TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG
I. Công tác kế toán bán hàng của công ty TNHH Công nghệ thông tin Anh Nguyễn
1. Các phương thức bán hàng và thanh toán của công ty
Công ty TNHH Công nghệ thông tin Anh Nguyễn kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại. Mặt hàng chính là các thiết bị công nghệ thông tin, máy văn phòng… Hình thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn hàng qua kho.
Bán hàng qua kho: Là phương thức bán hàng mà trong đó hàng hóa được xuất từ trong kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán hàng qua kho có thể được thực hiện dưới hai hình thức: giao hàng trực tiếp và chuyển hàng.
+ Bán hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của công ty để nhận hàng. Công ty xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
+ Bán hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, công ty xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuế ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do công ty chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giưa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ
thu tiền của bên mua.
Phương thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, nghĩa là khi giao hàng cho người mua thì người mua nộp tiền ngay cho thủ quỹ. Theo phương thức này, khách hàng có thể được hưởng chiết khấu theo hóa đơn.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Khách hàng mua hàng thanh toán bẳng chuyển khoản, séc…
2. Kế toán xuất bán hàng hóa
a, Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho
Quy trình luân chuyển chứng từ Người yêu cầu
Yêu cầu xuất kho
Kiểm hàng, kí phiếu
Kế toán
Lập phiếu xuất kho
Hạch toán
Thủ kho
Nhận phiếu
Xuất kho
Nhận lại phiếu
Khi khách hàng mua hàng hoặc nhân viên kĩ thuật yêu cầu xuất kho hàng hóa, kế toán lập phiếu xuất kho và giao cho thủ kho
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại kho
Liên 2: Kế toán nhận lại để vào sổ kế toán Liên 3: Giao cho người nhận hàng
b, Sổ sách kế toán sử dụng - Sổ kho
- Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái tài khoản c, Tài khoản kế toán sử dụng
TK156: Hàng hóa
Và các tài khoản đối ứng 157, 632…
Phương pháp tính giá hàng xuất kho
Công ty TNHH Công nghệ thông tin Anh Nguyễn áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho
Theo phương pháp này, giá xuất kho được tính theo đơn giá bình quân (Bình quân cả kì dự trữ, bình quân cuối kì trước, bình quân sau mỗi lần nhập) Giỏ xuất kho hàng húa = Số hàng húa xuất kho ì Đơn giỏ bỡnh quõn
Trong đó: đơn giá bình quân được tính bằng 3 cách C1: Giá bình quân cả kì dự trữ
Đơn giá bình quân cả kì dự trữ = Giá thực tế tồn đầu kì + Nhập trong kì Số lượng tồn đầu kì + Nhập trong kì VD Tồn đầu kì của hàng hóa A: 20 chiếc đơn giá 500.000đ/ chiếc
Nhập trong kì HH A: 10 chiếc đơn giá 470.000đ/ chiếc
Đơn giá bình quân 1 chiếc = 490.000
10 20
10 000 . 470 20 000 .
500 =
+
ì +
ì đ/ chiếc
C2: Phương pháp bình quân cuối kì trước
Đơn giá bình quân cuối kì trước = Giá thực tế tồn đầu kì (hoặc cuối kì trước) Lượng tồn đầu kì (hoặc cuối kì trước) C3: Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập VD: Ngày 1/5 nhập kho hàng hóa B: 15 chiếc đơn giá 150.000đ/chiếc Ngày 2/5 nhập kho B: 10 chiếc đơn giá 155.000đ/chiếc
Ngày 5/5 xuất kho 20 chiếc
Đơn giá BQ = 96.600
15 10
000 . 155 10 000 . 150
15 =
+
ì +
ì đ/chiếc
Ngày 5/5 xuất kho: 96.600ì20=1.932.000đ
Tồn 15ì150.000+10ì155.000−1.932.000=1.868.000đ
Tại công ty, đơn giá bình quân được tính trong cả 1 kỳ dự trữ
3. Kế toán giá vốn hàng bán
a. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho
Quy trình luân chuyển chứng từ: Kế toán sau khi nhận đầy đủ chứng từ hợp lệ thì căn cứ vào giá ghi trên sổ chi tiết hàng hóa để điền vào đơn giá xuất kho trên phiếu xuất kho. Từ phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán. Hệ thống sẽ tự xử lý dữ liệu, ghi sổ nhật kí chung và các sổ Cái tài khoản có liên quan.
b. Sổ sách kế toán sử dụng - Sổ chi tiết hàng hóa - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái tài khoản c, Tài khoản sử dụng
TK 156: Hàng hóa
TK 157: Hàng gửi đi bán TK 632: Giá vốn hàng bán
Do doanh nghiệp kinh doanh thương mại, bán hàng qua kho nên giá vốn hàng bán của doanh nghiệp bằng giá xuất kho hàng đem đi tiêu thụ.
4. Kế toán doanh thu bán hàng a. Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chứng từ sử dụng - Đơn đặt hàng - Phiếu báo giá
Chứng từ kế toán -Hóa đơn bán hàng
-Phiếu xuất kho
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
- Sổ Nhật ký chung -Sổ Cái tài khoản liên
quan
- Sổ Nhật ký chung -Sổ Cái tài khoản liên
quan
Thanh toán sau
- Phiếu xuất kho - Phiếu thu
- Giấy báo Có của ngân hàng Mô hình bán hàng
Khách hàng NV bán hàng
Kế toán Thủ kho Thủ quỹ
Quy trình đầu tiên là nghiệp vụ tư vấn cho khách hàng của nhân viên bán hàng. Giữa khách hàng và nhân viên bán hàng sẽ trao đổi giá cả và tư vấn lựa chọn mặt hàng thông qua phiếu báo giá và đơn đặt hàng. Việc đặt hàng cũng có thể do khách hàng và nhân viên bán hàng trao đổi trực tiếp hoặc qua thư điện tử.
Yêu cầu báo giá
Lập và gửi báo giá
Nhận đơn đặt hàng Nhận báo
giá
Nhận hàng và hóa đơn
Lập đơn đặt hàng
Thanh toán
Lập phiếu xuất kho
Lập HĐ bán hàng và chuyển
hàng
Nhận tiền Lập phiếu thu
Hạch toán
Nhận phiếu và xuất
hàng
Thu tiền
Sau khi khách hàng lựa chọn được mặt hàng muốn mua, nhân viên bán hàng thông báo cho kế toán để kế toán lập phiếu xuất kho hàng hóa, yêu cầu thủ kho xuất kho.
Sau khi hoàn thành công tác xuất bán hàng hóa, khách hàng kiểm nhận đủ hàng hóa, giấy xuất kho có đầy đủ chữ kí hợp lệ của người giao và người nhận thì nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn được lập thành 3 liên:
- Liên 1: màu tím giữ tại cuống hóa đơn - Liên 2: màu đỏ giao cho khách hàng
- Liên 3: màu xanh dùng để luân chuyển nội bộ, làm cơ sở hạch toán cho kế toán.
Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, lúc đó kế toán định khoản nghiệp vụ và vào sổ kế toán.
b. Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái tài khoản
- Sổ Cân đối số phát sinh c. Tài khoản sử dụng
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
- TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp - TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 131: Phải thu của khách hàng
Doanh thu là giá bán hàng hóa, được tính bằng giá vốn cộng lãi mong muốn.
5. Một số ví dụ về kế toán báng hàng của công ty TNHH Công nghệ thông tin Anh Nguyễn.
Nghiệp vụ 1: Ngày 06/7/2015 Công ty bán hàng cho công ty TNHH dược phẩm Hạnh Thái hóa đơn thanh toán là 260.000 VNĐ, VAT 10%. Giá xuất kho là 190.000VNĐ. Thanh toán bằng tiền mặt.
Định khoản:
A, Nợ 632: 190.000 Có 156: 190.000 B, Nợ 111: 260.000 Có 3331: 23.636 Có 511: 236.364
- Người bán hàng viết hóa đơn giá trị gia tăng.
- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán lập phiếu thu, sau đó vào sổ quỹ tiền mặt, ghi sổ Nhật ký chung, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để vào Sổ cái
Nghiệp vụ 2: Ngày 14/7 bán 1 lô hàng giá chưa thuế là 8.745.000đ cho bến xe Ngân Hà, VAT 10%. Giá xuất kho 6.360.000đ và cung cấp dịch vụ giá 600.000đ. Chi phí dịch vụ không đáng kể. Khách hàng chưa thanh toán.
Định khoản: A, Nợ 632: 6.360.000 Có 156: 6.360.000 B, Nợ 331: 9.619.500 Có 333.1: 874.500 Có 511: 8.745.000 C, Nợ 331: 660.000
Có 3331: 60.000 Có 511: 600.000
- Người bán hàng viết hóa đơn giá trị gia tăng.
- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán lập phiếu thu, ghi sổ Nhật ký chung, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để vào Sổ cái
Nghiệp vụ 3: Ngày 05/8 bán hàng cho Công ty cổ phần Thủy Lợi Hải Phòng 2 bộ máy tính giá thanh toán là 17.556.000đ, VAT10%. Giá xuất kho 14.630.000 VNĐ Thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng
Ngày 05/8 công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Á Châu.
Định khoản: A, Nợ 632: 14.630.000 Có 156: 14.630.000 B, Nợ 112: 17.556.000
Có 3331: 1.596.000 Có 511: 15.960.000
- Kế toán nhận giấy báo Có của Ngân hàng. Lập chứng từ thu kèm hóa đơn bán hàng và giấy báo Có để in dấu xác nhận của giám đốc.
- Sau khi có xác nhận, kế toán hạch toán nghiệp vụ, vào sổ quỹ tiền gửi, Sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản.
Họ và tên người nhận hàng: Trần Văn Trọng Chức vụ: Nhân viên Lý do xuất kho: Bán hàng cho Công ty TNHH dược phẩm Hạnh Thái
STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành Yêu tiền
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Điện thoại PANASONIC TS500 Cái 1 1 182.728 182.728
2 Hạt điện thoại Cái 2 2 3.636 7.272
Cộng 190.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm chín mươi ngàn đồng Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 06 tháng 07 năm 2015
Người lập phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu)
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)