3.3.1 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê.
3.3.1.1 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê.
* Sự cần thiết phải hoàn thiện
Trong điều kiện nền kinh tế đất nước đi lên cùng với xu hướng phát triển chung của thế giới, tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế nói chung đều phải tìm cho mình một giải pháp phát triển thích hợp. Quản lý hoạt động kinh doanh là một việc làm vô cùng quan trọng và cần thiết đối với quá trình tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong việc quản lý và tổ chức một doanh nghiệp thì kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và không thể thiếu đối với một doanh nghiệp bởi nú phản ỏnh rừ nột tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty.
Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán, các nhà quản lý có thể nắm bắt một cách đầy đủ chính xác, kịp thời, toàn diện các thông tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.Không chỉ với ban lãnh đạo trong doanh nghiệp mà đối với cỏc nhà đầu tư, việc nắm rừ tỡnh hỡnh tài chớnh sẽ giỳp họ đưa ra cỏc quyết định đầu tư đúng đắn. Điều này cho thấy, cần thiết phải đổi mới và hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một vấn để trọng tâm đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, việc tổ chức bán hàng là khâu quan trọng nhất, bởi lẽ, nó quyết định đến lợi nhuận cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp phát huy các ưu điểm, khắc phục được các nhược điểm, từ đó ngày càng phát triển hơn, tạo uy tín và khẳng định vị thế của mình trong giới kinh doanh. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả báng hàng là vấn đề cần thiết trong xu hướng phát triển hiện nay.
* Nguyên tắc hoàn thiện
Đổi mới và hoàn thiện là một việc làm cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào.Tuy nhiên, sự đổi
mới và hoàn thiện phải tuân theo các nguyên tắc nhất định, nếu xa rời các nguyên tắc, các phương án kinh doanh mới không những chẳng đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp mà có thể còn đưa doanh nghiệp đến nguy cơ phá sản.
Nhằm đảm bảo tính chính xác, khoa học, và hiệu quả, xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê cũng như các doanh nghiệp khác, khi hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc:
- Nguyên tắc 1: Hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải trên cơ sở tôn trọng các cơ chế, chính sách tài chính, tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam và chế độ kế toán quốc tế.
- Nguyên tắc 2 : Hoàn thiện trên cơ sở tiềm năng tiềm lực của xí nghiệp, trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên
- Nguyên tắc3: Hoàn thiện nhưng trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống chuẩn mực kế toán doanh nghiệp được tham gia đóng góp của rất nhiều chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nên có ý nghĩa tổng hợp với mô hình hoạt động của nhiều doanh nghiệp khác nhau, do đó, các doanh nghiệp phải biết chọn lọc, vận dụng khéo léo các cơ chế sao cho phù hợp nhất với tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình.
- Nguyên tắc 4: Hoàn thiện trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ các công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì vì mục tiêu của xí nghiệp là kinh doanh có lãi cao nhất.
- Nguyên tắc 5: Hoàn thiện nhưng phải đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ, phù hợp với các yêu cầu quản lý. Thông tin về doanh thu, thu nhập và xác định kết quả kinh doanh phải phục vụ hữu ích, thiết thực cho ban lãnh đạo trong xí nghiệp để ban lãnh đạo xí nghiệp có thể dựa vào đó đưa ra quyết định đúng đắn.
3.3.1.2. Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê
Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp phải đứng trước nhiều khó khăn thử thách của nền kinh tế như: cạnh tranh về giá cả, về chất lượng sản
phẩm, quan tâm về chính sách quản lý vĩ mô của Nhà nước và đặc biệt là khi yêu cầu của người tiêu dùng ngày càng tăng thì khó khăn đặt ra đối với các doanh nghiệp ngày càng lớn. Do đó, lợi nhuận cao và an toàn trong kinh doanh luôn là mục tiêu hàng đầu của bất kì doanh nghiệp nào. Để đạt được mục tiêu đó thì mỗi doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp, nắm bắt được nhu cầu thị trường, đặc biệt là phải có chính sách quản lý đúng đắn , khoa học để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê là một trong những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh thóc giống rất tốt và đem lại hiệu quả cao trong nhiều năm. Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu về quy mô hoạt động, kết cấu tổ chức và chi tiết cụ thể phương pháp kế toán hoạt động kinh doanh xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê, em rút ra một số đánh giá sau:
* Ưu điểm:
Nhìn chung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của xí nghiệp đã cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản trị kinh doanh của xí nghiệp cũng như các đơn vị quản lý tài chính của Nhà nước như: Cục thuế, Bộ tài chính,.. Đồng thời, các thông tin do bộ phận kế toán xí nghiệp cung cấp thường nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, giúp cho việc lập Báo cáo kế toán thuận lợi dễ dàng, chính xác. Trước những lợi thế và tiềm năng hoạt động, xí nghiệp không ngừng đẩy mạnh sự phát triển, do vậy trong quá trình hoạt động, xí nghiệp đã đạt được những ưu điểm nhất định như sau:
* Về bộ máy công tác kế toán của xí nghiệp:
Các nhân viên kế toán được bố trí các công việc phù hợp với năng lực và trình độ để đảm bảo hoàn thành công việc được giao theo đúng yêu cầu và tiến độ thực hiện. Kế toán trưởng có vai trò quan trọng nhất trong bộ máy kế toán, vì vậy mà lãnh đạo xí nghiệp đã lựa chọn người có trình độ cao đảm nhiệm, hàng năm có chính sách đào tạo và khuyến khích nhằm động viên tinh thần làm việc của cán bộ chủ chốt trong xí nghiệp. Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp gọn nhẹ, rừ ràng cụ thể, cụng việc được giao rừ ràng cho từng nhõn viên, không mang tính chất chồng chéo đảm bảo nhân viên thực hiện một cách
nhanh chóng chính xác và trung thực. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh kịp thời, báo cáo chính xác cho ban lãnh đạo để có những phương pháp điều chỉnh thích hợp với quy mô và chính sách hoạt động của xí nghiệp.
Các nhân viên trong xí nghiệp làm việc với tinh thần hăng say, nhiệt tình, nhanh nhẹn và rất linh hoạt. Đây chính là một trong những điều kiện rất quan trọng để thúc đẩy cho hoạt động cùa xí nghiệp được thực hiện nhanh chóng kịp thời. Khi có bất kì hợp động nào được kí kết, ban lãnh đạo đều rất an tâm về tinh thần làm việc của các nhân viên.
* Hình thức sổ kế toán:
Với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, xí nghiệp cũng đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để nâng cao hiệu quả công việc. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” rất phù hợp với công tỏc hạch toỏn kế toỏn trờn mỏy tớnh nờn việc hạch toỏn núi chung tương đối rừ ràng và chính xác. Trình tự luân chuyển chứng từ và xử lý chứng từ diễn ra theo đỳng trỡnh tự phỏt sinh, sổ sỏch tương đối gọn nhẹ, rừ ràng dễ hiểu, đồng thời bố trí một cách có khoa học, phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp.
* Hệ thống chúng từ:
Nhìn chung xí nghiệp đã thực hiện tốt quy định về hóa đơn chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, xí nghiệp đã xây dựng cho mình hệ thống mẫu biểu chúng từ kế toán cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động của xí nghiệp. Các chứng từ ban đầu này sau khi kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ để ghi Sổ chi tiết và Chứng từ ghi sổ. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của xí nghiệp được thực hiện một cách kịp thời, chính xác..
* Hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay xí nghiệp đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 cho phù hợp với điều kiện thực tế xí nghiệp.Nói chung việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán của xí nghiệp hiện nay là tương đối hợp lý và khoa học.
* Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của xí nghiệp vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế nhất định.
* Về các khoản thanh toán với khách hàng
Trong việc theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn với khỏch hàng, quy mụ cỏc khoản phải thu của khách hàng lớn mà việc thanh toán của các khách hàng đôi khi còn rất chậm, có những trường hợp xí nghiệp phải mất rất nhiều thời gian để thu được một khoản nợ của khách hàng.
* Về khoản trích lập các khoản dự phòng
Trong việc kế toán hàng tồn kho, hàng tồn kho của công ty có giá trị lớn nhưng công ty vẫn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này rất dễ gây ra tổn thất lớn cho công ty khi tình hình giá cả trên thị trường có biến động mạnh.
Việc kinh doanh bán hàng phải cho khách hàng chịu nợ là điều không tránh khỏi, vậy mà xí nghiệp vẫn chưa thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi để hạn chế rủi ro khi gặp trường hợp khách hàng không có khả năng trả nợ. Như vậy, kế toán sẽ gặp khó khăn khi hạch toán các khoản nợ ít có khả năng đòi được
*Về khoản chiết khấu thương mại.
Tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng khi tới xí nghiệp mua hàng không được hạch toán trực tiếp vào tài khoản 531 ‘giảm giá hàng bán” mà được hạch toán vào tài khoản 641 “chi phí bán hàng”, điều này là không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Với việc hạch toán như thế sẽ làm cho số liệu về doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ là không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của xí nghiệp.
* Về thị phần tiêu thụ hàng bán.
Tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê hiện nay chưa có phòng chuyên môn chịu trách nhiệm việc nghiên cứu thị trường. Đây chính là một hạn với việc tiếp cận với thông tin và những biến động của thị trường. Thị trường Hà Nội của xí nghiệp tuy được giữ vững nhưng hầu như không được mở rộng do sự cạnh tranh của các đơn vị sản xuất kinh doanh khác trong và ngoài địa bàn, thông tin về thị trường ngoài (ở các tỉnh khác) thì hầu như không có vì xí nghiệp chủ yếu bán cho khách hàng lâu năm, và theo các đơn đặt hàng.
3.3.1.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê
Từ sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và xuất phát từ thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê, với sự hiểu biết có hạn của mình, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp giống cây trồng Yên Khê như sau:
*Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện các khoản trích lập dự phòng - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Vì đặc trưng hàng hoá của xí nghiệp là thóc giống có khối lượng lớn và giá trị cao, và dễ bị hư hỏng nếu không bảo quản tốt do đó, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, xí nghiệp nên trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạn chế rủi ro trong thời kì nền kinh tế rơi vào trạng thái biến động liên tục.
Cuối kì kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá mua vào thì kế toán tiến hành trích lập dự phòng với số trích lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được.
+ Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay nhỏ hơn năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán
- Trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Như chúng ta đã biết, phải thu khó đòi là các khoản thu vì một lí do nào đó, khách nợ không có khả năng thanh toán đúng kỳ hạn. Trong kinh doanh,
muốn có nhiều đối tác hợp tác làm ăn và giữ uy tín, thì việc cho một khách hàng trả chậm tiền hàng là điều thường xuyên gặp ở các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, bên cạnh những khách hàng có uy tín, thanh toán đúng thời hạn thì xí nghiệp sẽ còn gặp những khách hàng không thanh toán tiền hàng vì một lí do nào đó như: vỡ nợ, phá sản.. Do đó, theo tôi, trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi là một việc làm cần thiết.
Theo tôi, việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi nên thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ của xí nghiệp vào thời điểm cuối năm và đảm bảo cho công ty không bị lỗ
Mức trích lập dự phòng có thể xác định theo một trong hai phương pháp sau:
+ Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
Số dự phòng phải thu cần
lập cho năm tới = Tổng số doanh thu
bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính + Phương pháp ước tính đối với khách hàng có thể không có khả năng thanh toán:
Số dự phòng cần lập cho
kỳ tới của khách hàng X = Số phải thu của khách hàng X x
Tỷ lệ ước tính không thu được của khách
hàng X
* Giải pháp thứ hai: Đưa ra các chiến lược Marketing.
- Nghiên cứu và mở rộng thị trường.
Để giữ vững thị trường truyền thống của xí nghiệp cần phải tiến hành rà soát, nghiên cứu lại nhu cầu thị trường thông qua những thông tin phản hồi của khách hàng. Qua điều tra phỏng vấn trực tiếp, thông qua hội nghị khách hàng từ đó nắm được các ý kiến về chất lượng, giá cả hàng hóa, những đánh giá của khách hàng về sản phẩm hàng hóa của xí nghiệp và các sản phẩm cùng loại trên thị trường…làm như vậy sẽ tạo quan hệ gắn bó giữa xí nghiệp với khách hàng.
Xí nghiệp cần mở rộng thị trường tiêu thụ của mình ra các tỉnh lân cận, để làm được điều này xí nghiệp cần bổ sung nhân viên marketing trong phòng