BT 1: Nếu hàng thiếu hụt trong định mức cho phép Nợ TK 632
2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH 1 TV Tân Khánh An
2.2.1. Đặc điểm, phân loại và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH 1 TV Tân Khánh An.
2.2.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Tân Khánh An.
Một trong những điều kiện cần thiết để doanh nghiệp sản xuất có thể tiến hành hoạt
động sản xuất kinh doanh bình thờng và liên tục đó là nguyên vật liệu.Nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất, chuyển hóa không ngừng và biến đổi về mặt hình thái lẫn giá trị. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn và giữ vị trí hết sức quan trọng.
Nguyên vật liệu sử dụng dùng cho sản xuất bao bì có vị trí rất quan trọng trong quá
trình sản xuất bao bì của Công ty TNHH 1TV Tân Khánh An. Nhất là trong điều kiện hiện nay, yêu cầu của thị trờng rất cao đối với chất lợng và mẫu mã, vì mẫu mã bao bì có
đẹp thì mới hấp dẫn ngời tiêu dùng, chất lợng bao bì phải tốt và giá thành hạ thì các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng mới đặt hàng. Việc cung cấp nguyên vật liệu đầy
đủ, kịp thời sẽ ảnh hởng trực tiếp đến tình hình sản xuất, chất lợng và tiêu thụ sản phẩm.
Nguyên liệu túi dùng cho sản xuất bao bì có tính chất cơ lí không ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nớc ta, đòi hỏi Công ty phải có hệ thống nhà kho bảo quản, có máy điều hoà nhiệt độ để đảm bảo tính cơ lí của túi, không bị co giãn, vì nếu không thì
khi in sản phẩm sẽ ảnh hởng rất lớn đến chất lợng sản phẩm, cụ thể là hình ảnh hoặc mẫu mã bị nhoè. Vì vậy việc kiểm tra chất lợng và quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệu quả Nguyên vật liệu sẽ làm quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi.
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Khánh An.
Nguyên vật liệu đợc dùng trong sản xuất bao bì bao gồm nhiều loại khác nhau. Vì
vậy việc phân loại nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, Công ty đã chia thành các loại chủ yếu sau:
Nguyên vật liệu chính: là đối tợng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nh hạt sợi kéo PP các loại, hạt PE các loại, hạt nhựa tạo sợi ...
Nguyên vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất.
đợc sử dụng với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, bảo quản hành hóa, chúng không cấu thành thực thể sản phẩm. Ví dụ nh: hạt màu các loại, hạt tráng các loại, các loại mực in.
Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, thực chất là loại vật liệu phụ nh dầu Diezel, than đá, điện, xăng.
Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải nh vòng bi, dây curoa, Aftormat 3F6A, công tắc 3 vị trí.
Vật liệu và thiết bị XDCB: là những vật t đợc sử dụng cho công tác XDCB đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB.
Vật liệu khác: là những vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên, thờng là những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ nh sắt vụn, thép, bao dứa, thùng các- tông
Ngoài cách phân loại trên, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán thì Công ty tổ chức khai báo mã hóa cài đặt danh điểm vật t nghĩa là quy định cho mỗi thứ vật t một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số, kết hợp với các chữ cái thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Hệ thống danh điểm vật t đợc xây dựng đảm bảo phải đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp, thống nhất giữa các bộ phận liên quan trong quản lý tong thứ vật t. ( Ví dụ: NVL chính là 1521; Nhóm NVL chính bao bì là 152B; Nhóm VL phụ bao bì là 1522B).
2.2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Khánh An.
Quản lý tốt nguyên vật liệu cho phép công ty sử dụng tốt hơn nguồn vốn lu động của mình, tiết kiệm đợc chi phí, duy trì và đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh thiệt hại và ngừng sản xuất do thiếu vật liệu cung ứng. Ngoài ra, quản lý tốt nguyên vật liệu còn giúp Công ty giảm đợc các hao phí từ khâu vận chuyển, lu kho cho đến khâu xuất nguyên vật liệu sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của sản phẩm.
Để làm đợc điều đó Công ty phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu:
Nguyễn Thị Thơng Luận văn tốt nghiệp
Líp: §H KT2 – k5
- Khâu thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu: Xuất phát từ kế hoạch và yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần chủ động trong công tác thu mua nguyên vật liệu sao cho đảm bảo đúng yêu cầu sản xuất, quản lý chặt chẽ số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua đúng thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Khâu bảo quản: Tổ chức kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu, tránh h hang, mất mát, đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sản xuất một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, Công ty phải tổ chức phân công giao quyền, trách nhiệm cụ thể trực tiếp đến từng cán bộ làm công tác quản lý.
- Khâu dự trữ: Mỗi thứ vật t phải xây dựng định mức dự trữ để đảm bảo cho quá
trình sản xuất không bọ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ
đọng vốn do dự trữ vật t quá nhiều.
- Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí đã
xây dựng nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất và sử dụng vật liệu thờng xuyên, liên tục và chính xác, thực hiện kiểm tra, đối chiếu thờng xuyên nhằm đảm bảo thống nhất số liệu cũng nh tăng cờng quản lý sử dụng vật liệu
đợc tốt.
2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Khánh An.
Tính giá NVL phục vụ cho việc mở sổ sách kế toán chi tiét nhằm kiểm tra, theo dừi, giỏm sỏt tỡnh hỡnh nhập xuất tồn kho NVL về mặt giỏ trị. Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của NVL tại công ty mà mỗi đơn vị lựa chọn một phơng pháp tính giá riêng nh phần lý luận chung đã trình bày.
Công ty TNHH Tân Khánh An áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. Do vậy giá trị NVL mà công ty theo dõi, vào sổ là giá không có thuế. Công ty đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế.
a. Nguyên vật liệu nhập kho:
Nhập kho chủ yếu của Công ty chủ yếu do mua ngoài, tuy nhiên vẫn có một phần nhỏ là tự gia công chế biến. Tùy theo từng nguồn nhập mà gía trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định nh sau:
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:
Trị giá vốn thực tế NVL nhËp kho
=
GÝa mua ghi trên hoá đơn (giá ko có thuế GTGT)
+
Thuế không hoàn lại
+
Chi phÝ thu mua -
Các khoản CKTM&
GGHB
Cụ thể tại công ty: Ngày 10/12/2009 mua của Công ty cổ phần Trang Việt Tiến 8000kg hạt phụ gia nhựa tạo sợi, đơn giá là 5363,64 đ/kg. Công ty cổ phần Trang Viết Tiến giao hàng tại kho của Công ty nên đơn giá này đã bao gồm chi phí vận chuyển. Ngày
11/12/2009 sau khi bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng và chất lợng, giá
thực tế hạt phụ gia nhựa tạo sợi nhập kho là:
8000 x 5363,64 = 42.909.120 ®.
* Đối với NVL tự gia công chế biến: Kế toán vật t tiến hành đánh giá theo giá thực tế bao gồm: chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung dựa trên bảng tổng hợp quyết toán vật t gia công.
b. Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho: Gía thực tế NVL xuất kho tại Công ty đợc xác định theo phơng pháp “ bình quân gia quyền”. Phơng pháp này đợc tính cho từng loại vật t cụ thể. Cuối tháng, kế toán vật t tiến hành tổng hợp giá trị NVL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của từng loại vật liệu. Sau đó, xác định đơn giá bình quân cho cả kỳ dự trữ.
Căn cứ vào đơn giá bình quân và số lợng NVL xuất dùng trong từng thời kỳ của từng loại vật liệu để xác định giá trị của từng loại vật liệu xuất dùng trong kỳ
Đơn giá thực tế bình quân =
Gía thực tế NVL
tồn kho đầu kỳ + Gía thực tế NVL nhập trong kú
Số luợng NNVL
tồn đầu kỳ + Số luợng NVL nhập
trong kú Gía thực tế NVL
xuất kho = Số luợng NVL
xuất kho + Đơn giá thực
tế bình quân
Cụ thể tại công ty: Cuối tháng 12/2009, sau khi đã tổng hợp đợc giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng 12 và tính đợc giá trị vật liệu nhập kho trong tháng 12. Căn cứ vào
đó kế toán sẽ tính ra đơn giá thực tế bình quân vật liệu xuất kho.
Đối với hạt phụ gia nhựa tạo sợi
Chỉ tiêu Số lợng (kg) Đơn giá ( đ/kg) Thành tiền ( đ)
Tồn đầu tháng 11.800 5.611,87 66.220.119
NhËp 26.000 5.373,55 139.712.437
XuÊt 29.800 5.447,95 162.348.946
Đơn giá bình quân gia quyền của hạt phụ gia nhựa tạo sợi tháng 12/2009 là:
66.220.199 + 139.712.43711.800 + 26.000 = 5.447,95 Gía thực tế hạt phụ gia nhựa tạo sợi xuất kho tháng 12/ 2009 là
5.447,95 x 29.800 = 162.348.946
2.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Khánh An.
2.2.3.1. Thủ tục nhập kho và xuất kho NVL tại Công ty TNHH Tân Khánh An.
Công ty TNHH Tân Khánh An đã thiết lập và quy định thống nhất các thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mình theo đúng mục đích nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ nh sau:
• Thủ tục và các chứng từ sử dụng để nhập kho NVL Sơ đồ 2.5 : sơ đồ luân chuyển chứng từ
Nguyễn Thị Thơng Luận văn tốt nghiệp
Líp: §H KT2 – k5 Phòng kế hoạch:
lập phiếu đề xuất mua vËt t
Lãnh đạo Công ty duyệt
Ng ời bán: cung cấp hoá đơn và giao hàng
Bộ phận kiểm tra: kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm
Phòng kế toán: lập phiếu nhập kho
Kế toán vật liệu:
ghi sổ chi tiết vật liệu, báo cáo NXT
Thủ kho: ghi vào thẻ kho
Ghi chó :
Quan hệ trực tiếp
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Đối với NVL mua ngoài vê nhập kho.
Vật liệu mua ngoài do phòng kế họach – kỹ thuật tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, gửi đơn đặt hàng và mua theo kế hoạch sản xuất của Công ty. Khi hàng về, đối với các NVL cần đợc kiểm nghiệm thì phòng KCS sẽ tiến hành kiểm nghiệm. Kết quả kiểm nghiệm sẽ đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t.
Biểu số 2.1
Công ty TNHH Tân Khánh An KCN Bắc Vinh
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
đề nghị duyệt mua vật t
Vinh, ngày 9 tháng 12 năm 2009 Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH Tân Khánh An
Họ tên ngời đề nghị: Nguyễn Tiến Dũng. Bộ phận: phòng k ế hoạch vật t Tôi làm giấy này đề nghị duyệt mua một số vật liệu nh sau:
TT Tên hàng Chủng loại ĐVT Số lợng Mục đích sử
dông
1 2 3
Hạt phụ gia nhựa tráng
Hạt phụ gia nhựa tạo sợi Keo dán nhiệt
Vật liệu chính Vật liệu chính Vật liệu phụ
kg kg kg
2.000.000 9.000.000 1.000.000
Dùng sản xuất sản phẩm
Tổng X
Ngày 9 tháng 12 năm 2009
Ngời đề nghị Giám đốc điều hành
Khi đợc duyệt mua vật liệu, ngời đề nghị căn cứ vào giấy này để mua hàng. Khi mua bên bán viết hoá đơn GTGT liên 2 để giao cho khách hàng.
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của ngời bán Biểu số 2.2
MÉu sè 01 GTKT-3LL (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC HãA §¥N (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 10/12/2009
EH2009B N:0044189
Họ tên ngời giao hàng: Bùi Thị Thu Nga
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Trang Việt Tiến.
Địa chỉ: Số 10 Phạm Bá Trực - Hồng Bàng - Hải Phòng
Số tài khoản: 880332456739:
Điện thoại: 031.383510 MST: 0200650213 Họ tên ngời mua hàng: Phạm Thị Thu Phơng
Đơn vị: Công ty TNHH 1 thành viên Tân Khánh An
Địa chỉ: Khu công nghiệp Bắc Vinh – TP.Vinh- Nghệ An.
Hình thức thanh toán: CK MST: 0108830429
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Nguyễn Thị Thơng Luận văn tốt nghiệp
Líp: §H KT2 – k5
A B C 1 2 3 = 1 * 2 1
2 3
Hạt phụ gia nhựa tráng Hạt phụ gia nhựa tạo sợi Keo dán nhiệt
kg kg kg
2.000 9.000 1.000
10.000 5.364 13.636
20.000.000 42.009.120 13.636.360
Cộng tiền hàng: 75.645.480
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.564.548 Tổng tiền thanh toán: 83.210.028 Bằng chữ: Tám ba triệu hai trăm mời ngàn không trăm hai tám đồng./.
Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm:
+ 01 ngời ở phân xởng
+ 01 ngời ở phòng kế họach – kỹ thuật + 01 thủ kho
Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. Nội dung của cuộc kiểm nghiệm đợc phản ánh lên "Biên bản kiểm nghiệm vật t" (theo mẫu)
Biểu số 2.3
Đơn vị: Cty TNHH Tân Khánh An KCN Bắc Vinh
MÉu sè: 03- VT
Ban hành QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC Biên bản kiểm nghiệm vật t
Căn cứ vào HĐGTGT số 004189 ngày 10/12/2009 của Công ty TNHH Tân Khánh An . - Ban kiểm nghiệm gồm có:
Ông (bà): Lê Bá Phong - Trởng ban
Ông (bà): Trịnh Thị Hồng - Uỷ viên
Ông (bà): Nguyễn Tiến Dũng - Uỷ viên
STT Danh mục kiểm tra ĐVT Số lợng Ngày nhập
A B C 1
1 Hạt phụ gia nhựa tráng Kg 2.000.000 25/12/2009
2 Hạt phụ gia nhựa tạo sợi Kg 9.000.000 25/12/2009
3 Keo dán nhiệt Kg 1.000.000 25/12/2009
Chất lợng vật t, hàng hóa thực tế kiểm tra: Đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Ngày 25 tháng 12 năm 2009
Phòng kế hoạch Thủ kho Ngời giao hàng Biên bản này đợc phòng kế hoạch – kỹ thuật lập làm 03 liên:
+ 01 liên giao cho ngời bán
+ 01 liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cùng phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập lên phòng kế toán
+ 01 liên phòng kế hoạch giữ
Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, nếu chất lợng hàng nhập đảm bảo
đúng yêu cầu, thủ kho tiến hành các thủ tục nhập kho.
Biểu số 2.4
Tổng Công ty Khánh Việt Công ty TNHH Tân Khánh An
MÉu sè:01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ truởng BTC) PHIếU NHậP KHO
Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Nợ : 152
Sè CT: PN015 Cã: 331
Họ và tên: Công ty cổ phần Trang Việt Tiến Mã số thuế: 0200.650213
Địa chỉ: Số 10 Phan Bá Trực - Hồng Bàng - Hải Phòng.
Diễn giải: Nhập kho hạt phụ gia phục vụ sản xuất Kho nhập: Kho bao bì
T
T Tên, nhãn hiệu vật t Mã
số ĐVT Số lợng
Đơn giá Thành tiền Chứng
từ
Thùc
A B C D 1 nhËp2 3 4
1 2 3 2
Hạt phụ gia nhựa tráng Hạt phụ gia nhựa tạo sợi Keo dán nhiệt
Kg kg kg
2.000 9.000 1.000
2.000 9.000 1.000
10.000 5.364 13.636
20.000.000 42.009.120 13.636.360
Céng X x x 75.645.480
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bảy mơi lăm triệu sáu trăm bốn lăm ngàn bốn trăm tám mơi ngàn đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 HĐ
Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập gồm 3 liên:
+ 1 liên do thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng tài vụ làm căn cứ ghi sổ.
+ 1 liên lu ở phòng kế hoạch
Nguyễn Thị Thơng Luận văn tốt nghiệp
Líp: §H KT2 – k5
+ 1 liên đợc cán bộ thu mua chuyển cho kế toán thanh toán cùng hóa đơn thuế GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng và ghi sổ.
• Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL
Công ty TNHH Tân Khánh An thờng xuất kho NVL cho 2 mục đích: phục vụ cho hoạt động sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Song về cơ bản phục vụ cho hoạt động sản xuất.
- Khi xuất kho NVL cho sản xuất:
Việc xuất kho NVL ở Công ty đợc tiến hành theo định mức. Hàng tháng phòng kế hoạch – kỹ thuật lập kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu dùng, cán bộ định mức của Công ty gửi định mức sản lợng kế hoạch xuống các phân xởng, từ đó các phân xởng sẽ tính toán mức tăng vật t. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, cán bộ của bộ phận sử dụng viết giấy đề nghị xuất rồi gửi cho giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế họach – kỹ thuật.
Biểu số 2.5
Công ty TNHH Tân Khánh An Khu CN Bắc Vinh
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIấY Đề XUấT vật t
Vinh, ngày 12tháng 12 năm 2009 Kính gửi: Giám đốc công ty, phòng kế hoạch - kỹ thuật Họ và tên: Nguyễn Văn Trung
Chức vụ: Quản đốc phân xởng bao bì