B. Những vấn đề môi trường ở công ty 1. Khí thải
III. Xây dựng tiêu chuẩn ISO 14001 tại công ty xe đạp Viha Các công việc thực hiện
1. Lập kế hoạch và thiết kế hệ thống 1 Đánh giá thực trạng
- Hoạt động sản xuất trong công ty
- Thực trạng về QLMT - Biện pháp thực hiện
Đỏnh giỏ thực trạng của cụng ty được làm rừ ở phụ lục 1
1.2. Thành lập ban điều hành ISO 14000 và bổ nhiệm đại diện lãnh đạo môi trường
Để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14000 nh thực hiện, lập kế hoạch thực hiện, thực hiện, hướng dẫn toàn công ty chấp hành tiêu chuẩn ISO thì công ty đã thành lập ban điều hành ISO gồm có 15 người.
Còn đối với đại diện lãnh đạo môi trường thì đây là người đại diện cho ban ISO, nếu thiếu đại diện lãnh đạo môi trường thì thiếu sự thiết lập các mục tiêu của ISO 14001, cũng như thiếu sự tham gia tích cực các hoạt động môI trường liên quan, thì sẽ không có cơ hội để hoà hợp và thực hiện thành công HTQLMT. ở công ty đã bổ nhiệm đại diện lãnh đạo môi trường có ông Trần Thanh Mai- Phó giám đốc công ty VIHA
1.3. Đào tạo nhận thức chung ISO 14000 cho cán bộ chủ chốt:
Có lớp tập huấn, thuê chuyên gia ở Trung tâm Năng suất Việt Nam hướng dẫn cho các cán bộ chủ chốt về ISO 14001, để từ đó có thể thực hiện được các yêu cầu của tiêu chuẩn đề ra.
1.4. Lập kế hoạch hành động chi tiết:
Công ty đã có những hành động cụ thể như hướng dẫn, đào tạo, tuyên truyền về tiêu chuẩn ISO 14001 và yêu cầu của tiêu chuẩn xuống các phòng ban, các phân xưởng. Ngoài ra, có các biện pháp hạn chế ô nhiễm môI trường như tại các phân xưởng có sự kiểm tra đầu ra để nhằm tiết kiệm nguyên liệu đầu vào, hạn chế ô nhiễm nước thải, khí thải, chất thải rắn
Ví dụ như: các sản phẩm bị hỏng, các đầu mẩu kim loại thừa, các mẩu gỗ thừa phải để đúng vị trí nơi thu gom chứ không được vứt bừa bãi lung tung làm mất cảnh quan của công ty, và gây trở ngại trong thu gom. Các hoá chất khi không sử dụng nữa thì phải tắt van, tránh lãng phí và làm gây ô nhiễm
nước thải. Ngoài ra, trang bị cho công nhân viên các trang bị bảo hộ lao động…
1.5. Hướng dẫn viết hệ thống văn bản:
Cùng với sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn thì ban ISO đảm nhiệm viết hệ thống văn bản.
Hệ thống văn bản thường có 3 hoặc 4 bậc:
Bậc 1: Sổ tay môi trường. Đây là tài liệu bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc này. Mục đích của sổ tay môi trường là mô tả HTQLMT phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001 như thế nào. Sổ tay môi trường bao gồm cam kết chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu về môi trường của công ty và các cam kết chính sách cho mỗi điều của ISO 14001, đề cập tới các qui trình.
Bậc 2: Các thủ tục/ qui trình quản lý chung. Mục đích của qui trình/thủ tục chung bằng văn bản là mô tả phương pháp làm việc đã được xác lập cho các quá trình hoạt động. Các tài liệu này trước hết dùng cho cấp lãnh đạo trung gian hoặc người giám sát, là những người quản lý các quá trình hoạt động.
Bậc 3: Các hướng dẫn công việc, quy định thực hiện công việc cụ thể, chương trình QLMT. Đôi khi cần có các tài liệu, hướng dẫn công việc cụ thể để kiểm soát các hoạt động của quá trình hoạt động, khi đó, các tài liệu này sẽ tạo nên cấp bậc thứ 3 trong bộ tài liệu của HTQLMT.
Các tài liệu ở cấp bậc thứ 3 được sử dụng cho các đối tượng thực hiện các công việc cụ thể trong các quá trình hoạt động
Bậc 4: Tài liệu làm việc hàng ngày của công ty ( nh biểu mẫu công việc, bảng số liệu, các yêu cầu kĩ thuật, báo cáo, tài liệu pháp quy và các tiêu chuẩn). Tài liệu bậc 4 là các tài liệu được sử dụng tại nơi làm việc, bao gồm các hồ sơ môi trường. Hồ sơ môi trường là các ghi chép bằng văn bản nh các biểu mẫu đã được điền, các phiếu kiểm tra, các báo cáo và các biên bản ghi chép nội dung các cuộc họp xem xét, đánh giá. Hồ sơ môi trường cung cấp
bằng chứng khách quan rằng HTQLMT đang hoạt động. Ngoài ra còn có các văn bản pháp qui về môi trường và các yêu cầu khác.
Cách thức xây dựng hệ thống tài liệu văn bản:
a) Phân tích các quá trình hoạt động:
Các tiêu chí để đảm bảo mỗi quá trình hoạt động đều được kiểm soát. Dựa vào năm câu hỏi để xem quá trình hoạt động có được kiểm soát hay không:
- Công việc nào cần phải kiểm soát?
- Các qui trình nào cần xây dựng để thực hiện công việc?
- Cần các tiêu chuẩn công việc và kỹ năng gì?
- Cần có những hoạt động kiểm tra nào?
- Cần có các nguồn lực nào?
b) Các giai đoạn phân tích một quá trình:
Giai đoạn 1: Điểm bắt đầu là xỏc định rừ mục đớch và phạm vi của quỏ trình để phân tích
Giai đoạn 2: Là thu thập thông tinh về quá trình. Các thông tin này có thể ghi chép bằng cách liệt kê các công việc và vẽ sơ đồ của quá trình. Việc này nhằm tìm câu trả lời cho các hỏi :
- Quá trình được bắt đầu như thế nào ?
- Công việc sẽ chuyển tiếp sang bước sau như thế nào ? - Ai thực hiện công viêc ?
- Ai chịu trách nhiệm ?
- Phải tuân thủ những hướng dẫn hay chỉ dẫn công việc nào ? - Cần có những kỹ năng gì ?
- Trình tự tiến hành công việc ra sao ?
- Cái gì là bằng chứng về đầu ra của công việc ? - Cần có sự phối hợp như thế nào giữa các bộ phận ? - Kết quả của quá trình là gì ?
Giai đoạn 3 : Giai đoạn soát xét và kiểm tra lại các thông tin đã ghi chép được. Mục tiêu là để đảm bảo quá trình hoạt động được vận hành theo phương thức có kiểm soát và đáp ứng được yêu cầu.
Giai đoạn 4: Khi việc phân tích đã được hoàn thành, tiến hành kiểm tra các quá trình đã phân tích, xét các yếu tố sau:
- Có đáp ứng được mục đích của chúng?
- Có điểm yếu nào không?
- Đáp ứng được các yêu cầu tương ứng của ISO 14001?
- Có thể mô tả trong qui trình tài liệu?
c) Ghi chép các thông tin phân tích c.1) Phương pháp liệt kê:
Các thông tin phân tích có thể ghi chép theo phương pháp liệt kê. Trình tự liệt kê thể hiện các hoạt động của quá trình, trong đó nêu cụ thể trách nhiệm và thông tin liên quan khác đối với mỗi hoạt động. Cách này phù hợp khi phân tích các quá trình hoạt động đơn giản chỉ có một số lượng nhỏ các hoạt động.
Tuy nhiên, đối với các quá trình có tính chất phức tạp thì tốt hơn nên dùng sơ đồ hoặc kết hợp giữa phương pháp liệt kê mô tả quá trình.
c.2) Cách vẽ sơ đồ:
Sơ đồ sẽ tạo nên một “ Bức tranh” mô tả những gì đang xảy ra, qua đó có thể quan sát quá trình dễ dàng hơn. ưu điểm của sơ đồ là có thể phân tích quỏ trỡnh dễ dàng hơn, cú trật tự hơn, làm bộc lộ cỏc khu vực chưa rừ ràng.
Dưới đây là một số ký hiệu chủ yếu:
Stt Biểu tượng Ý nghĩa
1 Bắt đầu hoặc kết thúc
công việc
2 Các bước công việc cụ thể
3
Ra quyết định
4 Chỉ bước kế tiếp của quá
trình
5 Nối với nhánh khác
2. Xây dựng văn bản hệ thống quản lý môi trường