Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
1. Thực trạng về Văn hóa công sở tại Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh
1.1. Ứng xử nơi công sở.
Phép ứng xử văn hóa là truyền thống tốt đẹp của dân tộc ta, ngay từ khi dựng nước, các vua Hùng đã cùng “ tắm chung một dòng sông, uống chung một nguồn nước” với người dân. Trong văn hóa của người Việt - ứng xử có văn hóa thường biểu hiện sự tế nhị, khoan hòa, nhường nhịn và thắng thắn. Tùy mỗi hoàn cảnh và mối quan hệ để ứng xử sao cho phù hợp. Với lối sống của người Việt, bao giờ đối tượng ứng xử cũng được trân trọng, trừ kẻ thù xâm lược và cái ác. “Có trước có sau” là lối ứng xử cao đẹp, có thể coi là truyền thống ngàn đời của người dân Việt.
Thực hiện Nghị Quyết Trung ương 5 Khóa VIII của Đảng về xây dựng nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc, trong đó có việc xây dựng tư tưởng đạo đức lối sống là nội dung căn bản. Văn hóa ứng xử và ứng xử có văn hóa sẽ góp phần tích cực vào việc giữ gìn bản sắc tốt đẹp và xây dựng lối sống văn hóa, bất kỳ cá nhân, tổ chức trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần phải được quan tâm, và không ngừng hoàn thiện.
Trên cơ sở đó, cán bộ, nhân viên Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh luôn luôn học tập, làm việc và noi theo tấm gương đạo đức của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Nghị Quyết Trung ương V.
Là một Trung tâm mới, được thành lập theo Chính sách mới của Tỉnh Bắc Ninh, Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh đang dần hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức cũng như hoàn thiện về quy chế, nội dung và những chính sách phù hợp nhằm đảm bảo và góp phần vào sự phát triền chung của tỉnh.
Các cán bộ, công chức ở đây là người thay mặt nhà nước thực hiện quyền lực của nhà nước, đưa luật pháp vào cuộc sống, trực tiếp giao tiếp và đáp ứng mọi
nguyện vọng chính đáng của người dân. Do vậy, khi giao tiếp với công dân, tổ chức, văn hóa ứng cử công vụ không ở đâu xa mà thể hiện ngay từ những việc tưởng chừng như nhỏ nhặt như nói năng nhỏ nhẹ, thân thiện; hướng dẫn giải quyết các thủ tục, công việc cho công dân, tổ chức tận tình, cụ thể; biết lắng nghe những thắc mắc, kiến nghị và phỳc đỏp rừ ràng lịch sự:
• Khi giao tiếp với công dân:
Phần lớn công việc giải quyết ở đây là thành phần lao động độ tuổi thanh niên, người lao động chưa có việc làm hoặc sinh viên tốt nghiệp mới ra trường… do đó, cán bộ, viên chức được phân công tiếp dân, cán bộ tiếp dân thường đến đúng giờ, trang phục gọn gàng, lịch sự và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ công việc cần giải quyết cho nhân dâ. Khi công dân đến liên hệ công việc, cán bộ luôn có khuôn mặt niềm nở và chào bằng tiếng nói như: Chào chú, chào bác, chào cô, chào anh, chị… Trong trường hợp đang có việc bận hoặc khách đông thì có thể gật đầu chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm ( dù là bất kỳ ai); sau đó cán bộ sẽ hỏi như là: Thưa bác ( chú, cô, anh, chị ..) đến liên hệ việc gì ? Bác ( chú, cô, anh chị..) cần giúp gì không ạ?. Khi tiếp dân trong phòng làm việc thì cán bộ thường mời khách ngồi xuống ghế, rồi sau đó rót nước mời trước khi bắt đầu giải quyết công việc cho công dân.
Cán bộ thường ăn nói nhẹ nhàng, từ tốn, thân thiện, không tỏ ra nóng nảy, tức giận đối với nhân dân. Khi cán bộ có lỗi như trả hồ sơ không đúng hẹn, làm phiền công dân khi kiểm tra hồ sơ lâu, hoặc hướng dẫn thủ tục không đến nơi đến chốn khiến người dân đi lại nhiều lần, để khách phải chờ lâu… thì đa phần cán bộ đều biết xin lỗi người dân vì đã không giải quyết kịp thời. Khi công dân khụng hiểu về cỏc thủ tục hành chớnh thỡ cỏn bộ sẽ giải thớch rừ ràng, rành mạch về hồ sơ công việc, thời gian giải quyết công việc. Không nên đùn đẩy công việc cho người khác, hoặc dùng những thái độ, lời lẽ không hay để phản ứng lại những chất vấn của người dân đến liên hệ và làm việc.
• Khi giao tiếp với đồng nghiệp:
Là quá trình giao tiếp giữa các cán bộ, công chức, viên chức để tạo mối quan hệ tốt, hỗ trợ lẫn nhau để đạt hiệu quả trong công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh, giao tiếp với nhau thường thể hiện sự thân thiện và hợp tác trong môi trường công sở. Họ không bao giờ gặp nhau mà không nở nụ cười để chào đối phương, điều đó góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết ở cơ quan thêm gắn bó hơn rất nhiều. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm khi làm việc với nhau luôn đặt sự trung thực lên hàng đầu, tức là luôn nêu ra chính xác sự việc để đồng nghiệp có thể hiểu và cùng đưa ra những biện pháp giải quyết công việc chính xác và kịp thời.
• Khi giao tiếp với cấp trên:
Là quá trình giao tiếp giữa cán bộ công chức, viên chức để trao đổi thông tin, tiếp nhận những mệnh lệnh dược truyền đạt từ lãnh đạo. Ở đây, khi cán bộ công chức, viên chức giao tiếp với cấp trên, tức lãnh đạo của mình luôn thể hiện một sự tôn trọng đối với lãnh đạo của mình, luôn luôn có sự lễ phép khi gặp mặt thể hiện bằng sự chào hỏi, nụ cười và nét mặt. Khi trao đổi công việc với lãnh đạo, họ luôn đặt sự trung thực lên hàng đầu, báo cáo sự việc một cách chi tiết, đầy đủ. Đặc biệt không bao giờ được vượt cấp xảy ra tại Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh. Điều đó thể hiện một sự nghiêm chỉnh, chặt chẽ của các quy định của cơ quan, và nét văn hóa công sở chuẩn mực được xây dựng tại đây.
• Khi giao tiếp với cấp dưới:
Là hoạt động giao tiếp giữa các cấp lãnh đạo với các cán bộ, công chức, viên chức để kiểm tra, thực hiện quyết định quản lý, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của từng người để có biện pháp thích hợp.
Trong khi lãnh đạo Trung tâm giao tiếp với công chức, viên chức thường thể hiện sự thân thiện, hòa đồng, song lúc cần thiết có liên quan trực tiếp đến nội dung cụng việc, cần tỏ rừ uy quyền của mỡnh.. Trong cụng việc, cấp lónh đạo luôn đối xử công bằng với tất cả mọi cán bộ, công chức, viên chức theo nguyên tắc “ thưởng phạt công minh”, “có thưởng có phạt” của quy chế, quy định hoạt động cơ quan cũng như của Đảng và Nhà nước; luôn có sự phân chia công việc
cấp dưới theo chức năng, nhiệm vụ một cách đồng đều, hợp lý.
• Khi giao tiếp qua điện thoại:
Trong giao tiếp, không phải lúc nào cũng có thể trao đổi nội dung công việc một cách trực tiếp, do vậy nội dung giao tiếp qua điện thoại cũng là một trong những nội dung mà người công chức, viên chức, nhân viên thể hiện trong quá trình hoạt động công tác của mình. Khi giao tiếp qua điện thoại, công chức, viên chức, nhân viên trước tiên cần xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi mình công tác, sau đó trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc mà họ đang quan tõm, giọng núi nhẹ nhàng, vừa đủ để người giao tiếp nghe rừ, khụng làm ảnh hưởng đến người xung quanh. Đặc biệt, cán bộ không bao giờ cắt ngang giữa chừng câu nói của người gọi hay tranh biện gay gắt trên điện thoại. Khi kết thúc cuộc gọi, cán bộ, công chức, viên chức , nhân viên nghe điện thoại sẽ chào người gọi điến một cách lịch sự kèm theo một lời cảm ơn và đặt máy một cách nhẹ nhàng.
Trong các cuộc họp, hội thảo, tiếp khách thường thì các cán bộ, công chức, viên chức thường không đàm thoại bằng điện thoại, bởi theo họ như thế là thiếu tôn trọng đối tượng giao tiếp trực tiếp.
1.2. Trang phục công sở
• Trang phục công sở thường nhật:
Khi thực hiện nhiệm vụ, công chức, viên chức, nhân viên của Trung tâm ăn mặc gọn gàng, lịch sự; không đi dép lê, guốc mộc, dép không có quai hậu, giày thể thao .. Nam giới luôn mặc sơ mi, đóng thùng gọn gàng, không bỏ áo sơ mi ngoài quần. Nữ giới không mặc minizyp, áo không tay, áo cổ trễ mà luôn mặc quần âu, hoặc zyp dài qua đầu gối và áo sơ mi có tay sơ vin để thể hiện sự trang nghiêm, lịch sự của cán bộ nhà nước. Điều này giúp cho các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn, thuận tiện trong mọi việc và luôn luôn trang trọng, lịch thiệp để tiếp đón bất kì khách đến liên hệ làm việc.
• Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức:
Là trang phục chính thức được sử dụng trong những ngày lễ lớn của dân
tộc, những ngày trọng đại, những cuộc họp quan trọng, các cuộc tiếp đón, viếng thăm của các cấp lãnh đạo khi tới cơ quan, những cuộc tiếp đón làm việc, ký kết hợp đồng quan trọng với đối tác, điều đó được thể hiện trong biểu hiện thực tế sau:
Lễ phục của nam công chức, viên chức, nhân viên là mặc bộ comple, áo sơ mi, cravat, đi giầy, dép có quai hậu. Đặc biệt là đối với công chức, viên chức là người dân tộc thiểu sổ thì trang phục của dân dộc cũng được coi là lễ phục như váy xòe, áo dài…v.v.
Ngoài ra, tại đây còn có quy định cụ thể về lễ phục đó bao gồm comple sẽ phải mặc màu den, có kiểu dáng theo quy định, áo sơ mi màu trắng trong sơ vin, cravat và giầy cũng là màu đen đối với lễ phục của nam. Còn lễ phục nữ nếu là áo dài truyền thống thì phải có thiết kế truyền thồng, màu sắc không quá lòe loẹt, chất liệu không quá mỏng, phải vừa thể hiện được tính truyền thống của áo dài, vừa tôn vinh vẻ đẹp của người phụ nữ Việt. Nếu lễ phục nữ là comple thì cũng là màu đen, áo sơ mi trong màu trắng, hoặc các trang phục công sở khác.
• Thẻ , phù hiệu công chức, viên chức, nhân viên:
Khi thi hành công vụ công chức, viên chức, nhân viên phải luôn luôn đeo thẻ hoặc phù hiệu của mình. Trên thẻ công chức, viên chức nói chung có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của công chức, viên chức theo quy định rất thuận tiện cho việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức, viên chức.
1.3. Bài trí công sở.
Treo Quốc huy:
Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hình tròn, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới ngôi sao có nửa bánh xe răng và dòng chữ : “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, được treo ở vị trí trang trọng trong Phòng họp của Trung tâm.
Treo Quốc kỳ:
Quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hình chữ nhật, chiều dài rộng bằng hai phần ba chiều dài, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh được treo nơi trang trọng ngay tại Phòng họp Trung tâm, được treo ngay
ngắn tại phòng làm việc của ban giám đốc. Treo tại cột cờ trước sảnh chính sân Trung tâm. Thời gian treo Quốc kỳ à các ngày làm việc từ 06h đến 18h, ngày lễ, tết và treo 24/24 giờ vào các ngày theo quy định cụ thể của Chính phủ.
Ngoài ra, tại các buổi lễ mít tinh, lễ kỷ niệm thì Quốc kỳ còn được treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về phía bên trái của sân khấu; Quốc kỳ ở bên phải, cờ Đảng ở bên trái ( nhìn từ hướng hội trưởng lên ).
Phòng làm việc:
Bên ngoài phòng làm việc: Tại cửa chính ra vào các nhà làm việc có biển chỉ dẫn vị trí các phòng làm việc tại Trung tâm. Trước cửa phòng làm việc phía bờn phải thỡ gắn biển tờn, trờn đú ghi rừ tờn đơn vị; họ và tờn, chức danh của từng công chức, viên chức làm việc trong phòng. Chẳng hạn như Văn phòng, Phòng hợp tác quốc tế, Phòng giao dịch việc làm, Bảo vệ….v.v. Đối với lãnh đạo thì thường có phòng làm việc riêng nên biển tên, chức danh lãnh đạo đơn vị thường được gắn phía trên cửa ra vào phòng làm việc của lãnh đạo đó.
Bên trong phòng làm việc: Trên bàn làm việc của công chức, viên chức có biển ghi họ tên, chức vụ công chức, viên chức. Trang thiết bị làm việc, và tài liệu được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học.
Phòng họp:
Là phòng có diện tích lớn nhất tại Trung tâm, nằm ngay sảnh chính, được bố trí thuận tiện cho việc đi lại của khách dự, hoặc nhân viên các phòng ban, được bố trí treo Quốc kỳ, ảnh hoặc tượng Bác Hồ; bài trí nội thất rất trang trọng;
Phòng họp cũng chính là Hội trường chính của Trung tâm – nơi diễn ra các Hội nghị, hội thảo, và các cuộc họp quan trọng. Ngoài ra, tại các phòng ban đều có bài trí một góc để họp nội bộ của riêng phòng, ban, đơn vị đó.
1.4. Phong cách làm việc.
Hưởng ứng cuộc học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh, đội ngũ cán bộ, công chức Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh luôn lấy phong cách làm việc của Bác để học tập và vận dụng tỏng công việc. Bởi vì phong cách Hồ Chí Minh là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ di sản vô giá mà Người để lại cho dân tộc ta. Phong cách của Người không chỉ
là bài học, là chuẩn mực cho việc xây dựng phong cách người cán bộ cách mạng mà còn bồi dưỡng nhân cách cho các thế hệ người Việt Nam hôm nay và mai sau. Điều đó được thể hiện trong các nội dung sau:
Đầu tiên, phong cách làm việc – tác phong quần chúng.
Thể hiện thông qua sự yêu dân, kính dân để làm cho dân kính, dân yêu, dân tin, dân phục. Trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày, người cán bộ Trung tâm dịch vụ việc làm Thanh niên tỉnh Bắc Ninh luôn thể hiện một sự tự nhiên, bình dị với người dân, không có tình trạng quan liêu, hách dịch, cửa quyền. Do đó làm cho nhân dân đến với Trung tâm với tâm lý thoải mái, không chút e ngại, tự nhiên và chân thật; làm cho cán bộ và nhân dân hòa nhập nhiều hơn, giúp cho việc tư vấn và giới thiệu trở nên gần gũi hơn.
Đặc biệt, điều này được thể hiện rất rừ ràng thụng qua cỏc lónh đạo của Trung tâm, đó là sự hiểu dân, hiểu cấp dưới, hiểu khó khăn của người lao động.
Họ hiểu dân để hiểu cấp dưới hơn, họ hiểu cấp dưới hơn là để gần dân hơn.
Càng hiểu dân và càng hiểu cấp dưới, họ càng hiểu vai trò và trách nhiệm của mình hơn để đề ra những chủ trương, chính sách đề ra hợp lý hơn, chuẩn xác và khoa học hơn.
Thứ hai, tác phong làm việc – tác phong dân chủ, tập thể.
Tác phong tập thể ở đây được thể hiện qua việc luôn luôn tạo ra được bầu không khí làm việc hoạt bát, phấn khởi, hăng hái và đầy sáng tạo. Khi làm việc họ thường làm cùng nhiều người, lắng nghe ý kiến của nhiều người, cùng nhau giải quyết vấn đề, công việc. Như thế sẽ tạo thuận lợi cho việc hoàn thành công việc cũng như mang lại hiệu quả trong công việc cao hơn.
Tính dân chủ thể hiện qua việc công bằng, mọi người trong cơ quan Trung tâm đều có quyền thể hiện ý kiến cá nhân của mình. Điều này có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc tạo môi trường làm việc năng động, cũng như thể hiện phong cách lãnh đạo của lãnh đạo cơ quan.
Cuối cùng, phong cách làm việc khoa học.
Tác phong làm việc khoa học được đánh giá là môi trường làm việc mà đa phần các cơ quan tổ chức muốn hướng tới trong công cuộc hiện đại hóa nền
hành chính quốc gia. Tác phong làm việc khoa học được thể hiện thông qua quá trình làm việc sát sao, đi sâu, đi sát, nắm việc, nắm người, nắm tình hình cụ thể.
Luôn xem xét đối chiếu những ý kiến khác nhau để lựa chọn những ý kiến đúng đắn, sàng lọc thụng tin sai lệch. Làm việc cú mục đớch rừ ràng, tập trung, chương trình kế hoạch đặt ra phải phù hợp.
Trung tâm cũng thực hiện nghiêm chỉnh về quy định giờ làm việc hàng tuần : Từ thứ 2 đến thứ 6;
Quy định về thời gian làm việc:
+ Buổi sáng: từ 07h00’ đến 11h30’
+ Buổi chiều: từ 13h00’ đến 17h00’
Cán bộ, công chức, viên chức khi thực hiện công việc đều cần phải lên chương trình, kế hoạch cụ thể, chi tiết, chu đáo, cẩn thận và tỉ mỉ. Điều này giúp cho họ thực hiện mọi công việc được nhanh chóng, thuận tiện và có cơ sở nhất định để đánh giá hiệu quả mà công việc họ đang làm, từ đó để cán bộ, công chức, viờn chức cú thể hoạch định rừ ràng phương chõm, mục tiờu cần thực hiện sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
2. Nhận xét, đánh giá về Thực trạng thực hiện văn hóa công sở tại