CHƯƠNG III: Một số biện pháp hoàn thiện quy trình giao nhận tại công ty TNHH Hoài Ân
3.2. Một số biện pháp nâng cao hoạt đông giao nhận của công ty
3.2.7. Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định các chính sách kinh doanh trong dài hạn, cho nên công ty cần đẩy nhanh công tác nghiên cứu thị trường và đưa ra các dự báo về xu hướng biến động của thị trường.
Điều này, các doanh nghiệp Việt Nam thường bỏ qua hoặc xem nhẹ, do Việt Nam chưa có tác phong công nghiệp, chưa có tầm nhìn chiến lược.
Vì vậy công ty nên thành lập một bộ phân chuyên nghiên cứu thị trường, xem xét xu hướng biến động về giá, những thay đổi trong chính sách của đối tác, các điều luật liên quan đến nền kinh tế. Bộ phận này có chức năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin để từ đó có đề ra các biện pháp phù hợp lên ban lãnh đạo công ty. Bộ phận này phải đáp ứng được yêu cầu sau:
+Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khác hàng để từ đó có các chiến lược phù hợp.
+Đưa ra những hình thức làm tăng hiệu suất làm việc hay những biện pháp cải tiến máy móc thiết bị mới nhất trên thị trường.
+Dự báo được xu hướng biến động của môi trường kinh tế - chính trị xã hội, những thay đổi trong chính sách luật pháp, xu hướng tiêu dùng, biến động về tỷ giá, tỷ lệ lạm pháp, và tác động của nó đến giá cả các mặt hàng.
+Có hiểu biết nhất định về đổi thủ cạnh tranh trên thị trường, và các doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường, những điểm mạnh, điểm yếu, những tác động của các doanh nghiệp đó đến hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty. Để từ đó công ty có những biện pháp hạn chế những tác động xấu.
Việc có thêm một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường là thực sự cần thiết, tuy nhiên nếu lập hẳn một phòng ban phụ trách vấn đề này thì lại không khả thi. Nó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức công ty công kềnh khó quản lý. Tốt nhất nên để bộ phận này nằm trong một phòng ban nào đó ví dụ như phòng ban quản lý hợp đồng sau này, như thế sẽ thuận lợi trong vấn đề quản lý. Bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm hai thành viên: một cán bộ thông tin ngoại và một cán bộ thông tin nội.
∗ Cán bộ thông tin ngoại: Nghiên cứu thị trường nước ngoài, thu thập tin tức về thuế,hạn ngạch,điều kiện xuất,nhập hàng của tất cả những nước mà đối tác của công ty TNHH Hoài Ân có thể xuất,nhập hàng , phân chia các nước này thành các nhóm dựa theo các tiêu chí sau đây:
1. Phân theo khu vực địa lý và mối quan hệ với Việt Nam.
2. Khả năng giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, đúng hạn.
3. Những yêu cầu riêng biệt về qui cách,mẫu mã khi xuất,nhập hàng.
Trên cơ sở đó, cán bộ thông tin nội sẽ so sánh độ chính xác về thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…để từ đó, có sự tham mưu tốt nhất cho bản thân công ty và các đối tác của công ty.
Bên cạnh việc thu thập thông tin về các đối tác cũ, cán bộ thông tin ngoại có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà đối tác mới. Việc tìm kiếm đôi tác mới là rất quan trọng, nó đảm bảo cho công ty TNHH Hoài Ân luôn cập nhập được tin tức về thị trường , không bị nhà đối tác cũ ép giá. Nắm vững thông tin còn giúp công ty có điều kiện để đàm phán ký kết hợp đồng, sao cho có lợi cho mình nhất.
∗ Cán bộ thông tin nội: Nghiên cứu về thị trường trong nước. Các cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng trong nước bao gồm cả khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên của công ty công ty TNHH Hoài Ân. Cũng giống như cỏn bộ thụng tin ngoại, cỏn bộ thụng tin nội phải nắm rừ tình hình hoạt động, khả năng tài chính, tình trạng lỗ lãi, quy mô, uy tin và hiệu quả kinh doanh của các công ty này trong thời gian gần đây, để quyết định xem có nên ký kết hợp đồng với các công ty này hay không. Nếu ở trên, sự chính xác trong giao hàng của đại diện nước ngoài là quan trọng nhất, thì ở đây khả năng tài chính của khách hàng trong nước lại giữ vai trò quyết định. Nó quyết định khả năng thanh toán của các công ty này. Nghiên cứu kỹ những thông tin này giúp công ty giảm thiểu ro về các khoản nợ khó đòi, hoặc chiếm dụng vốn của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ quan trọng của cán bộ thông tin nội là, tìm hiểu xu hướng biến động ở thị trường trong nước, cụ thể là thị trường miền Bắc để từ đó có cái nhìn sơ bộ về tổng cầu. Đồng thời cán bộ thông tin nội cũng tìm kiếm thông tin về khách hàng thường xuyên, để biết được chính xác yêu cầu, ý muốn của khách hàng về lô hàng nhập khẩu về. Vì thị trường luôn biến động, ví dụ một khách hàng thường xuyên luôn làm hợp đồng hợp tác cùng công ty với một số lượng hàng nhập khẩu lớn, bỗng dưng giảm lượng mua trong năm tới do một số nguyên nhân chủ quan hoặc một số nguyên nhân khách quan (doanh nghiệp giải thể, kinh doanh thua lỗ, sát
doanh số bán, hoặc hàng tồn kho khiến ư đọng vốn kinh doanh và có thể phải thanh lý do lỗi mốt.
Trên cơ sở chọn lọc lấy các khách hàng thường xuyên, chúng ta sẽ tìm hiểu giá cả họ chấp nhận được là bao nhiêu, yêu cầu về dịch vụ, phương thức thanh toán như thế nào.
Đồng thời chúng ta cũng phải nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh hơn mình, ưu điểm của mình so với họ, danh sách khách hàng của họ, thị trường của họ, để từ đó học hỏi kinh nghiệm của họ, khắc phục điểm yếu của mình.
KẾT LUẬN CHUNG
Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Hoài Ân, em nhận thấy rằng giao nhận, vận tải là một khâu không thể thiếu đối với bất cứ một ngành nghề, một doanh nghiệp hay thương hiệu nào nếu muốn đưa sản phẩm của mình ra thế giới.
Ngược lại, đây cũng là cầu nối quan trọng giữa người tiêu dùng trong nước với những mặt hàng chất lượng của nước ngoài. Trong thời buổi cả thế giới đang chịu sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới, dịch vụ giao nhận, vận tải chính là một trong các mắt xích quan trọng quyết định đến tốc độ luân chuyển hàng hoá giữa các quốc gia. Với những doanh nghiệp không có vị trí địa lí gần các cảng biển, các đơn vị làm dịch vụ giao nhận chính là những trợ thủ đắc lực của họ. Công ty TNHH Hoài Ân là một trong số đó. Bỏ qua những khó khăn ngày đầu mới thành lập, những hạn chế về nguồn vốn cũng như nhân lực, công ty đang ngày một phát triển, hoàn thiện về mặt chuyên môn để trở thành đối tác tin tưởng của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp may.
Để hoàn thành bài thực tập nghiệp vụ lần này, em xin được chân thành cảm ơn các cán bộ giao nhận trong. Công ty Hoài Ân cũng như giáo viên hướng dẫn của em là cô Phạm Tuyết Mai đã chỉnh sửa và hướng dẫn cho em.
Với rất nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!