Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại Nguyên Bình áp dụng hình thức tổ chức công tác - bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại Nguyên Bình
Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức bố trí các nhân viên có trình độ đại học, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn.
- Kế toán trưởng - Trưởng phòng kế toán: Là người tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng, là người giúp việc.
Phó giám đốc tài chính về mặt tài chính của Công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của Công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán tổng hợp: Là ghi sổ tổng hợp đối chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu, chi, uỷ nhiệm chi, séc tiền mặt, séc bảo chi, séc chuyển khoản, ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với sổ tổng hợp...kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ, sai nguyên tắc, lập báo cáo thu chi tiền mặt.
- Kế toán thanh toán và công nợ: Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, thanh toán, lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán.
- Kế toán tiêu thụ: tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toỏn bỏn hàng trong cụng ty. Căn cứ vào cỏc chứng từ hợp lệ theo dừi tỡnh hỡnh bán hàng và biến động tăng giảm hàng hoá hàng ngày, giá hàng hoá trong quá trình kinh doanh.
- Kế toỏn thuế: căn cứ vào cỏc chứng từ đầu vào hoỏ đơn GTGT, theo dừi và hạch toán các hoá đơn mua hàng hoá, hoá đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai cỏo thuế. Đồng thời theo dừi tỡnh hỡnh vật tư hàng hoỏ của cụng ty.
- Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày.
Với sự sắp xếp bộ máy kế toán hợp lý, các nhân viên kế toán phối hợp để làm tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong DN
* Quy định nội bộ của đơn vị về phụ cấp xăng xe và điện thoại, số:01/2011/QĐPC do Giám đốc Công ty ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2010: Nhằm khuyến khích nhân viên phát triển thi trường và bù đắp chi phí xăng xe cho nhân viên kinh doanh và nhân viên trợ kho. Ban Giám đốc ban hành quy chế phụ cấp xăng xe như sau:
1. Nhân viên bán hàng (nhân viên kinh doanh): xăng xe:
700.000đồng/tháng, điện thoại: 100.000đồng/tháng
2. Nhân viên trợ kho (nhân viên giao hàng): xăng xe: 40km/1 lít, điện thoại: 100.000đồng/tháng. Tiền xăng của 1km đi giao hàng được tính như sau:
Tiền xăng = (số km đi giao hàng x đơn giá xăng 1 lít tại thời điểm hiện tại)/40km
3.Mỗi tháng nhân viên bán hàng tổng hợp số tiền theo bảng lương hoặc số km đi thực tế được phòng kế toán xác nhận phải lấy hóa đơn giá trị gia tăng để thanh toán.
Yêu cầu Nhân viên bán hàng và Nhân viên trợ kho thực hiện đúng quy định. Nếu vi phạm sẽ bị truy thu toàn bộ số tiền xăng xe đã thực hiện sai và chịu mọi hình thức kỉ luật của Công ty.
* Ngoài ra công ty còn quy định, nếu nhân viên nào vi phạm nội quy của công ty thì sẽ bị phạt mức phạt tương ứng sau mỗi lần vi phạm:
- Đi làm muộn quá 5 phút phạt: 10.000 đồng /lần - Nghỉ làm không có phép phạt: 1 ngày công /lần
* Các khoản tính trừ vào lương khác:
- Âm hàng: Nếu xảy ra thiệt hại về tiền (âm hụt, thất thoát..):
+ Nhân viên vi phạm: phạt 2.0%/số tiền vi phạm/kỳ. Chịu trách nhiệm về những thiệt hại do vi phạm quy định và phải hoàn trả trong vòng 15 ngày kể từ ngày xảy ra.
+ Cán bộ quản lý: chịu trách nhiệm toàn bộ những thiệt hại (âm hụt, thất thoát…) do nhân viên trong khu vực mình quản lý và phải hoàn trả trong vòng
15 ngày kể từ ngày xảy ra. Trách nhiệm tài chính/số lần thất thoát như sau: Kế toán công nợ: 60%, Giám sát bán hàng: 40%.
* Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng: Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo quy định 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006.
* Niên độ kế toán mà công ty áp dụng là niên độ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
* Đơn vị tiền tệ kế toán áp dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam * Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định là:
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Khấu hao * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
* Phương pháp tính giá xuất kho: đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ:
giá trị thực tế của từng loại hàng hóa xuất được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng hóa tương tự tồn đầu kỳ và giá trị hàng hóa được mua trong kỳ.
Giá trị trung bình được tính theo thời kỳ. Công thức tính như sau:
Giá thực tế Số lượng Đơn giá
của hàng = hàng hóa x bình quân
xuất kho xuất kho gia quyền
Đơn giá bình quân
Trị giá thực tế của
hàng tồn đầu kỳ +
Trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ
=
Số lượng hàng
tồn đầu kỳ +
Số lượng hàng nhập trong kỳ
* Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung.
* Việc luân chuyển chứng từ ghi chép trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được công ty tổ chức theo đúng quy định của nhà nước. Đối với các chứng từ do kế toán độ tập hợp thì định kỳ hoặc cuối tháng phải chuyển toàn bộ về công ty
Định kỳ (5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp trong sổ Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu ghi trên sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh.
* Hệ thống chừng từ mà công ty sử dụng là: Chứng từ ở công ty sử dụng là bộ chứng từ do Bộ tài chính phát hành như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT,....
* Hệ thống sổ sỏch của cụng ty: Để theo dừi cỏc quỏ trỡnh hạch toỏn, phũng kế toỏn theo dừi trờn cỏc sổ kế toỏn chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Công ty vẫn đang hạch toán sổ sách trên Excel.
* Hệ thống báo cáo kế toán: định kỳ kế toán tổng hợp làm các báo cáo kế toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc, hợp đồng kinh tế,
báo giá, đơn đặt hàng
Sổ Nhât ký chung TK 157, 155, 512, 511, 532, 531..
632, 911
Sổ chi tiết doanh thu công nợ, bán hàng, hàng hóa
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Cái TK 156, 512, 511, 532, 531,
632, 911..
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
* Sổ kế toán sử dụng:
- Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào Sổ nhật ký chung.
- Nhật ký đặc biệt: Đối với các đối tượng kế toán có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái kế toán có thể mở sổ nhật ký chuyên dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng đó.
- Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán, mỗi tài khoản được mở trên một trang sổ riêng
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra định khoản nghiệp vụ vào Sổ nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái. Nếu dùng sổ nhật kí đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các Sổ nhật kí đặc biệt có liên quan.
- Định kì hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên Sổ nhật kí đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào Sổ Cái và lấy số liệu của Sổ Cái ghi vào Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản tổng hợp.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công