3.2.1 Thực trạng tiêu thụ hàng hóa tại xí nghiệp.
3.2.1.1 Đặc điểm sản phẩm hàng hóa của xí nghiệp.
Hàng hóa chính mà xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê cung cấp ra thị trường là lúa giống chất lượng cao, ngoài ra xí nghiệp còn cung cấp các mặt hàng khác như: ngô giống, cây giống… Giống lúa của Xí nghiệp cung cấp ra thị trường được chọn lọc theo tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành, được Trung tâm
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết Sổ Cái
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số ph
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
khảo nghiệm giống cây trồng trung ương kiểm dịch. kiểm nghiệm và lấy chứng chỉ. Giống đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc gia được Sở nông nghiệp & PTNT Hà Nội. Trung tâm khảo nghiệm giống cây trồng TW, được các Huyện. các HTX và bà con nông dân ghi nhận đánh giá cao, Các giống lúa chính xí nghiệp cung cấp là:Xi23, C70, C71, Q5, Khang Dân, HT1, các giống lúa Nếp 9603, Nếp Hoa Vàng. các giống TBKT: VĐ7, VĐ8, ĐB5, ĐB6, N46,
Tuy sử dụng phương pháp hạch toán độc lập, nhưng xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê vẫn là đơn vị phụ thuộc công ty TNHH Nhà nước một thành viên đầu tư và phát triển nông nghiệp Hà Nội do đó có nhiều hạn chế trong quá trình hoạt động như: thủ tục rườm rà, phụ thuộc nhiều vào chính sách của tổng công ty làm cho xí nghiệp chưa thực sự mạnh dạn trong việc quy định cơ cấu tạo nguồn hàng mà việc tạo nguồn hàng hàng năm phải dựa vào những căn cứ sau:
- Chỉ tiêu của công ty giao: Hàng năm sở nông nghiệp Hà Nội và phát triển nông thôn Thành phố Hà Nội thường căn cứ vào cơ cấu diện tích gieo trồng để xác định lượng lúa giống cần cung ứng cho nhân dân trên địa bán Thành phố Hà Nội và giao nhiệm vụ sản xuất một lượng giống nhất định cho công ty TNHH Nhà nước một thành viên đầu tư và phát triển nông nghiệp Hà Nội từ đó công ty giao nhiệm vụ cho xí nghiệp.
- Dựa vào đơn đặt hàng ở các hợp tác xã của các huyện, thường niên xí nghiệp thường tổ chức “ Hội nghị khách hàng” trước mỗi vụ sản xuất chính để mời những khách quen thuộc nhằm phổ biến kế hoạch cung ứng lúa giống, giới thiệu sản phẩm mới sau đó các đơn vị sẽ đăng ký đặt hàng với xí nghiệp.
Hiện nay xí nghiệp chỉ có một đội sản xuất các giống lúa chính là Khang dân, HT1, Xi23… cung cấp cho thị trường. Lượng sản xuất tại đây chỉ đáp ứng được một phần nguồn cung ứng của xí nghiệp (khoảng 110 tấn). Để đảm bảo nguồn hàng cung ứng, xí nghiệp phải thường xuyên thu mua tại các hợp tác xã sản xuất có uy tín về chất lượng sản phẩ trên địa bàn Hà Nội, đặc biệt xí nghiệp chủ yếu có liên kết sản xuất với Xí nghiệp Tam Thiên Mẫu cũng là một xí nghiệp thuộc công ty TNHH Nhà nước một thành viên đầu tư và phát triển nông nghiệp Hà Nội với khối lượng thu mua khoảng 300 đến 320 tấn. xí nghiệp chịu trách nhiệm cung cấp giống siêu nguyên chủng và kỹ thuật sản xuất từ đó
xí nghiệp Tam Thiên Mẫu sẽ sản xuất giống nguyên chủng sau đó xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê sẽ thu mua toàn bộ khối lượng sản phẩm đảm bảo chất lượng, về phía Tam Thiên Mẫu phải đảm bảo chất lượng sản phẩm và thực hiện đúng quy trình sản xuất. Việc thu mua còn lại còn có thể thực hiện thông qua các công ty giống khác trong và ngoài địa bàn Hà Nội, tuy nhiên khối lượng thu mua không nhiều và không diễn ra thường xuyên.
3.2.1.2 Kênh phân phối sản phẩm hàng hóa của xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê.
a/ Kênh phân phối sản phẩm hàng hóa.
Việc xác lập hệ thống cung ứng sản phẩm của công ty nói chung và xí nghiệp nói riêng sẽ giúp xí nghiệp nắm bắt được những đối tượng sẽ tiêu thụ sản phẩm của mình. Cửa hàng bán lẻ của xí nghiệp là nơi giao dịch và giới thiệu sản phẩm. ngoài những đại lý bán buôn. bán lẻ thì xí nghiệp còn có liên hệ với các hợp tác xã rồi cho ra quyết định cung ứng cho phù hợp. Xí nghiệp cũng thông qua các đơn vị huyện. trạm khuyến nông để cung ứng giống tới người tiêu dùng. Ngoài ra xí nghiệp cũng luôn tạo mối quan hệ với các đơn vị khác để trao đổi, giúp đỡ khi cần thiết để phát triển khả năng đáp ứng giống của công ty trên thị trường. Các kênh tiêu thụ của xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3: Mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp Xí nghiệp giống cây
trồng Yên Khê
Các đơn vị ngoài địa bàn Hà Nội
Huyện Đại lý Hợp tác
xã
Cửa hàng bán lẻ
Hộ nông dân
Vấn đề hoàn thiện kênh tiêu thụ là rất cần thiết đối với mỗi đơn vị kinh doanh trong cơ chế thị trường hiện nay, nếu các kênh tiêu thụ vận hành tốt thì lượng hàng hóa tiêu thụ sẽ tăng, kênh nào vận hành chưa tốt thì lượng tiêu thụ sẽ ít làm giảm hiệu quả của quá trình cung ứng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh.
b/ Quy trình bán hàng của xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê.
Để tạo thuận lợi cho công tác bán hàng và kiểm tra giám sát số lượng hàng hóa đã xuất bán chứng từ của các nghiệp vụ bán hàng tại xí nghiệp được luân chuyển theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.4: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng của xí nghiệp
Ngoài việc chú trọng giữ vững và phát triển các kênh phân phối hàng hóa để mở rộng thị trường thì xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê còn chú trọng tới việc sử dụng những hình thức bán hàng khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người mua hàng của xí nghiệp. Hình thức bán hàng của xí nghiệp gồm:
Hóa đơn bán hàng
Sổ theo dừi tiền mặt (phiếu thu)
Sổ chi tiết hàng hóa (số liệu hàng hóa từng loại)
Sổ thuế GTGT Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ Ghi sổ cái TK 111,156
- Xuất bán hàng hóa ngay tại xí nghiệp
Hình thức xuất bán hàng ngay tại xí nghiệp là hình thức bán hàng chủ yếu hiện nay của xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê. Khi khách hàng có yêu cầu về hàng của xí nghiệp và chấp nhận thanh toán trực tiếp tiênh hàng tại xí nghiệp, kế toán bán hàng của xí nghiệp lập các chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ xuất bán hàng hóa như: hóa đơn thuế GTGT, phiếu xuất kho…, sau khi được giám đốc hoặc phó giám đôc xí nghiệp và người mua ký nhận, 1 bản được giao cho khách hàng và 1 bản dùng để lưu chuyển nội bộ. Sau khi kế toán thanh toán giao phiếu thu cho khách hàng, hàng của xí nghiệp được giao cho người mua, nghiệp vụ bán hàng được hoàn thành.
- Xuất bán hàng hóa theo đơn đặt hàng.
Với hình thức bán hàng này khi khách hàng có yêu cầu về hàng hóa, xí nghiệp lập hợp đồng bán hàng về thời gian, giá bán của hàng hóa… theo đó xí nghiệp và bên mua hàng sẽ thực hiện nghĩa vụ với nhau.
Khách hàng mua hàng và chấp nhận thanh toán
Thủ tục xuất bán hàng hóa
Nhận tiền và giao hàng cho
khách hàng
Đơn đặt hàng (hợp đồng bán
hàng)
Thủ tục xuất kho hàng hóa
Giao hàng cho người mua
Kết thúc hợp đồng
Hình thức thanh toán tiền hàng
- Xuất bán hàng hóa qua điện thoại.
Hình thức bán hàng qua điện thoại là hình thức bán hàng chỉ thực hiện với những khách hàng quen thuộc của công ty, chưa áp dụng rộng rãi với tất cả các đối tượng khách hàng. Với hình thức này thì việc thanh toán tiền hàng được thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của tổng công ty.
3.2.2 Chiến lược Marketing.
Để số lượng hàng hóa tiêu thụ của xí nghiệp cao nhất, bên cạnh việc áp dụng công tác bán hàng hợp lý, xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê còn xây dựng cho mình một chiến lược marketing để hỗ trợ cho công tác bán hàng của mình. Với chiến lược marketing của mình xí nghiệp đã phân loại đối tượng khách hàng cụ thể là.
* Đối với khách hàng thường xuyên.
Khách hàng thường xuyên của xí nghiệp là những hợp tác xã, các phòng nông nghiệp huyện, các đại lý tiêu thụ lúa giống của xí nghiệp với số lượng lớn và có mối quan hệ kinh doanh thường xuyên với công ty.
Đối với những khách hàng này bên cạnh việc giảm giá bán sản phẩm thường là 500 đ/1 kg lúa giống bán ra, xí nghiệp còn xác định trong công tác chăm sóc khách hàng đây là đối tượng mà xí nghiệp luôn hướng tới.
* Đối với khách hàng mới.
Ngoài việc là nhà cung cấp sản phẩm cho khách hàng với chất lượng đảm bảo có chính sách giảm giá bán là 500đ/1kg , đối với những khách hàng mới này xí nghiệp còn thực hiện việc chăm sóc sau bán hàng chu đáo.Không dừng lại ở khâu bán giống, Xí nghiệp còn cử cán bộ chuyên trách xuống tận cơ sở để kiểm định chất lượng giống và chuyển giao tiến bộ kỹ thuật cho bà con.
Vì vậy, những thông tin phản hồi từ 2 phía thường xuyên được cập nhật. Với Yêu cầu của
khách hàng
Thủ tục xuất bán hàng hóa
Nhận tiền và giao hàng cho
khách hàng
những hoạt động trên xí nghiệp đã tạo dựng được thế đứng của mình trên thị trường và chiếm được lòng tin của khách hàng.
3.2.3 Hạch toán doanh thu.
3.2.3.1 Hạch toán chi tiết.
a/ Chứng từ thanh toán.
Trong công tác cung ứng hàng hóa đến người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ chính mà xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê áp dụng là:
* Bán hàng qua kênh tiêu thụ hợp tác xã.
Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho, trên cơ sở phiếu xuất kho kê toán lập hóa đơn GTGT.
Do xí nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp là sản xuất giống cây trồng chủ yếu là thóc giống, sản phẩm hàng hóa của xí nghiệp đem bán mới chỉ dừng lại ở các khâu phơi, sấy khô, làm sạch, bảo quản, phân loại và đóng gói lên theo luật thuế giá trị gia tăng thì xí nghiệp không phải chịu thuế GTGT hàng bán ra.
Ví dụ 1:
Ngày 22 tháng 12 năm 2008 xí nghiệp xuất bán thóc giống khang dân 18 nguyên chủng (bao 10 kg) với số lượng 17.776 kg cho HTX nông nghiệp thị trấn Sóc Sơn, trị giá bán 248.864.000 đồng, khách hàng chưa thanh toán tiền hàng,tiền hàng có thể thanh toán qua 2 phương thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
* Trình tự của hạch toán bán hàng:
- Kế toán bán hàng viết phiếu xuất kho số hàng bán ra.
Tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê, trên phiếu xuất kho giá xuất được ghi theo giá bán ghi trên hóa đơn mà không ghi theo giá vốn. Phương pháp tính giá xí nghiệp sử dụng là phương pháp bình quân gia quyền, giá trị trung bình được tính theo thời kỳ, việc tính toán được kế toán sử dụng trên máy vi tính, máy tự động tính giá bình quân và tự tính giá vốn. Vì vậy trên phiếu xuất kho của xí nghiệp giá xuất kho ghi theo giá bán trên hóa đơn bán hàng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán viết hóa đơn GTGT của hàng bán như sau:
Hóa đơn GTGT làm 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Nội bộ
Đơn vị: XN giống cây trồng Yên khê Mẫu số 02 - VT
Địa chỉ:Yên Thường -Gia Lâm – HàNội Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính
Ngày 22 tháng 12 năm 2008
Nợ ………. Số………..
Có ……….
Họ, tên người nhận hàng: Tạ Thị Lừng Địa chỉ: HTX thị trấn Sóc Sơn Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho:………Địa điểm:……….
Số
TTTên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ,
sản phẩm hàng hóaMã sốĐơn
vị
tínhSố lượngĐơn giáThành tiềnYêu cầuThực xuấtABCD12341Thóc giống khang dân 18 NCKg17.77617.77614.000248.864.000 (bao 10 kg)Cộng248.864.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăn bốn tám triệu tám chăm sáu tư ngàn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo:………..
Ngày 22 tháng 12 năm 2008
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (ký, họ tên)
(ký, họ tên)
PHIẾU XUẤT