CHƯƠNG III: Một số biện pháp hoàn thiện quy trình giao nhận tại công ty TNHH Hoài Ân
3.1 Định hướng phát triển hoạt động giao nhận tại công ty .1 Về nhân sự
Mang đặc trưng của ngành dịch vụ giao nhận, vận tải, hầu hết nhân viên trong công ty rất năng động và nhiều kinh nghiệm.Với môi trường làm việc ổn định, các thành viên không ngừng tiềm tòi, học hỏi để nâng cao kiến thức về xã hội cũng như chuyên môn, họ luôn giúp đỡ và hỗ trợ nhau trong công việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hợp lý cũng đã góp phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Cụng ty, cụng việc được phõn cụng một cỏch rừ ràng, mỗi phòng và bộ phận chịu trách nhiệm đối với công việc mà mình đảm nhận.
Cụng việc được phõn chia một cỏch rừ ràng giỳp cho cỏc nhõn viờn cú thể phỏt huy được hết khả năng chuyên môn của mình. Mỗi bộ phận thực hiện một quy trình riêng sau đó kết hợp, chuyển giao cho các bộ phận khác, điều này đảm bảo công việc của Công ty luôn được thực hiện một cách liên tục, nhất quán và hiệu quả.
Công ty cũng có nhiều chính sách đãi ngộ đối với nhân viên, luôn tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia các lô hàng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ vững vàng giúp cho nhân viên ngày càng nhạy bén hơn trong giải quyết công việc.
Hầu hết các nhân viên trong công ty đều có thể đọc hiểu các mục trong hồ sơ, chứng từ còn trong giao tiếp chỉ có giám đốc là thành thạo, còn lại thì hạn chế hơn.
Môi trường làm việc của công ty luôn thân thiện, mọi người luôn hòa đồng nên tâm lí của các nhân viên thoải mái và không phải chịu nhiều áp lực trong công việc.
3.1.2 Về công việc:
Công ty nằm ở vị trí giao nhau giữa 2 trục đường chính là đường Đà Nẵng và đường Lê Thánh Tông hay nói cách khác là gần khu công nghiệp Đình Vũ – nơi tập trung nhiều kho bãi,cảng nhất ở Hải Phòng.Điều này giúp công ty rút ngắn được thời gian làm hàng, tiết kiệm được thời gian và chi phí, rút ngắn được quãng đường vận chuyển.
Dù tuổi đời hoạt động dịch vụ giao nhận của công ty còn ít ( chỉ hơn 6 năm hoặt động), tuy nhiên công ty cũng tạo dựng được niềm tin vững mạnh trong lòng khách hàng .Công ty đã ý thức được tầm quan trọng của việc tạo uy tín. Giờ đây công ty đã có được một lượng lớn khách hàng quen thuộc và để có được như thế, một phần là do công ty đã đầu tư đúng đắn vào một đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm, có năng lực làm việc. Đó là một mấu chốt để tạo nên sự thành công như ngày hôm nay .
Về hoạt động nghiệp vụ: Các công ty khách hàng rất tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của công ty Hoài Ân thông qua cung cách làm việc và nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên công ty. Thường thì mổi nhân viên trong công ty sẽ đảm nhận một lượng khách hàng quen thuộc nhất định, điều này tạo điều kiện thuận lợi trong trao đổi thông tin, với sự phân chia như vậy thì mối quan hệ của nhân viên giao nhận và khách hàng sẽ gần gủi hơn, khách hàng sẽ tin tưởng và yên tâm hơn.
Khi có được niềm tin, các nhân viên giao nhận sẽ có những quyết định độc lập hơn trong việc giải quyết các tình huống phát sinh, không phải mất nhiều thời gian trong việc kham khảo ý kiến của khách hàng.
Nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các công ty cạnh tranh nhau về thị trường, khách hàng là điều khó tránh khỏi. Do vậy, công ty cần có những chính sách về giá cả phù hợp để có thể đảm bảo lợi nhuận cho công ty mà vẩn thu hút khách hàng. Sự cạnh tranh về giá cả như hiện nay e rằng công ty sẽ phải tốn rất nhiều chi phí cũng như sẽ giảm các phí dịch vụ xuống. Điều này gây khó khăn cho Ban Giám Đốc, buộc Ban Giám Đốc sẽ phải thận trọng hơn khi đưa ra các quyết định.
Về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng: công ty có trang thiết bị hiện đại, đầy đủ tiện nghi song về phương tiện vẩn chuyển của công ty thì còn hạn chế. Công ty chỉ có xe vận tải vừa và nhỏ vì vậy chỉ có thể vận chuyển hàng lẽ, hàng rút ruột. Trong khi đó đối với hàng chở nguyên Container thì công ty vẩn chưa đáp ứng được, Công ty phải thuê xe ở ngoài vừa tốn chi phí, lại không an toàn cho hàng hóa, giảm tính chủ động của Công ty. Điều này cũng cản trở rất lớn trong quá trình giao hàng cho khách .
Ngoài các khách hàng thân thuộc, công ty Hoài Ân luôn cố gắng tìm các khách hàng mới, song điều này cũng gặp nhiều khó khăn vì đa số các Công ty, Doanh nghiệp lâu năm khi đã hợp tác với những Công ty giao nhận một thời gian dài thì họ khó có thể chuyển đổi.
Một trong những khó khăn nửa trong quá trình làm việc của nhân viên giao nhận là ở khõu Khai Hải Quan. Vỡ cỏc văn bản Luật, cỏc nghị định hướng dẩn khụng rừ ràng, chồng chéo nhau, làm cho các nhân viên khó mà tiếp cận được do đó khi có xảy ra những vấn đề phát sinh làm cho các nhân viên khó mà ứng phó kịp.
Những thành tựu mà Công ty TNHH Hoài Ân đạt được trong thời gian qua là rất khả quan. Căn cứ vào tình hình thực tế, ban lãnh đạo công ty có một số định hướng để phát triển công ty trong thời gian tới nhằm hạn chế khó khăn đồng thời vận dụng tối đa lợi thế của công ty.
+ Mở rộng thị trường kinh doanh: Trong tương lai công ty vẫn tiếp tục dầu tư cải biến máy móc, thiết bị văn phòng. Công ty nên mở rộng thị trường kinh doanh đến những nơi xa hơn so với Hải Phòng để tạo cơ hội phát triển, quảng bá công ty cũng như tăng nguồn doanh thu cho công ty. Mỗi một doanh nghiệp hầu hết đều có nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Sử dụng forwarder sẽ giúp giảm chi phí, vì công ty sẽ tìm tuyến đường vận chuyển tốt nhất, phương thức và hãng vận tải phù hợp nhất cho nhu cầu của khách hàng. Hơn nữa, công ty luôn luôn quan tâm đến chất lượng làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty và luôn tìm cách hoàn thiện mình để đáp ứng được tối đa nhu cầu của khách hàng.
+ Dịch vụ kinh doanh: Đa dạng hoá dịch vụ kinh doanh, tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực cũng như nguồn vốn của công ty.
+ Tìm kiếm các khách hàng thường xuyên là tăng về số lượng hợp tác dài lâu, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tránh sai sót dẫn đến hợp đồng không được thực hiện, phải huỷ bỏ hợp đồng.
+ Duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng trong và ngoài nước, tạo uy tín, tên tuổi trên thị trường forwarder. Tìm kiếm thêm những khách hàng mới để tăng cơ hội ký kết thêm những hợp đồng hợp tác mới.
+ Nâng cao lợi nhuận, giảm công nợ tồn đọng, phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ sau hợp tác.
+ Xây dựng thương hiệu trên thị trường nhờ làm ăn có hiệu quả, uy tín, chất lượng dịch vụ tốt, đúng thời gian, đúng yêu cầu…
+ Nâng cao trình độ lao động, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và sau đại học, thay thế dần những lao động không còn khả năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Thường xuyên cập nhật thêm thông tin, trang thiết bị văn phòng mới để giải quyết những vướng mắc của khách hàng một cách hiệu quả, làm tăng năng suất và phát huy tối đa được nămg lực của cán bộ công nhân viên.
+ Tạo môi trường làm việc trong công ty thân mật, cởi mở, giữa các thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty.