Bảng 2.1: Sơ đồ quy trình tuyển dụng
Trách nhiệm Trình tự
Ban Giám đốc
Phụ trách các phòng ban Phòng Tổ chức – Hành chính Giám đốc
Phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính Lao động trúng tuyển
Đơn vị tiếp nhận lao động Người lao động
Phòng Tổ chức – Hành chính
Phiếu đề nghị tuyển dụng Tập hợp yêu cầu tuyển dụng
Phê duyệt
Lập kế hoạch, Thông báo kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện
Thông báo kết quả tuyển dụng Ký hợp đòng thử việc
Báo cáo – Đánh giá
Cập nhật kết quả thử việc. Hợp đồng lao động
Quy trình tuyển dụng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trưởng các phòng ban và bộ phận đưa ra yêu cầu tuyểnadụng và điền vàoaphiếu đề nghị tuyển dụng.
Căn cứ vào kế hoạch vả nhuacầu tuyển dụng của các phòng ban trongacông ty, phòng Tổ chức Hành chínhacân dối với nguồn nhânalực thực tế vàakế hoạch tuyểnadụng hằng năm đểaxét phiếu đề nghị tuyển dụng vàatrình Giám đốc phê duyệt.
Phiều đề nghị tuyển dụng lao động bao gồm có:
Số lượng lao động cần tuyển
Thời gian cần tuyển
Trình độ chuyên môn của lao động
Các yêu cầu khác để phù hợp với công việc
Mức lương và các chế độ khác theo quy chế của công ty
Bước 2: Thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và xử lí hồ sơ
Phòng Tổ chức Hành chính thông báoatuyển dụng và tiếp nhận, phân loạiahồ sơ, lập danh sách lao động sẽ tham gia tuyển dụng
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụngađã được thông qua Giámađốc duyệt, phòng Tổ chức Hành chính ra thông báo tuyểnadụng. Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo 2anội dung: vị trí tuyển dụng và yêu cầuanăng lực đối với vị trí tuyển dụng đó.
Công ty thường sử dụng phươngathức đăng truyềnachủ yếu là treo thông báoaở bảng tin công ty, đăng truyền trên các website tìm việc, atrên phương tiện thông tin đại chúng tạiađịa phương. Thông tin tuyển dụng sẽađược gửi đến các văn phòng giới thiệu việcalàm của các báo, trung tâm giới thiệu việcalàm, đài phát thanh thành phố Bắc Ninh…aNội dung đăng tuyển thườngabao gồm: Tênacông ty, vị trí công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ, độ tuổi, giớiatính, sức khỏe, kinh nghiệm, ngoạiangữ … các hồ sơ cần thiết, thờiagian, địa chỉ liênahệ.
Theo quy định của công tyathì hồ sơ xin việc gồm: đợn xin việc, asơ yếu lý lịch,, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, agiấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏeavà bảng thông tin kèm theo khi ứngaviên nộp hồ sơadự tuyển.
Sau khi tìm kiếmacác ứng viên và nhậnahồ sơ, phòng Tổ chức Hành chínhatiến hành sàng lọc lựa chọn các hồ sơađủ yêu cầu, sauađó lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm phỏng vấn và sẽaliên lạc thông báo tới các ứng viên đạt yêu cầu.
Bước 3: Tổ chức thi tuyển
Công ty thành lập hội đồng xét tuyển bao gồm
Chủ tịch công đoàn
Trưởng phòng Tổ chức Hành chính
Phụ trách các đơn vị sẽ sử dụng lao động
Với lao độngatrực tiếp sản xuất: côngaty áp dụng hình thức xét tuyển, thông qua hồ sơ màaứng viên nộp, hội đồngatuyển dụng sẽasàng lọc hồasơ lần 2, phỏngavấn sơ bộamột cách đơnagiản, gọnanhẹ. Việc phỏng vấn chỉado trưởng bộ phận, aphòng ban cầnatuyển dụng tiếnahành.
Với lao độngagián tiếp: cácaứng viên sẽ đượcahội đồng xét tuyển hồ sơ, sơ loại đếnavòng phỏng vấn đểađánh giá về kiến thứcachuyên môn, vềatư tưởng, trình độahiểu biết, thái độ làm việc , khảanăng giao tiếp….Trong quáatrình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấnacủa công ty luôn chúaý sao cho các ứng viênacảm thấy thoải mái và đượcacoi trọng, Chú ý điểu chỉnh cuộcanói chuyện đi đúng hướng. Côngaty cũng tạo điều kiện để các ứngaviên có cơ hội đặt câuahỏi cho hội đồng. Thôngaqua quá trình phỏng vấn, aHội đồng xét tuyển sẽ đánh giá được tổngaquát về ứng viên như tính tình, quanađiểm sống, sự năng động, trình độ vàasự phù hợp vớiacông việc.
Hội đồng xét tuyển gồmacả những người phỏngavấn sẽ trao đổi ýakiến đánh giá và thôngatin trong cuộc họp và đưaara đánh giá thốnganhất về kết quảaxét tuyển.
Kết quả xét tuyểnasẽ được tổng hợpavà trìnhaGiám đốc phêaduyệt.
Bước 4: Thông báo kết quả trúng tuyển vàalàm thủ tục tiếp nhận Công tyathông báo kết quả vớiaứng viên sau đó làmathủ tục tiếpanhận:
Phòng Tổ chức Hành chính thông báoavới các ứng viênađược xét duyệt thờiagian nhận việc vàacác thông tin liênaquan để ứng viênachuẩn bị.
Phòng Tổ chức Hành chính triển khai và trình Giámađốc ký hợp đồng laoađộng với thời gianathử việc theo quyađịnh. aaaa
Phòng Tổ chức Hành chính dự thảo quyết định trình giám đốc ký tiếp nhận, bố trì công việc, tiền lương theo thỏa thuận hợp đồng và lập danh sách lao động sẽ thử việc
Bước 5: Tiếp nhận lao động mới và đánh giá các ứng viên trong thời gian thử việc.
Phụ trách đơn vị trực tiếp tiếp nhận lao động:
Thu xếp nơi làm việc cho lao động mới
Hướng dẫn lao động mới tiếp nhận công việc được phân công
báo cáoavà kết quả thực hiệnacủa nhân viên đểađề xuất ký hợpađồng hay không vàalàm các thủ tụcacần thiết để trìnhaGiám đốc quyết định.
Các chỉ tiêu để đánh giá kết quả thử việc gồm:
Chất lượng công việc
Mức độ hoàn thành công việc
Khả năng giao tiếp
Ý thức tập thể
Tính tự giác
Chủ động sáng tạo trong công việc Bước 7: Ký hợp đồng lao động
Những lao động vượt qua thời hạn thử việc sẽ được kí hợp đồng với công ty.
Thời hạn hợp đồng lao động phụ thuộcavào nhu cầualàm việc vả khảanăng của người lao độngađảm nhiệm. Phòng Tổ chứcaHành chính soạn thảoa2 bản hợpađồng theo mẫu của bộaLao động thương binhavà xã hội trênacơ sở ý kiến chỉađạo của Giám đốc.
Chuyển cho người laoađộng và Giám đốcaký. Hợp đồngasau khi đã cóachữ kí của người lao động và Giámađốc sẽ được lưu lạiatại phòng Tổachức Hành chínha1 bản và ngườialao động giữ 1 bản .
Với nhữngalao động được kýahợp đồng dài hạnatrên 1 năm thìacông ty thông báo vàalàm các thủ ađể đăng ký tham gia BHXH và BHYT.
Bước 8: Phòng Tổ chức Hành chính lưu và quản lý hồ sơ các lao động mới tuyển dụng.
2.1.2. Tình hình tuyển dụng lao động tại công ty:
Bảng 2.2 Tình hình tuyển dụng của công ty 2012 - 2014
Chỉ tiêu Năm 2012
Năm 2013
Năm 2014
2013/2012 2014/2013
+/- % +/- %
Tổng số 20 42 45 22 210 3 107.2
Phân theo giới tính
Nam 12 25 24 13 208.3 -1 96
Nữ 8 17 21 9 212.5 4 123.5
Theo hình thức lao
động
Lao động
trực tiếp 16 35 36 19 218.7
5 1 102.8
Lao động
gián tiếp 4 7 9 3 175 2 128.5
Theo trình độ lao
động
Đại học 2 5 6 3 250 1 120
Cao đẳng 2 6 5 4 300 -1 83.3
Trung cấp 6 12 11 6 200 -1 91.67
Công nhân 10 19 23 9 190 4 121.1
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính của Công ty thuốc lá Bắc Sơn Về sốalượng lao động đượcatuyển dụng: atăng mạnh từanăm 2012 đến 2013, do năm 2012asố lượng công nhânaviên trong công tyađã giảm 30angười do mộtasố cán bộ lâu nămavề nghỉ hưu nên côngaty đã tuyển thêmamột số lượng kháalớn để lấp các vịatrí còn thiếu sót. aCụ thể là từanăm 2012 đến 2013, công tyađã tuyển dụngahơn năm trướca22 người ứngavới mứcatăng 210%. Từanăm 2014 trở điacông ty tiếp tụcatuyển dụng vớiasố lượng tươngađương do độatuổi trung bìnhacủa công tyahiện nay đãagần đến 50, rất nhiềuacông nhân viên sẽ nghỉ hưu trong tương lai gần. Ngoài ra công ty cũng đang có kế hoạch lắp đặt dây chuyền mới nên đòi hỏi thêmanhiều lao độngalành nghề trongatương lai. aaaa
Về phân theo giới tính: taathấy số laoađộng nữ tuyển dụngavào công tyaít hơn laoađộng nam do đặcathù công việc độc hại huy hiểm, tuy nhiênatỉ lệ nam/nữacũng không quá chênhalệch. Qua từnganăm số lao động nữađược tuyển dụng ngàyacàng tăng thêm vàagần sấp xỉ số laoađộng nam được tuyểnadụng.
Về hình thức laoađộng, doacông ty đặcathù sản xuấtanên lao độngatrực tiếp chiếmatỷ trọng caoatrong Công ty, doađó số lượngatuyển dụng vềalao động trực tiếpacũng nhiều hơn soavới lao động giánatiếp. Cụ thểalao động trực tiếpađược tuyển thường chiếmatrên 80% sốalượng tuyển dụng. Từ năm 2012-a2013 số lượngatuyển dụng đã tăngacao, từ 16angười lên đến 35angười vào năm 2013 vàa36 người vào năm 2014, tương ứngavới tỉ lệ tăngalà 218% và 102%. Lao độngagián tiếp cũng đượcatuyển dụng tăng lênaqua hàng năm dùakhông nhiều nhưng tỉalệ tăng kháacao.
Về trình độ lao động: ado công ty đặcathù sản xuất nênaviệc lao động phổathông chiếm tỉ trọngacao trong số lượngalao động tuyển dụngalà điều hoànatoàn chấp nhận đượcavới tỉ lệ trêna50%. Laoađộng trình độ đạiahọc và caoađẳng chưa được tuyểnadụng nhiều nhưng lạiatập trung chủ yếuaở các vị tríacán bộ và quảnalý các lĩnh vựcakhác nhau. Sốalượng tuyển dụngatăng lên quaatừng năm vớiatỉ lệ caoatrên 200% từanăm 2012-2013. Điềuanày cho thấyatrình độ laoađộng của côngaty đang dầnađược nâng caoaqua công tácatuyển dụng.
2.1.3. Nhận xét về hoạt động tuyển dụng của công ty Ưu điểm:
Công tácathu hút tuyểnachọn tại côngaty được quảnalý một cáchakhá chặt chẽ, rừaràng và chiatiết về trỏchanhiệm, quyềnahạn của cỏcacỏ nhõn, bộaphận trong côngaty cũng như nghĩaavụ và quyềnalợi của ngườialao động cũngađược đảm bảo.
Về quy trình tuyển dụng: mặc dù chưa được hoàn thiện nhưng quyatrình tuyểnadụng của côngaty khá bàiabản và khoaahọc. điềuanày giúp choacông tyachọn lọc được cácanhân viên, laoađộng có trình độacao, phù hợpavới yêu cầuacủa công việc. Nhờ quáatrình tuyển dụngatốt mà trongathời gian qua côngaty khá đảm bảo đầy đủ số lượng lao động và cán bộađáp ứng đượcayêu cầu củaacông ty. aaa
Về xác định nhu cầu tuyển dụng: công ty căn cứ vào bản mô tả công việc, xác địnhanhững công việc thừa người, thiều người thông quaacác trưởng bộaphận, phòng ban đểaxác định sốalượng, tiêuachuẩn cần tuyển. Doavậy mà công tyaluôn có những quyếtađịnh nhanh chóng, akịp thời vớianhu cầuathực tế, đảmabảo mọi hoạt độngaluôn được vậnahành trơnatru. aaaaa
Về nguồn tuyển dụng: nguồnatuyển dụng củaacông ty cũngakhá đa dạng, ngoài nguồnabên trong, công tyacũng đã quan tâmađến nguồn bênangoài, đặc biệt có sự ưuatiên cho nhữngangười thân của nhân viên trong côngaty. Điều nàyacó ưu điểm là nhânaviên mới dễ hòaanhập vào môiatrường làm việc, cách làmaviệc và kinh nghiệm làmaviệc cũng dễ dàngahọc hỏi từangười thân. Mặt khácavới sự đảm bảo của nhânaviên cũ thìacông ty cũng có thêm niềm tin vàoanhân viên mới. aNguồn tuyển dụng đa dạng cũngagiúp cho côngaty thu hútavà lựa chọnađược nhiều ứng viênatài năng, tạoacơ hội cho côngaty bổ sung thêmanguồn nhân lực chấtalượng tốt. aa
Phỏng vấn: để có được những nhân viên, lao độngacó đầy đủ năngalực, đạo đức và phẩmachất phù hợp với công việc, công tyalựa chọn phương phápaphỏng vấn trực tiếp. Đểaquá trình này diễnara một cách khoaahọc, công tyađã lập raahội đồng để phỏng vấnanhững ứng viênabao gồm Giám đốc, trưởngaphòng Tổ chức Hànhachính, trưởng bộ phận cần tuyểnadụng. Những ngườianày có kinh nghiệmatrong công tác tuyển dụnganên có thể đánh giáacác ứng viên mộtacách chính xácanhất.
bộamáy ngày càng hoànathiện, góp phần vàoaviệc đưa raanhững quy địnhađúng đắn về quy chếatuyển dụng, đàoatạo, quy rừatrỏch nhiệm, quyền hạnacủa từng bộ phận trongacông ty, cũng nhưaquyền hạn và tráchanhiệm của người laoađộng. công tyađã tạo dựng cho mìnhamột hình ảnh uyatín đối với kháchahàng. Chính vìathế công ty đã có mộtasố thuận lợi trongaviệc tìm kiếm và thu hút lao động.
Nhược điểm:
Chính sáchaưu tiên tuyểnacon em nhânaviên trong công tyacó nhiều ưu điểm nhưngacũng đem lại choacông ty một sốatrường hợp khóakhăn khi cấn tuyểnalao động cóatrình độ cao, chuyênamôn nghiệp vụ,đúng ngành đúng nghề. aa
Việc xácađịnh nhu cầuatuyển dụng cũngacòn có nhữngakhó khăn doabản mô tảacông việc chưa đượcathật sự rừ ràngavà chi tiết vềavị trớ tuyểnadụng. cụng ty nờn khắcaphục điểm khuyết nàyađể hoàn thiện hơn.
Nguồn lao động phổ thông tại công ty chiếm tỷ trọng lớn, do đó sau khi tuyển dụng công ty thường phải mất thêm thời gianavà chi phíađể đào tạo, ađưa họ vào trình tựalàm việc.
Tiến trình tuyển dụngacòn chưa thựcasự đầy đủ, nhiều khiachỉ dừng lại ở khâuakiểm tra, atrong khi đóaphương pháp trắcanghiệm – một phươngapháp cho kết aquả tương đốiachính xác vàacông bằng lại chưaađược sử dụng. Công tyacần đổi mới phương pháp tuyểnadụng để thu hútađc kết quả tốtanhất như trắcanghiệm chỉ sốachuyên môn, chỉasố thông minh, cá tính … của các ứng viên.
Việc kiểm tra sức khỏe của các ứng viên trúng tuyển còn chưa được quan tâm đúng mức. công ty mới chỉ căn cứ vào giấy khám sứcakhỏe củaacác ứng viên trong hồasơ chứ chưa thậtasự tổ chức khámasức khỏe trựcatiếp. Việc nàyatuy làm tăngathêm chi phí nhưngasẽ giúp công tyabiết được đúng tìnhatrạng tình hìnhasức khỏe củaacác ứng cử viên.
Nguồn tuyển dụng: hiệnatại Công tyacũng chưa quanatâm đến nguồn lao động từ các cơ sở đào tạo bên ngoài, nơi cungaứng rất nhiềuaứng viên có năng lực.
2.1.4. Nguyên nhân của những tồn tại
Công ty quá chúatrọng vào việcađánh giá chất lượngaứng cử viên thông qua hồasơ mà thực tếanhiều hồ sơ khôngaphản ánh hếtahoặc phản ánh không đúng trình độ của ứng viên. aaa
Hệ thống chínhasách, chế độ củaacông ty còn chưaathật sự đạtahiểu quả cao, thêm vàoađó sự phối kếtahợp giữa các phòngaban trong quá trìnhathực hiện công việcađôi khi còn chưaanhất quán, điều nàyacũng gây khó khănacho công tác tuyển dụng tạiacông ty. aa
Đội ngũ lao động được tuyển dụng tronganhững năm gần đây có tuổi đời thấp, chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việcanên sẽ có những khó khăn trong thời gian đầu làm viêc.
2.2. Thực trạng đào tạo của Công ty thuốc lá Bắc Sơn