New Roman
Đồng phục
Biển phòng ban
Thông báo tuyển dụng
Kích thước: 15 x 32cm.
Chất liệu giấy in: Mika.
Font: Times New Roman.
Từ những ứng dụng của Logo cho thấy công ty đã khai thác tốt yếu tố biểu tượng để đưa được thông điệp từ biểu tượng truyền tải đến các nhân viên, các khách hàng và đối tác. Nhân viên trong công ty cũng được yêu cầu khi tham gia ngoại khoá thì mặc đồng phục của công ty, đây là không những giúp cho nhân viên tự hào khi được mặc áo có logo của công ty mà còn chính là cách công ty quảng cáo để cho mọi người biết đến công ty. Khi khách hàng nhìn thấy biểu tượng sẽ biết biểu tượng này chính là của công ty sẽ tác động mạnh mẽ đến tiềm thức của khách hàng làm cho khách hàng luôn nhớ tới công ty.
2.2.1.7. Thái độ cung cách ứng xử của các thành viên.
Giao tiếp ứng xử trên tinh thần cởi mở: mọi nhân viên hoà đồng vào môi trường tập thể. Tôn trọng sự khác biệt của mỗi người bởi chính sự khác biệt đó làm nên một tập
thể đa dạng mà vững mạnh. Cơi mở ở đây không có nghĩa là dễ dãi trong lời nói hay ứng xử, cởi mở càng không có nghĩa là nhận xét về người khác một cách thiếu cẩn trọng. Các thành viên nhiệt tình nhưng luôn phải hành động dựa trên các giá trị đạo đức.
Giao tiếp và ứng xử trên tinh thần chân thành: các thành viên trong công ty không tự cao, không để cái tôi quá lớn lấn át mọi suy nghĩ và hành động. Chân thành đề cao tính trung thực và là cơ sở vững chắc để tạo dựng lòng tin cho mỗi nhân viên.
Tôn trọng cấp trên: các thành viên luôn giữ niềm tin với cấp trên, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phản hồi về công việc với những ý kiến đề xuất sáng tạo của bản thân lẫn lời góp ý những mặt tiêu cực hoặc hạn chế tồn tại.
Tôn trọng, công bằng với cấp dưới: các thành viên luôn làm gương về sự liêm chính, công bằng, chú ý lắng nghe ý kiến phản hồi, nhiệt tình giúp đỡ khi có yêu cầu.
2.2.2. Các biểu trưng phi trực quan-vô hình: Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung
- Những giá trị được tuyên bố (Chiến lược kinh doanh, mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp,…)
Công ty luôn hướng tới là một trong những doanh nghiệp đứng đầu trong ngành truyền thông, đưa lại dịch vụ tốt nhất, nhanh chóng nhất, và giá cả vừa phải nhất chính vì vậy các nhân viên luôn hướng tới việc phục vụ khách hàng nhanh chóng nhất, luôn niềm nở đón tiếp khách hàng, giải đáp thắc mắc… mọi người luôn tự giác trong công việc của mình, đối mặt với những tình huống khó khăn và rèn luyện cách ứng xử cho các nhân viên mới trong môi trường kinh doanh.
2.2.3. Thực trạng văn hoá công ty theo 7 đặc trưng
Theo phiếu điều tra ta đánh giá theo thang điểm 5 với 1 là hoàn toàn đồng ý, 2 là đôi chút đồng ý, 3 là trung dung, 4 là đồng ý, 5 là hoàn toàn không đồng ý.
Về sự đổi mới và chấp nhận rủi ro
Bảng 2.4: Tính đổi mới và chấp nhận rủi ro
Đơn vị: %
Tiêu chí
Hoàn toàn không đồng ý
Đôi chút đồng ý
Trung dung
Đồng ý
Hoàn toàn đồng ý
Trung bình chung (Mean
) Nhân viên luôn được
khuyến khích đưa ra những
ý tưởng sáng tạo mới 0 2 38 30 30 3,88
Những ý tưởng sáng tạo mới luôn được hoan nghênh
0 4 16 48 32 4,08
Công ty thường áp dụng
những chính sách đổi mới 0 22 36 42 0 3,2
Nguồn : Theo số liệu điều tra khảo sát Ta thấy tính đổi mới và chấp nhận rủi ro của công ty là khá cao với trung bình là 3,72 trên thang điểm 5. Công ty đã khuyến khích được nhân viên đưa ra ý tưởng mới, và ý tưởng mới luôn được mọi người hưởng ứng hào hứng, không những vậy còn được đóng góp nhiều ý kiến hơn để ý tưởng được tốt hơn, áp dụng được thực tiễn chứ không chỉ ở trên lý thuyết. Nhưng việc công ty áp dụng chính sách đổi mới thì chưa có nhiều thể hiện ở trung bình chung Cau1.3 = 3,2. Phía công ty cũng đã có những phần quà giá trị tầm 200.000 đồng dành tặng cho những nhân viên có những đóng góp ý tưởng hay áp dụng vào thực tế.
Về chú ý đến khía cạnh chi tiết
Bảng 2.5: Tính chú ý đến khía cạnh chi tiết của công ty
Đơn vị: %
Tiêu chí
Hoàn toàn không đồng ý
Đôi chút đồng ý
Trung dung
Đồng ý
Hoàn toàn đồng ý
Trung bình chung (Mean
) Công ty đưa ra nhiều quyết
định và yêu cầu nhân viên
phải thực hiện công việc 4 18 36 18 24 3,4
Các quy trình, thủ tục công ty rừ ràng
12 20 26 28 14 3,12
Nguồn : Theo số liệu điều tra khảo sát Về tính chú ý đến khía cạnh chi tiết trong thực hiện của công ty chỉ ở mức trung bình chung Cau2= 3,26. Cho thấy công ty không quá áp đặt các khuôn khổ, quy trình vào cho các nhân viên. Với 12 phiếu bầu cho việc hoàn toàn đồng ý là công ty đưa ra nhiều quyết định và yêu cầu nhân viên phải thực hiện công việc thì thường rơi vào các phòng ban như hành chính nhân sự, lễ tân, kế toán…. Đây là các bộ phận thường làm theo một quy trỡnh rừ ràng để trỏnh gõy ảnh hưởng sự xỏo trộn trong cụng việc, đảm bảo được tính chất của công việc để hoàn thành công việc đúng như cần có quy trình tuyển chọn rừ ràng…..
Về sự định hướng kết quả sản xuất
Bảng 2.6: Sự định hướng kết quả sản xuất cuả công ty
Đơn vị: %
Tiêu chí Hoàn
toàn không đồng ý
Đôi chút đồng ý
Trung
dung Đồng
ý Hoàn
toàn đồng ý
Trung bình chung (Mean) Cán bộ quản lý chỉ quan
tâm đến kết quả cuối cùng của nhân viên
14 22 30 26 8 2,92
Quá trình thực hiện công việc của nhân viên không được kiểm soát
34 30 18 18 0 2,2
Nguồn : Theo số liệu điều tra khảo sát Theo điều tra ta thấy được công ty không gò bó trong việc thực hiện công việc của nhân viên, để các nhân viên có thể làm công việc một cách thoải mái nhưng vẫn đạt được kết quả tốt với trung bình chung cán bộ quản lý chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng của nhân viên là 2,92 và quá trình thực hiện công việc của nhân viên không được kiểm soát là 2,2. Theo phỏng vấn người quản lý cho thấy rằng bên công ty vẫn thường đột xuất kiểm tra xác suất xem quá trình thực hiện của nhân viên để đảm bảo nhân viên làm việc có trách nhiệm chứ không hời hợt.
Về hướng tới con người
Bảng 2.7: Tính hướng tới con người của công ty
Đơn vị: %
Tiêu chí Hoàn
toàn không đồng ý
Đôi chút đồng ý
Trung
dung Đồng
ý Hoàn
toàn đồng ý
Trung bình chung (Mean
) Công ty luôn khen thưởng
những nhân viên có thành tích tốt đóng góp cho công ty
0 4 30 44 22 3,84
Các chế độ phúc lợi, lương thưởng của từng nhân viên được công ty chú trọng
0 0 36 30 34 3,98
Nguồn : Theo số liệu điều tra khảo sát Với trung bình chung Cau4 = 3,91 cho thấy được công ty rất quan tâm đến nhân viên, cá nhân trong tổ chức. Cuối năm công ty thường tổ chức tổng kết và khen thưởng những nhân viên có thành tích tốt, hoặc cuối các kỳ nhân viên nào có nhiều ý tưởng thiết thực, mang lại doanh thu cao cho công ty cũng được ban lãnh đạo khen thưởng cùng phần quà nho nhỏ động viên tinh thần cho các nhân viên với giá trị 200.000
đồng/1 nhân viên đạt thành tích tốt. Chế độ lương thưởng ở công ty cũng được đánh giá là khá cao giúp cho những nhân viên an tâm làm việc.
CBNV được nhận quà sinh nhật của công ty trong ngày sinh nhật có giá trị tương ứng là 200.000đồng/ người.
Được hưởng chế độ hỷ, chế độ hiếu có giá trị tương ứng 1.000.000đồng, Ốm đau được quy định ở điều 18.4 trong nội quy của công ty có giá giá trị tương ứng với 500.000đồng, chế độ thai sản có giá trị 200.000đồng.
Về hướng tới nhóm người lao động
Bảng 2.8: Tính hướng tới nhóm người lao động của công ty
Đơn vị: %
Tiêu chí
Hoàn toàn không đồng ý
Đôi chút đồng ý
Trung dung
Đồng ý
Hoàn toàn đồng ý
Trung bình chung (Mean
) Công việc thường được
thực hiện theo nhóm
20 26 30 24 0 2,58
Công ty thiết kế công việc
và tổ chức trên cơ sở nhóm 28 18 28 14 12 2,64
Nguồn : Theo số liệu điều tra khảo sát Về tính hướng tới nhóm người lao động có trung bình là 2,57 trên thang đo 5 cho thấy công ty không hay tổ chức hoạt động theo nhóm nhiều mà thường theo cá nhân.
Theo như quan sát và phỏng vấn thì việc hoạt động theo nhóm trong tổ chức vẫn chưa mang lại hiệu quả cao do sự phối hợp với các thành viên chưa có sự liên kết. Chính vì vậy việc thiết kế các công việc trên cơ sở nhóm khá khó khăn và đây cũng chính là thách thức lớn đối với công ty.
Về tính hiếu thắng
Bảng 2.9: Tính hiếu thắng của nhân viên trong công ty
Đơn vị: %
Tiêu chí
Hoàn toàn không đồng ý
Đôi chút đồng ý
Trung dung
Đồng ý
Hoàn toàn đồng ý
Trung bình chung (Mean
) Các nhân viên luôn luôn
cạnh tranh nhau
6 20 42 22 10 3,1
Nhân viên tỏ ra hiếu thắng trong quá trình thực hiện công việc
26 22 32 16 4 2,5
Nguồn : Theo số liệu điều tra khảo sát