THỰC TRẠNG MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY TNHH SXKD VÀ XNK NGUYỄN VINH
2.2. Thực trạng kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty TNHH SXKD và XNK Nguyễn Vinh
2.2.2. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SXKD và XNK Nguyễn Vinh
2.2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là những tư liệu vật chất được dùng vào sản xuất để chế tạo thành sản phẩm mới. Nguyên vật liệu được mua bằng vốn lưu động của doanh nghiệp, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Sau chu kỳ sản xuất, giá trị được bảo tồn và chuyển dịch toàn bộ vào sản phẩm. Căn cứ vào nội dung kinh tế, nguyên vật liệu trong công ty bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính trong công ty bao gồm chi phí về sắt, thép,…
- Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó có thể kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá. Vật liệu phụ trong công ty bao gồm chi phí về hóa chất, đá cắt, que hàn, kẽm thỏi, đá mài,....
- Nhiên liệu: Được sử dụng cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình kinh doanh như: xăng, dầu,khí…
- Phế liệu: Là các loại vật liệu đã mất hết hoặc một phần lớn giá trị phế liệu sử dụng ban đầu và các vật liệu này thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản như: sắt, thép vụn, …
- Vật liệu khác: Là những vật liệu không nằm trong các loại vật liệu kể trên như: các loại vật tư đặc chủng: thép gió…
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành cấu thành nên sản phẩm nên việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu, quản lý NVL là vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu được rừ tầm quan trọng đú, cụng ty luụn chỳ trọng tới việc hạch
toán, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất sản phẩm.
=> Đánh giá NVL:
* Nguyên tắc đánh giá NVL
- Nguyên tắc giá gốc: vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được những vật tư ở trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: NVL phải được tính theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
NVL phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó trong suốt niên độ kế toán.
* Giá thực tế của NVL mua ngoài:
= = + - + + -
* Giá thực tế của NVL xuất kho
Công ty TNHH SX KD và XNK Nguyễn Vinh sử dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ)
Công thức tính giá trị thực tế của NVL xuất kho:
Chi phí thu mua Thuế
nhập khẩu (nếu có)
Giá thực tế vật tư mua ngoài
Giảm giá hàng mua (nếu có) Giá mua
ghi trên hoá đơn
(1) Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá xuất kho
xuất kho xuất kho bình quân
(2) Đơn giá xuất kho Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
bình quân =
cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ
+ Ưu điểm : Tính toán đơn giản
+ Nhược điểm : Tính chính xác không cao, do việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến độ chính xác của thông tin kế toán.
2.2.2.2. Quy trình hạch toán NVL
Chứng từ sử dụng :
Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02-VT)
Hoá đơn giá trị gia tăng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nổi bộ (mẫu số 03 PXK – 3 LL)
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT)
Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03- VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ (mẫu số 05- VT)
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Hệ thống tài khoản sử dụng
Để hạch toán NVL, Công ty sử dụng tài khoản 152 dùng phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL theo giá trị thực tế.
Ngoài tài khoản 152, để hạch toán, kế toán còn sử dụng một số các tài khoản liên quan như :
- Tài khoản 331 : Phải trả người bán
- Tài khoản 111 : Tiền mặt
- Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản 133(1) : Thuế giá trị gia tăng đầu vào
Hệ thống sổ kế toán hạch toán NVL - Thẻ kho (Mẫu số S09 – DNN)
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa (Mẫu số S07 – DNN) - Sổ nhật kí chung (Mẫu số S03A – DNN)
- Sổ cái tài khoản 152 (Mấu số S03B – DNN)
- Sổ tổng hợp chi tiết NVL, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S08 – DNN)
Quy trình luân chuyển chứng từ (+) Quy trình nhập kho NVL
Sơ đồ 2.1 dưới đây sẽ diễn giải quy trình nhập NVL: dựa vào nhu cầu mua hàng của khách hàng (hoặc đơn đặt hàng của khách đối với doanh nghiệp sản xuất theo yêu cầu) và nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp phân xưởng sản xuất sẽ lập giấy đề nghị mua vật tư. Phiếu sẽ được gửi lên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.Sau khi giám đốc thông qua, sẽ tiến hành chọn nhà cung cấp để viết đơn đặt hàng.
Dựa vào các điều khoản trên hợp đồng mua bán, hai bên tiến hành giao nhận hàng theo một đợt hoặc nhiều đợt. Khi có vật tư về, người giao hàng sẽ yêu cầu nhập kho. Kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa giao cho người giao hàng và thủ kho.
Người giao hàng và thủ kho sẽ nhập vật tư vào kho, kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận vào phiếu yêu cầu nhập kho và giao lại cho kế toán để nhập liệu và lưu trữ.
Bộ phận mua hàng Kế toán Thủ kho
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
(+)Quy trình xuất kho NVL
Sơ đồ 2.2 thể hiện quy trình xuất NVL như sau: Khi có nhu cầu cần NVL để sản xuất thì bộ phận sản xuất sẽ lập danh mục NVL cần và đưa lên
Yêu cầu nhập kho
Kiểm tra, ký phiếu nhập kho, chuyển hàng
Phiếu yêu cầu nhập 1 kho đã được ký
A
2
Nhập liệu vào phần mềm kế toán
N
Lập phiếu yêu cầu nhập kho
Sổ kế toán về NVL B
Phiếu yêu cầu 1 nhập kho
A
Phiếu yêu cầu nhập kho đã được ký
1
Nhận phiếu và nhập kho NVL ký phiếu và thẻ kho
Phiếu yêu cầu nhập kho đã ký duyệt
B
N 1 Thẻ kho
phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận thủ kho. Thủ kho sẽ dựa vào phiếu xuất để xuất vật tư cho bộ phận sản xuất, 2 bên sẽ kiểm tra và ký xác nhận vào phiếu xuất kho, sau đó giao lại cho kế toán để nhập liệu và lưu trữ.
Sơ đồ 2.10: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL
Bộ phận sản xuất Kế toán Thủ kho
Lập danh mục NVL cần xuất
Danh mục NVL cần xuất
A
Ký phiếu và nhận NVL
Phiếu xuất kho NVL đã được ký duyệt
A
Lập phiếu xuất kho
1 Phiếu xuất kho NVL
B
Nhập dữ liệu lên phần mềm
Sổ kế toán về NVL
N
B
Nhận phiếu xuất, kiểm tra, xuất NVL
Phiếu xuất kho NVL đã được ký
Nhận phiếu, ghi thẻ kho
Phiếu xuất kho NVL đã ký Thẻ
kho
N (Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Sơ đồ 2.11: Quy trình ghi sổ chứng từ
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào đặc điểm từng nghiệp vụ để nhập dữ liệu vào giao diện cho phù hợp. Khi nhập dữ liệu vào phầm mêm, như nhập kho NVL, dữ liệu sẽ tự động vào các chứng từ như: phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái.
2.2.2.3. Ví dụ minh họa kế toán nguyên vật liệu
Quy trình nhập kho NVL
NV1: Ngày 04/06/2015, mua thép ống, thép hộp của Công ty TNHH cơ, điện-tự động hóa Kamtech HĐ 0000248 với tổng giá thanh toán là
Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, phiếu yêu cầu NVL, bảng định mức,
…..)
Nhập dữ liệu vào phần mềm
Sổ cái TK152 Sổ Nhật ký
chung Sổ chi tiết
TK 152 Sổ tổng hợp
TK 152
Báo cáo tài chính
Hình 2.22: Hợp đồng mua bán
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
Hình 2.23: Hóa đơn GTGT mua NVL nhập kho
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015
Hình 2.24: Phiếu xuất xưởng NVL
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
Hình 2.25: Phiếu nhập kho mua hàng theo HĐ 0000248
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
Sau khi NVL mua về nhập kho, kế toán lập phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng NVL nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau đó kế toán nhập phiếu nhập kho vào phần mềm kế toán ACSoft theo đường dần sau: Kế toán chi tiết / Thành phẩm NVL đồng việt / Nhập kho/ Chọn nhập NVL mua ngoài và nhập trên giao diện như hình 2.26:
Hình 2.26: Nhập kho NVL mua ngoài theo hóa đơn 0000248
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
NV2: Ngày 27/05/2015, Công ty TNHH SXKD và XNK Nguyễn Vinh có ký một hợp đồng kinh tế số 150527/VL-NV/HĐKT 2015 với Công ty CP ô tô Vũ Linh bán hệ thống nắp lọc. Dựa vào hợp đồng, ngày 11/06/2015, bộ phận sản xuất lập bảng định mức và phiếu yêu cầu xuất vật tư để trình giám đốc xét duyệt.
CÔNG TY TNHH SXKD VÀ XNK NGUYỄN VINH
Km 3, đường Phan Trọng Tuệ, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, TP.Hà Nội
ĐỊNH MỨC XUẤT NVL CHÍNH HĐ số 150527/VL-NV/HĐKT 2015
Ngày Đơn hàng Quy cách
sản phẩm
Nguyên vật liệu chính Tên vật tư xuất dùng Định
mức/sp (Cây)
Số lượng
sp (Bộ) Tổng
A B C 1 2 3 E
11/06
HĐ số 150527/VL- NV/HĐKT 2015
Hệ thống nắp lọc
0,352 200 70,45 Thép ống
50,3x6m
Bảng 2.9: Bảng định mức xuất NVL cho HĐ số 150527/VL- NV/HĐKT
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
Bảng 2.10: Phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu Đơn vị: Công ty TNHH SXKD & XNK Nguyễn Vinh
Địa chỉ: Km3-Tam Hiệp-Thanh Trì- Hà Nội PHIẾU YÊU CẦU
Về việc xuất vật tư, nguyên vật liệu Ngày 11 tháng 06 năm 2015 - Lý do xuất
kho: Xuất cho sản xuất sản phẩm.
- Người yêu cầu: Đào Anh Tuấn Bộ phận: phân xưởng SX 1 STT Loại vật tư, NVL Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Thép ống 50,3x6m cây 70,45
Người yêu cầu Phụ trách bộ phận
sử dụng Phòng kỹ thuật
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015) Giám đốc xem xét bảng định mức và phiếu yêu cầu xuất vật tư, sau đó ký duyệt và chuyển xuống kho nguyên vật liệu. Thủ kho tiến hành xuất kho theo giấy đề nghị. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để hạch toán vào phần mềm trên giao diện: Kế toán chi tiết/ Thành phẩm, nguyên vật liệu đồng việt/ Xuất dùng/ Xuất dùng NVL như sau:
Hình 2.27: Giao diện nhập phiếu xuất kho NVL cho sản xuất sản phẩm
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
Hình 2.28: Phiếu xuất kho NVL cho sản xuất hệ thống nắp lọc HĐ 375
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015) Thẻ kho:
Mục đớch: Theo dừi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ nguyờn vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Sổ kế toán/sổ chi tiết/sổ chi tiết hàng tồn kho/thẻ kho Hình 2.29: Thẻ kho
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015) Hình 2.30: Bảng nhập - xuất - tồn thép ống 50,3x6m
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015) Hình 2.31: Sổ nhật ký chung
...
...
...
Hình 2.32: Sổ cái 152
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính năm 2015)
2.2.3. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm