THỰC TRẠNG VĂN HểA CễNG SỞ TẠI TỔNG CễNG TY GIẤY VIỆT NAM
I. Thực trạng văn hóa công sở tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
1. Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở.
Văn hóa ứng xử trong cơ quan là các mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc, được xây dựng trên những giá trị chung của cơ quan.
“Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tụn trọng. Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc; khụng núi tục, núi tiếng lóng, quát nạt.” Cán bộ công chức Tổng công ty Giấy Việt Nam đã thực hiện rất tốt điều này cụ thể như sau:
1.1. Giao tiếp ứng xử.
- Đối với các cán bộ công chức, viên chức nhất là bộ phận bảo vệ, lễ tân có quan hệ làm việc thường xuyên tiếp xúc với khách đến làm việc, luôn có thái độ nhó nhặn điềm đạm khụng cú những lời khiếm nhó, giải thớch và hướng dẫn rừ ràng những công việc, cụ thể luôn luôn tôn trọng và nhiệt tình.
- Các cán bộ công viên chức từ nhiều tỉnh thành đến nhưng họ đều cố gắng hiểu được những người khác, thái độ phục vụ cũng gần gũi và thân thiện hơn, đã giảm bớt được tính khinh người ngoại tỉnh trước đây.
- Lắng nghe mọi người trình bày ý kiến, nguyện vọng.
-Trả lời những yêu cầu chính đáng của mọi người.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhiệt tỡnh chỉ dẫn những thụng tin cụ thể để mọi người cú thể nắm rừ luật cũng như giải quyết công việc nhanh chóng.
- Thái độ kính trọng đối với các bậc lão thành và những người cao tuổi khi tới Tổng công ty Giấy Việt Nam.
1.2. Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp
- Đối với cấp trên: cán bộ nhân viên Tổng công ty Giấy Việt Nam luôn dành một tình cảm kính trọng, tôn trọng đặc biệt. Nhưng không vì thế mà tạo ra một khoảng cách khó làm việc mà luôn có một mối quan hệ thân thiện giữa lãnh đạo và nhân viên trong một giới hạn nhất định. Điều này thể hiện qua các cử chỉ, lời nói, ngôn ngữ khi gặp cấp trên đó là một lời chào từ xa, một nụ cười thân thiện, một lời hỏi thăm chân thành.
- Đối với cấp dưới: Lãnh đạo cơ quan luôn luôn lắng nghe những tâm tư nguyện vọng của cán bộ, nhân viên mình. Luôn luôn cư xử công bằng, khách quan, phân chia công việc đồng đều và phù hợp với từng người. Tiếp thu những đóng góp của cấp dưới và góp ý chân thành với những thiếu sót còn mắc phải của nhân viên.
- Đối với đồng nghiệp: Có thể nói tất cả cán bộ công chức đều tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp. Đó là những lời nói động viên chân thành, lời cảm ơn, lời xin lỗi... Luôn luôn lắng nghe để trau dồi thêm những mặt mình còn kém, đồng thời phát huy những mặt mạnh của mình nhằm hoàn thiện bản thân tốt hơn, từ đó có thể phục vụ cũng như cống hiến cho Đảng và Nhà nước nhiều hơn nữa.
1.3. Giao tiếp qua điện thoại
Cán bộ công chức Tổng công ty Giấy Việt Nam thực hiện theo quy trình sau:
- Luôn nhấc máy sau hồi chuông thứ 2 (tạo cho người gọi và người nhận cuộc gọi tâm thế chủ động, người thực hiện cuộc gọi cũng sẽ không giật mình).
- Luôn xưng tên và chức danh và cơ quan mình (người gọi sẽ biết mình đang giao tiếp với ai ở chức danh nào).
- Luôn mỉm cười trong mỗi cuộc gọi (tạo nên sự thân thiện cho người gọi)
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tập trung lắng nghe và có phản hồi khi cần thiết (người gọi sẽ không cảm thấy mình đang nói một mình).
- Trao đổi công việc ngắn gọn, dễ hiểu (để tránh mất thời gian và phí phát sinh trong mỗi cuộc điện thoại).
- Không ngắt máy một cách đột ngột, trước khi ngắt máy sẽ có những câu mang hàm ý thông báo sẽ tắt máy như: vâng, chúng tôi sẽ liên hệ lại cho anh/chị sau; vâng, chào anh/chị; xin phép anh/chị tôi gác máy... ( tạo cho người gọi được sự tôn trọng từ người tiếp nhận cuộc gọi).
2. Trang phục của cán bộ công chức 2.1. Trang phục
* Trang phục luôn sạch sẽ, chỉnh tề, bắt buộc phải thẳng thắn, ngay nếp.
Nhìn chung các cán bộ công chức, viên chức phải ăn mặc lịch sự, gọn gàng, không để trang phục bị bám bụi bẩn hoặc áo bị ngả màu.
- Đối với nữ cán bộ: Áo sơ mi có tay, quần âu, chân váy hoặc váy. Không được mặc trang phục không phù hợp nơi công sở như không được mặc áo, váy quá mỏng; váy hoặc chân váy không quá ngắn,...
- Đối với nam cán bộ: Áo sơ mi có cổ và tay áo, quần âu và luôn đóng thùng, không được bỏ áo sơ mi ra ngoài quần.
- Cán bộ công chức có trang phục riêng thì mặc theo đúng quy định của phòng ban cũng như quy định của pháp luật. (Ví dụ: Đội bảo vệ, Đội lái xe, Ban Lễ tân,...).
* Đầu tóc phải gọn gàng, không nhuộm nhiều màu.
- Đối với nữ cán bộ: Không để tóc lòa xòa che lấp mặt, tóc dài phải buộc, tết sam hoặc búi cao gọn gàng; không trang điểm quá đậm, sử dụng nước hoa quá nặng mùi.
- Đối với nam cán bộ: Không để tóc dài, không để râu quá dài; không được đi dép lê, giày thể thao. Không hút thuốc trong phòng làm việc.
2.2. Lễ phục
Lễ phục của cán bộ, công chức là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp đại biểu, các cấp lãnh đạo.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đối với nữ cán bộ: Áo dài truyền thống, vải kín đáo không quá mỏng, mùa đông có thể mặc vest bên ngoài áo sơ mi bên trong kết hợp với quần âu tối màu.
- Đối với nam cán bộ: áo sơ mi sáng màu, quần âu tối màu kết hợp với caravat; mùa đông bộ comple.
2.3 Đeo thẻ
- Tổng công ty Giấy Việt Nam có sự thống nhất về mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Thẻ của cán bộ, công chức, viên chức có tên cơ quan, có ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
- Cán bộ, công chức, viên chức luôn đeo thẻ khi làm nhiệm vụ.
3. Bài trí công sở
3.1. Treo quốc huy, quốc kỳ
* Treo quốc huy:
- Quốc huy là huy hiệu của một nước hoặc là hình tượng trưng cho một nước. Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng cưa và dòng chữ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” (Điều 142, Hiến pháp 1992)
- Quốc huy được treo trang trọng tại tòa nhà chính, hướng cổng nhìn vào. Kích cỡ quốc huy to vừa phù hợp và cân đối với toà nhà, tạo được sự hài hòa.
* Treo quốc kỳ:
- Quốc kỳ là cờ tượng trưng cho một quốc gia, là cờ của Tổ quốc, là biểu trưng một cỏch rừ ràng quyền lực của nhõn dõn ta, chủ quyền của mỡnh về lónh thổ.
Quốc kỳ được treo trong các phòng họp của các cấp chính quyền và các đoàn thể khi họp những buổi long trọng. Quốc kỳ được treo bên ngoài vào những ngày lễ lớn như: Tết dương lịch và âm lịch, ngày bầu cử, ngày Quốc tế lao động, Sinh nhật Bác, ngày Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 02/9. Quốc kỳ có thể được treo hoặc mang đi ở những nơi có tổ chức mít tinh, động viên quần chúng làm các công trình tập thể như đắp đê, thi đua sản xuất...
- Tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Quốc kỳ được treo trang trọng tại sân giữa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội của tòa nhà chính. Quốc kỳ đúng với kích thước, màu sắc mà Hiến pháp đã quy định
3.2. Bài trí khuôn viên
* Biển tên cơ quan
Tổng công ty Giấy Việt Nam có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rừ đầy đủ bằng Tiếng Việt tờn và địa chỉ cơ quan.
* Phòng làm việc
- Bên ngoài phòng làm việc: Trước cửa mỗi một phòng ban chức năng đều cú biển tờn ghi rừ tờn bộ phận (Vớ dụ: Phũng Tổng Giỏm đốc, Văn phũng, Bảo vệ,...)
- Bên trong phòng làm việc: Được bài trí khoa học, phù hợp với từng bộ phận chuyên môn, phục vụ cho công việc một cách tốt nhất gồm có tủ đựng tài liệu, máy tính, máy photo, máy in, máy fax, máy scan, máy điện thoại bàn, bàn ghế, cốc chén, lọ hoa,...
* Bãi đỗ xe:
Cơ quan có bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.
II. Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại Tổng công ty Giấy Việt