SỔ NHẬT KÝ CHUNG
3.2. Một số ý kiến góp phần nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty TNHH Đầu tư xây
dựng và thương mại Nguyên Bình.
3.2.1. Luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ đều đặn, nhanh chóng là một việc rất quan trọng vì:
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ
ký chung, có tác dụng quản lý chặt chẽ chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ Cái.
- Mọi chứng từ sau khi lập xong sẽ được vào sổ chi tiết để có thể tổng hợp số liệu lên sổ Cái và đưa ra được báo cáo tài chính kịp thời. Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh.
Như vậy chứng từ cần phải lưu chuyển một cách thường xuyên, liên tục giữa các phòng ban. Tại công ty còn xảy ra một số trường hợp chứng từ còn lưu thông chậm như phiếu xuất kho, nhập kho đôi khi bị chuyển lên phòng kế kế toán còn chậm,...Để khắc phục tình trạng này, công ty đặc biệt là phòng kế toán cần có những kế hoạch luân chuyển chứng từ một cách hợp, đảm bảo việc hạch toán chính xác, kịp thời.
Từ những tác dụng nêu trên, công ty cần đưa ra một số phương pháp cải tiến quy trình lưu chuyển chứng từ cho hợp lý để có thể phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán và quản lý.
3.2.2. Áp dụng phần mềm kế toán vào quá trình hạch toán
- Ngày nay, khi xã hội ngày một phát triển, khoa học công nghệ ngày càng được ứng dụng nhiều hơn trong văn phòng, đặc biệt với phòng kế toán. Những năm gần đây, với sự ra đời của hàng loạt các phần mềm kế toán đã giúp cho nhân viên kế toán giảm bớt được gánh nặng công việc ghi sổ, giúp quá trình hạch toán của họ được diễn ra nhanh chóng hơn, đơn giản hơn. Tại công ty TNHH Đầu tư xây dựng và thương mại Nguyên Bình, một ngày diễn ra tương đối nhiều các nghiệp vụ kinh tế, các kế toán phải rất vất vả để hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ diễn ra trong ngày. Chính vì vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán là một việc vô cùng cần thiết đối với công ty. Điều này sẽ góp phần làm cho quá trình hạch toán nhanh hơn, chính xác hơn. Nhân viên kế toán trong công ty sẽ
gọn, chính xác và hiệu quả hơn. Cùng việc đưa ứng dụng phần mềm kế toán vào sử dụng, công ty cũng cần cho nhân viên đi học thêm để nâng cao trình độ, nắm bắt kịp thời các thay đổi trong chế độ kế toán hiện hành.
3.2.3. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng.
Hàng hóa công ty kinh doanh bao gồm nhiều chủng loại, mỗi loại mang một mức lợi nhuận khác nhau. Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của mặt hàng cho mức lãi cao. Vì vậy, ta cần xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từ đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang lại hiệu quả cao nhất. Để thực hiện được điều đó, ta thực hiện tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ sau mỗi kỳ báo cáo.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi mặt hàng có tính thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tùy thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bố theo doanh số bán.
- Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý kinh doanh theo doanh số bán như sau:
Chi phí QLDN phân bổ
cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ
Tổng doanh thu bán hàng x Doanh số bán nhóm hàng thứ i
Khi phân bổ được chi phí quản lý kinh doanh cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng đó.
Bên cạnh đó ta có thể biết được mặt hàng nào của công ty kinh doanh không hiệu quả để đưa ra quyết định có nên tiếp tục kinh doanh sản phẩm đó nữa hay không.
3.2.4. Lập dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho
Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và thương mại Nguyên Bình là một công ty thương mại, sản phẩm của công ty chủ yếu là các mặt hàng thuộc văn phòng phẩm, đồ dùng học sinh. Cũng như các mặt hàng khác, đây cũng là một loại hàng hóa rất dễ nhạy cảm đối với nhu cầu thiết yếu của thị trường. Giá của những mặt hàng này cũng thường xuyên thay đổi. Vì vậy kế toán cũng nên tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hơn nữa, số lượng khách hàng của công ty tương đối nhiều, vì vậy khó tránh khỏi trường hợp nợ phải thu khó đòi.
Do đó, công tác lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cũng nên được kế toán của công ty tiến hành ngay.
* Nguyên tắc chung trong trích lập các khoản dự phòng:
- Trích trước vào chi phí hoạt đông kinh doanh. Đây là nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
- Thời điểm trích lập và hoàn nhập: Cuối kỳ kế toán năm.
- Doanh nhiệp phải lập hội đồng thẩm định mức trích lập dự phòng (riêng mức trích lập dự phòng phải bảo hành theo hợp đồng hoặc cam kết với khách hàng).
* Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Đối tượng: Hàng tồn kho
+ Có hóa đơn chứng từ hợp pháp chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
+ Thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
+ Nguyên vật liệu sản xuất hàng hóa mà hàng hóa này không bị giảm giá thì không trích dự phòng cho nguyên vật liệu này.
- Phương pháp lập dự phòng:
+ Mức dự phòng = Số lượng x (Giá gốc - Giá trị thuần có thể thực hiện được) + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ hạch toán vào giá vốn hàng bán.
+ Riêng dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính theo từng loại hình dịch vụ có mức giá riêng biệt.
- Xử lý khoản dự phòng: vào giá vốn hàng bán.
+ Số trích lập = số dư khoản dự phòng, thì không phải trích lập dự phòng.
+ Số trích lập > số dư khoản dự phòng thì ta phải trích lập thêm phần chênh lệch và ghi tăng giá vốn hàng bán.
+ Số trích lập < số dư khoản dự phòng, phải hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn hàng bán.
- Xử lý hủy bỏ đối với vật tư hàng hóa đã trích lập dự phòng:
+ Doanh nghiệp lập hội đồng xử lý tài sản để thẩm định tài sản bị hủy bỏ, lập biên bản thẩm định (tên, số lượng, giá trị, nguyên nhân, giá trị thu hồi được do bán thanh lý, giá trị thiệt hại thực tế).
+ Mức độ tổn thất thực tế = Giá trị ghi sổ - Giá trị thu hồi.
+ Thẩm quyền xử lý: Hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, tổng giám đốc hoặc giám đốc.
+ Xử lý hạch toán: giá trị tổn thất thực tế sau khi bù đắp bằng nguồn dự phòng phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
* Dự phòng khoản phải thu khó đòi:
- Điều kiện:
+ Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Nếu không đủ điều kiện trên phải xử lý như một khoản tổn thất.
+ Có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu khó đòi.
Trường hợp 1: quá hạn thanh toán.
Trường hợp 2: Chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
- Phương pháp lập dự phòng:
+ Trường hợp 1: Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 30%:Khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.
50%: Khoản nợ phải thu khó hạn từ 1 năm – dưới 2 năm.
70%: Khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 – dưới 3 năm.
100%: Khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
+ Trường hợp 2: Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để lập dự phòng.
- Xử lý các khoản dự phòng: Ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Xử lý tài chính với các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
+ Các khoản nợ phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi bao gồm:
Đối với các tổ chức kinh tế: - Khách nợ đã giải thể, phá sản.
- Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả.
Đối với cá nhân: phải có một trong các tài liệu sau:
- Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế.
- Xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.
- Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án.
- Xử lý tài chính:
+ Tổn thất thực tế = Nợ phải thu ghi trên sổ kế toán – số tiền thu hồi được.
+ Doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn dự phòng nợ phải thu khó đòi để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Cỏc khoản nợ phải thu này, doanh nghiệp vẫn phải theo dừi riờng trờn sổ kế toán và được phản ánh ngoài bảng cân đối kế toán tối thiểu 10 năm, tối đa 15 năm kể tư ngày xử lý, nếu thu hồi được, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
- Phải lập hồ sơ bao gồm:
+ Biên bản của hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp.
+ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, các tài liệu khách quan khác có liên quan chứng minh được số nợ tồn đọng.
- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được.
+ Thẩm quyền xử lý: Hội đòng quản trị, hội đồng thành viên, tổng giám đốc hoặc giám đốc.
Do phương thức bán hàng thực tế tại công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Thương mại Nguyên Bình có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu hàng gặp nhiều khó khăn và trường hợp này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy công ty nên tính đến khoản nợ có khả nămg khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
3.3. Điều kiện thực hiện và hiệu quả
Các giải pháp hoàn thiện ở trên mang tính khả thi, dựa trên sự phù hợp với chính sách và chế độ kế toán hiện hành cũng như tình hình thực tế tại công ty.
Để thực hiện được, công ty cần chú trọng những điều kiện sau:
- Cần có sự chỉ đạo giám sát chặt chẽ của giám đốc đối với quá trình kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng.
- Bố trí mạng lưới nhân sự hợp lý nhằm nâng cao trình độ chuyên môn trong quản lý và tác nghiệp.
- Tạo ra môi trường làm kế toán thuận tiện hơn, thông qua hệ thống máy vi tính nối mạng giữa các trung tâm kinh doanh và các chi nhánh, giữa các phòng ban với nhau, tạo điều kiện cho việc luân chuyển và xử lý thông tin nhanh chóng.
- Thường xuyên cập nhật các tạp chí kế toán, kiểm toán cũng như các thông tư, chế độ kế toán mới nhằm nắm bắt thông tin kịp thời đảm bảo việc hạch toán đúng với chính sách và chế độ kế toán hiện hành.