THÀNH VIÊN THUỐC LÁ BẮC SƠN
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng
Để việc tuyểnydụng đạt hiệuyquả cao, côngyty đã xây dựngyquy trình tuyển dụng gồm 8ybước và thực hiệnytheo trình tự 8ybước này. Tuy bênycạnh một số bước làm tốt, quy trìnhyvẫn còn một vàiybất cập nên kếtyquả đạt được vẫnycòn một số hạn chế. Vì vậyyđể thực hiện tốtyhơn nữa các bướcytrong quy trình tuyểnydụng nhằm nâng cao côngytác tuyểnydụng chung củaycông ty em xinyđề xuất một sốyý kiếnynhằm hoàn thiện các bướcytrong quy trình tuyểnydụng và đưa ra một quy trình tuyển dụng mới như sau:
Sơ đồ 3.1 Quy trình tuyển dụng mới Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lí hồ sơ
Tổ chức Thi tuyển
Thông báo kết quả trúng tuyển Kiểm tra sức khỏe Tiếp nhận lao động mới
Đánh giá thử việc Lưu hồ sơ
Hội nhập lao động mới Ký kết hợp đồng lao động
Quyết định tuyển dụng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Công việc này ở công ty đã thực hiện khá tốt, tuy nhiên công ty nên có kế hoạch ngân sách kếtyhợp với mụcytiêu, phương hướngycủa công ty đểylên kế hoạch tuyển dụngynhân sự. Quyết định cóynên tuyển dụngymới hay khôngythì không chỉ dựa vàoykế hoạch của mỗi đơnyvị mà cònyphải tính đếnyhiệu quả mang lạiycho công ty. Công việc cầnytuyển có nhuycầu trong ngắnyhạn hay dài hạn, ổnyđịnh hay không ổn địnhyđể Giám đốcyquyết định điều chuyểnynội bộ, thuê mướn hayytuyển mới. yy
Hiện tại côngyty chưa thực hiệnyviệc phân tíchycông việc mộtycách khoa học, mà kếtyquả của khâu nàyysẽ giúp cho côngyty xây dựng choymình bản tiêu chuẩn công việc vàybản mô tảycông việc. Thực tế thìytại công tyykhi một bộ phậnycó nhu cầu tuyển dụngythì chỉ đựa raybản yêu cầu nhânyviên ở một vịytrí công việc, yêu cầu về trìnhyđộ chuyên môn, ygiới tính. Nhữngyyêu cầu nàyylà cần thiếtynhưng chưa đủ để công tyycó thể tuyểnydụng được yngười đúng việc. Trong thờiygian tới ở mỗi đơn vị nên xâyydựng cho mìnhybản mô tảycông việc và bảnytiêu chuẩn côngyviệc. Bản mô tả côngyviệc bao gồm cácynội dung như: tên công việc, chức năng và quyền hạn khi thực hiện công việc, những chế độ chính sách… Còn bản tiêu chuẩnycông việc baoygồm các nội dung: yphẩm chất, trình độycá nhân, trìnhyđộ chuyên môn, tay nghề, năng lực, độ tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe… tùy từng công việcycụ thể mà sẽ có nhữngyyêu cầu riêng. Với cách nàyysẽ giúp cho việcytuyển dụng đượcychính xác và phù hợp với công việc hơn. yyyyyyyyyy
Bước 2: Thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và xử lí hồ sơ
Việc thông báoytuyển dụng đượcythực hiện thôngyqua việc gửi công văn tớiycác trung tâm giới thiệu việc làm, qua cácyphương tiện thôngytin đại chúng và niêm yết tại bảngytin của công ty cũng như tại bộ phậnycó nhu cầu tuyển dụng. Việc thông báo tuyểnydụng của công ty cũng khá rộng vàybao quát đượcythị trường. Với tình hìnhyhiện nay, để cung cấpythông tin nhanhychóng đến nhiều đốiytượng thì công ty nên đầu tư quảng cáo, thôngybáo trên mạngyinternet, các phươngytiện thông tin đại chúng, các cơ sởyđào tạo lao độngycho các học viên đang học…
Song công ty cũng cần chúyý đểytránh lãng phí, tốn kémykhông cần
mà quyếtyđịnh sửydụng thông báo thích hợp. Ví dụ nếuytình hìnhytài chính củaycông ty đang hạn hẹp thì côngyty nên sửydụng thông báoycó chi phíythấp như trên báo, internet … Khi tuyển các nhân viên vàoycác vị tríyđơn giản nhưybảo vệ, môi trường, diychuyển hàng… thì côngyty có thểythông báo trongycác nhân viên nhờ giới thiệu vì yêu cầu của công việc trên khá đơn giản, cầnycó sức khỏe, ytrung thực vàycó người bảo lãnh để đảm bảo.
Công tyycần có dựytính chính xác cácykhoản chi phíycho mỗi lần tuyểnydụng, cân đối lại cơ cấuychi phí tuyển dụng đểycông tác tuyểnydụng vừa thựcyhiện kĩ càng, thu hút được nhiềuyứng cử viên giỏi, vừa khôngygây lãng phí choycông ty. yyyy
Tiếp nhận và xửylý hồ sơynhằm xem xétycác loại giấyytờ có đầy đủycác yêu cầu, có đáng tin cậy hayykhông. Trong thờiygian nghiên cứu, sơytuyển hồ sơ, công ty cần xem xét kĩ những hồysơ không đạt yêuycầu, cần phảiyloại ngay để tiết kiệm chi phí tuyểnydụng cũng nhưythời gian củaycông ty, nhưng cũngycần tránh tình trạngysơ suất loại nhầm nhữngyhồ sơ có chất lượng. yyyy
Bước 3: Tổ chức thi tuyển
Công tyyđã có hộiyđồng tuyểnydụng để xétytuyển các ứngyviên. Hiện nay việc tổ chức thi tuyển chủyyếu là phương phápyphỏng vấn. Công tyynên bổ sung phương pháp trắcynghiệm trong quáytrình thi tuyển. Phương phápytrắc nghiệm kếtyhợp phỏng vấn sẽygiúp công ty tuyểnychọn được những ứngyviên nhanh nhẹn, thôngyminh và phù hợp vớiycông việc cần tuyển chọn. yyy
Trắc nghiệm trongythi tuyển làymột phương pháp tuyểnydụng được ápydụng rất phổ biếnyvì nó có nhiều ưu điểm như:
Tiên đoán trước được ứngyviên có thểyhoàn thành công việc ở mức độ nào.
Khám pháyđược những khảynăng hay năngylực tiềm ẩnycủa ứng viên mà nhiều khi chínhybản thân ứngyviên cũng khôngyhề biết
Một sốyhình thức trắcynghiệm mà côngyty nên tham khảo:
Trắc nghiệm vềykiến thức tổng quát: nhằmyđánh giá đượcytrình độ hiểu biết tổngyquát của các ứng viên.
Trắc nghiệm tâm lý: giúp nhà quản trị hiểu đượcyđộng thái và thái độ ứng xử củayứng viên nhưyhướng nội, hướngyngoại, rụt rè hay mạnh dạn …
Trắc nghiệm về khả năng chuyên môn và năng khiếu: giúp côngyty biết được những năngykhiếu bẩm sinh vàynhững khả năng doytích lũy kinhynghiệm mà có của các ứng
Việc phỏng vấn tuyển dụng thời gian qua công ty thựcyhiện tương đốiytốt.
Song bênycạnh những mặtyđã đạt được thì vẫn còn tồnytại một sốyhạn chế mà công ty cần xem xétyvà khắc phục để hoàn thiện côngytác phỏng vấn. Việc phỏng vấnyđược hội đồng tuyểnydụng thực hiện nhưng chuẩn bị chưa thậtysự kĩ lưỡng vàycác câu hỏi đặt raychưa thật sự hoàn thiện, ykhi còn tồnytại sự bấtyđồng trong việc thốngynhất các ý kiếnyđánh giá của cácythành viên trong hộiyđồng. Để khắc phụcynhược điểm này, công ty cầnythực hiện:
Để câu hỏiyphỏng vấn mangytính toàn diệnyhơn, công tyycần đưa ra những câu hỏi liên quanyđến nhiều lĩnhyvực như khảynăng giao tiếp, hòayđồng…. những câu hỏi nàyycần phải ngắnygọn, cô đọngydễ hiểu nhưngythông tin truyểnytải được lại nhiều vàydễ nắm bắt. yyyyyyyyy
Các thành ycủa hội đồngytuyển dụng cầnythống nhất vớiynhau về cách nhìn nhận, yđánh giá ứng viênytrước khi phỏng vấnyđể tránh tình trạngybất đồng ý kiến khiyđưa ra quyết định.
Luôn chú ýylắng nghe, tỏyra tôn trọng cácyứng viên trong khôngykhí tin cậy, thânymật và cởi mở, tạo raycác cơ hội choyphép ứng viên tranhyluận vui vẻ, thoải mái trả lời. yyyyyyyyyyyyy
Nội dung phỏngyvấn đã được hoạchyđịch trước những cũngycó thể linh hoạt thay đổiytheo các câu trảylời của ứng viênyvà ghi lại nhữngychú ý cần thiết của ứng viênyđể đánh giá cơysở chấm điểm. yyyyyyyy
Cần giữ tháiyđộ bình tĩnhyvui vẻ thân thiện, tránh tháiyđộ định kiến về các ứng viên, trảylời thẳng thắn các câu hỏi của ứng viên và không biểu thị sự khó chịu hay hài lòng sau khi nghe ứng viên trả lời. yyyyyyyy
Bước 4: Thông báo kết quả trúng tuyển và kiểm tra sức khỏe
Khi đã ra quyết định các ứng cứ viên trúng tuyển, công tyy sẽ thông báo và hẹn lịch gặp để kiểm tra sức khỏe. Đây là côngyviệc hết sứcyquan trong và cầnythiết của quá trình tuyểnydụng. Một ứng viên có đầyyđủ những điềuykiện về kiến thức và kinh nghiệm nhưng không đảmybảo về sứcykhỏe sẽ khôngythể làm được gì. Nếu ứng viên được tuyển và khôngyqua khâu khámysức khỏe thìytrong quá trìnhylàm việc sẽ có thể phát sinh ra những vấn đề không mong muốn ảnhyhướng tới công tyylẫn bản thân ứngyviên, khi đóycông ty lại phải tuyển dụng người khác thay thế và như vậy sẽ rất tốn kém chi phí tuyển dụng.
Do vậy để đảm bảo trong công tác tuyển dụng có đủ trìnhyđộ năng lực, kiến thức chuyênymôn và đủycả sức khỏeyđể làm việc thìycông ty nênycho khám sứcykhỏe trước khi chínhythức quyết địnhytuyển ứng viênyđó vào công ty. Có như vậy kếtyquả tuyển dụngymới đạt hiểu quảycao và sátythực. Công ty nên thuê các bác
Bước 5: Tiếp nhận lao động vàyđánh giá ứngyviên trong thờiygian thử việc.
Sau khi đã được tiếp nhận thử việc, lao độngymới sẽ đượcyphụ trách đơnyvị lao động trực tiếpytiếp nhận lao động mới và sẽ thử việc trong vòng 3ytháng. Trongythời gian này, lao độngymới sẽ đượcytrưởng bộ phậnyphụ trách đơnyvị tiếp nhậnygiám sát hoạt động làm việc và đưa ra đánhygiá khi kết thúc thời gian thử việcylàm cơ sở để đưa ra quyết định tuyển dụngysau này. yyyyyyyyyyyyyyy
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Kết thúc thời gianythử việc, lao độngythử việc làmybáo cáo kếtyquả công tác trong thời gian thử việc. Phụ trách đơnyvị và phòngyTổ chức Hành chính căn cứ vào báo cáo và kết quả thực hiệnycủa nhân viênyđể đề xuấtyký hợp đồng hay không và làm các thủ tục cần thiếtyđể trình Giám đốc quyết định. yyyyyy
Các chỉ tiêu để đánh giá kết quả thử việc gồm:
Chất lượng công việc
Mức độ hoàn thành công việc
Khả năng giao tiếp
Ý thức tập thể
Tính tự giác
Chủ động sáng tạo trong công việc
Cuối giai đoạn thử tháchynày cầnykiểm traytâm lý lần cuốiycùng trước khi ra quyết định. Mục tiêuylà kiểm trayxem người được tuyển sauythời gian thử việcycó thật sự thíchynghi được với chỗylàm mới hayykhông, nhất là họycó khả năng hòa nhập với tập thể hay không. yyyyyyyyyyy
Bước 7: Ký hợp đồng lao độngyyyyyyyyyyyy
Những lao động vượt qua thờiyhạn thử việcysẽ được kíyhợp đồng với công ty.
Thời hạn hợp đồng lao động phụ thuộcyvào nhu cầu làmyviệc vả khả năngycủa người lao động dảm nhiệm. Phòng Tổ chức Hành chínhysoạn thảo 2 bản hợp đồng theo mẫu của bộyLao động thương binh và xã hội trên cơysở ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.
Chuyển cho người lao động và Giám đốc ký. Hợp đồng sau khi đãycó chữ kí của người laoyđộng và Giám đốc sẽ được lưu lại tại phòng Tổ chức Hành chính 1 bản và người lao động giữ 1 bản . yyyyyyyy
Với những lao động được ký hợp đồng dài hạn trêny1 năm thì công ty thông báo và làm các thủ tục để đăng ký tham gia BHXH và BHYT. yyyyyyyy
Đến lúc này thì họythực sự làymột nhân viênychính thức trongyhệ thống bộ máy nhân sựycủa công ty, mọi hoạt độngytrong thời gianythử việc chưa thể giúp họ hòa nhập vào môi trường củaycông ty được. Doyđó lúc này công ty cầnycó chương trình hội nhậpygiúp nhân viên mớiylàm quen với môiytrường làm việc mới.
Bước 8: Phòng Tổ chức Hành chính lưu và quản lý hồ sơ. Hội nhập nhân viên mới vào môi trường làm việc của công tyyyyyyyyy
Đây làykhâu quan trọngysau khi nhân viên mới cóyquyết định tuyểnydụng chính thức vào công ty. Công tyycũng đã thấy đượcysự cần thiết của việc hội nhập nhân viên mớiynhưng việc thựcyhiện chưa đượcyquan tâm đúngymức và gây ra một số hạnychế. Thời gianytới công ty cầnychú ý hơn nữayviệc thực hiện hội nhập nhiên viờn trong quy trỡnh tuyển dụngycủa mỡnh. Cần theoydừi sỏt sao và xemyxột, bố trớ nhân viênycó kinh nghiệm đểybảo ban, kèm cặp nhân viên mới. Những người
làm quen với công viêc, ygiúp họ tựytin hơn vàoykhả năng của mình, có nhưyvậy nhân viên mớiymới không bị bỡyngỡ và chán nảnytrong môi trườngylàm việc mới và hiệu quả công việc sẽ được đảm bảo. yyyyyy
Trên đây là quyytrình tuyểnydụng mới emyxin đưa ra đểycông ty tham khảo.
Thực hiện đầyyđủ các bướcytrong quy trình nàyysẽ khiến côngyty mất thêm thời gianyvà kinh phí choycông tác tuyểnydụng nhưngynóysẽ mang lạiycho công tyylợi ích lâu dài, mộtyđội ngũ laoyđộng tốt, chấtylượng, đáp ứngyđược yêu cầuycủa công việc giúp côngyty hoạt động trơnytru và ngày càng hiệu quả hơn.
3.2.2. Một số giải pháp khác
Nghiên cứu kỹycác văn bản, quy định củaynhà nước liên quanyđến công tác tuyểnydụng: như bộyluật lao động, ypháp lệnh về hợpyđồng lao động, điều lệ tuyển dụng, thôi việc, ynghỉ hưu đốiyvới công nhân viênychức … liên tục cập nhật những quy định mới liên quan đến hoạt động quản trị nhân sự nói chung và công tác tuyển dụng nhân sự nói riêng. yyyyyyyyyy
Thực hiện chính sách đào tạo và đãi ngộ tốt hơn cho người lao động: với một công ty có mức đãi ngộ và đào tạo ngườiylao động tốtysẽ thu hút đượcynhiều ứng viên tham giaytuyển dụng. Mức đãi ngộ này thể hiệnyqua tiền lương, tiềnythưởng, khả năng thăngytiến cũng như các chínhysách của công ty. Mức ưuyđãi hợp lý sẽythu hút các ứngycử viên có trìnhyđộ tham gia, không nhữngythế còn cóytác dụng giữ chân những nhânyviên giỏi, ưu tú của công ty tiếp tục làm việc. Vì vậy công ty cần xem xét chế độ lương bổng, đãi ngộ đối với cán bộ công nhân viên. yyyyyyyy
Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng nhân sự: vì một kế hoạch tuyển dụng dù được xây dựngychi tiết, cụ thểyđến đâu nhưng khiythực hiện cũng không thể tránh khỏi những lỗiyxảy ra khôngymong muốn. Mỗiyhoạt động đểu cóythể mắc sai lầmyvới nguyên nhân khácynhau . Việc kiểm tra giámysát công tác tuyển dụng choyphép xác định cácysai lệch so vớiymục tiêu và nguyên nhânygây ra, đồng thời sẽ có những sửa chữaykịp thời. Trong năm tớiycông ty cầnycó biện pháp chặt chẽ giám sát toànybộ quy trình tuyển dụng để hạn chếytối đã các sai lầm phát sinh.
Tăng cường nâng cao uyytín của côngyty trên thị trường: một công ty có uy tín lớnytrên thị trường tứcylà họ chứngytỏ được khảynăng của họ bằngysản phẩm có chất lượng tốt, giáycả hợp lý. Công ty đó sẽyđược các ứngyviên quan tâmynhiều hơn so với
lực
3.3.1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực Nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực
Bất kì mộtychương trình đàoytạo nào nếuymuốn thành công đềuyphải xác định đúng nhuycầu đào tạo. Công ty cănycứ vào cácynhu cầu thực tếycủa các phòng ban, đơn vịyđể xây dựng cácychương trình đàoytạo. Các đơn vịycăn cứ vàoyyêu cầu nhiệm vụyvà khả năng phátytriển của mình đểylập kế hoạchyđào tạo choythời gian trước mắtyvà lâu dài. Căn cứyvào nhu cầuyđào tạo, phòng Tổychức Hành chính chỉnh sửa bổyxung và trình lãnhyđạo công ty phê duyệt. yyyyyy
Kế hoạch đào tạo của công ty phải bao gồm các nội dung sau
Mục đích, nội dung từng khóa đào tạo
Đối tượng đi đào tạo
Số lượng cán bộ - công nhân viên dự kiến đi học
Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc khóa học
Chi phí dự kiến, nguồn kinh phí
Trong quá trình xây dựng nhuycầu đào tạoythì việc dựyđoán những thay đổiycông nghệ trong tươngylai cũng như chiếnylược kinh doanhytrong lương laiycủa công ty làyđiều hết sứcyquan trọng. Dự báo nhữngythay đổi côngynghệ trong tươngylai giúp côngyty xây dựng đượcynhu cầu đào tạo đónyđầu cán bộykỹ thuật đó.
Phòng Tổychức Hành chínhyphải cóytrách nhiệm tìmycác lớp học, cácytrường học hợp lý, chất lượngyphù hợpyvới nội dungyđào tạo hoặc chươngytrình học thíchyhợp để cán bộ côngynhân viên trong công ty đặng kí. yyyy
Các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo
Xuất phát từ mục tiêu kinh doanh củaycông ty: phátyhuy nội lựcytrong điều kiện hộiynhập, chú trọng nâng caoychất lượng đội ngũ lao động, lựa chọn côngynghệ hiện đại, ytăng cường hợpytác quốc tế… Đội ngũycán bộ - công nhânyviên trong công tyyđóng vai tròyquyết định trongyviệc thựcyhiện các mụcytiêu trên nênyviệc xác định nhu cầu đào tạo của công ty cũngyphải hướngytới các mụcytiêu trênyđể lên kế hoạch và thực hiện.
Nhu cầu đào tạo đối với từng ngườiy, từng đốiytượng phải đượcyđánh giá phânytích dự báoytoàn diện trênycả ba quáytrình thực hiệnycông việc hiệnytại, sắp tới và tươngylai. Trên cơ ysở đóytổng hợpyđược các nhuycầu đào tạoysát với thựcytế, phù hợpyvới yêu cầu từng đốiytượng. yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy
Nhu cầu đào tạo khôngychỉ xácyđịnh đối vớiyđội ngũ Cán bộycông nhân viên hiện tạiymà còn xác địnhyđối với độiyngũ cán bộycông nhân viênydự kiến sẽ được bổ xung tuyểnydụng trong tươngylai.
Mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực
Việc ấn định các mụcytiêu cụ thểycủa chương trìnhyđào tạo cho chúng ta biết doanh nghiệp kìyvọng gì ở chương trình đào tạo. Thông qua quáytrình tìm hiểuyđánh giá, phânytích tình hìnhysản xuất kinhydoanh, qua đánhygiá chất lượng và số lượng nguồnynhân lực mà công tyyđang quản lý, thông qua phân tíchynhững yêu cầu côngyviệc cần làm trước mắt, lâu dài và xuấtyphát từ chính nhuycầu đào tạo mà xác định mục tiêu đào tạo. yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy
Cụng ty cần xỏc định rừ mục tiờu đào tạo là gỡ? Trong mụcytiờu đào tạoycần nêu cụ thể nộiydung của chương trìnhyđào tạo, số lượng, chất lượng, đối tượng đào tạo, thời gian đào tạo, kinh phí đào tạo… mỗi mộtychương trình đàoytạo đều cóymột mục tiêu khác nhau. yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy
Mục tiêu đối với chương trình đào tạo dành choyđội ngũ cán bộ quản lý: tương lai của công ty nằm trong nay các cán bộ quản lý, đây chính là nhân tố quyết định sự thành bại của công ty. Mục tiêu sẽylà các cánybộ quản lýycông ty phảiynắm vững chủytrương, chính sách củayđảng, của nhà nước, củayngành và củaycông ty, quy trình làm việc, nguyên tắcyhành chính, thôngythao chuyên môn, tiếp thuyý kiến các cấp. Bổ xungycập nhật cácykiến thức vềytin học, ngoạiyngữ, lý luậnychính trị để theo kịp thờiyđại và làm việcyvới các đối tác nước ngoài. yyyyyyyyy
Mục tiêu đối với chương trình đàoytạo dành choyđội ngũ laoyđộng sản xuất: nắm vững côngynghệ, kỹ thuậtymới, thường xuyênycập nhật thôngytin về lĩnh vực sản xuất thuốcylá trên thế giới. Thành thạoyngoại ngữ tin học, thích ứngyvới các loạiycông nghệ đểylàm chủ vàytối ưu hóa khả năng tiênytiến của côngynghê.
Mụcytiêu đối vớiychương trình đàoytạo dành choyđội ngũ kinhydoanh: đây là độiyngũ quyết định sựythành bại củayviệc đưa sảnyphẩm thuốc lá tớiythị trường, mang lại doanhythu cho công ty. Mụcytiêu trước mắt làytăng cường nghiệpyvụ, bổ xung nhân lực, tăngycường trình độynhiệm vụ thịytrường, khả năngygiao tiếp. Thường xuyên cậpynhật tình hìnhythị trường, các đối thủycạnh tranh đểycó được những phương án chính xác.
3.3.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức,cơ chế thực hiện công tác đào tạo
Quy định trách nhiệm, quyền hạn của phòng Tổ chức Hành chính đối với cụng tỏc đào tạo trong đú quy định rừ quyềnyhạn và trỏchynhiệm để thựcyhiện tốt chức năng thamymưu lãnh đạo của công ty.